代晶
航空工业哈尔滨飞机工业集团有限责任公司 黑龙江省哈尔滨市150060
【摘要】基于对提升企业档案数字化信息管理效能的研究，首先，阐述企业档案数字化信息管理，具有实现档案的合理利用、提升档案管理水平的重要作用。然后，分析企业档案数字化信息管理现状，其中存在重视程度有待提升、管理制度有待完善等问题。最后，针对提升企业档案数字化信息管理效能，给出加强数字化建设工作、构建档案管理数据库、构建档案管理制度、加强重视程度等措施。
【关键词】企业档案；数字化；信息管理
一、企业档案数字化建设管理的现状
随着社会的发展以及企业自身认识程度的提升，很多企业都进行了档案的数字化管理，这样便于各方面进行信息的检索和利用，能够进一步推动企业的发展。虽然很多企业档案都采用了数字化建设管理的方式，也推动了档案的数字化进程，但是在具体操作中还存在某些问题，主要有：
1.1档案的数字化程度相对较低
现阶段虽然很多企业的档案都进行了计算机方面的管理，但是也都只是基本的目录级管理，而文档资料自身却没有进行数字化建设，还是通过纸质的方式记录，对于档案的管理、查询以及使用都还采取传统的方式进行，并没有形成真正意义上的档案数字化建设管理。
1.2档案数字化建设软硬件设施较差
近些年来随着企业档案数字化建设逐渐加深，企业也对档案管理机构配备了相应的设备，但还是存在着很多老旧设备，缺少必要的数字化建设所需设备。例如老旧的扫描仪无法得到清晰的图片，缺少良好的识别软件造成某些较大的工程图无法有效扫描，缺少必要的数据备份设备等等。
1.3办公自动化系统和档案管理系统无法有效兼容
办公自动化系统和档案管理系统用途方面的差异常常会造成系统不兼容的问题，这就使得无法依靠办公室自动化系统进行网上的录入以及查询，所得到的数据也很难进行共享。甚至某些档案管理系统没有进行联网操作，只能简单的进行单机操作。
1.4很多的电子文件没有归入到档案管理当中
随着社会信息化进程的加快，尤其是办公自动化的广泛推广，各个方面的办公自动化程度都越来越高，文件的产生以及传递方式都发生了非常大的变化，这就形成了非常多的电子文件。而很多的企业都只是将电子文件归入到办公系统当中，并没有将其归入到档案管理部门当中。
1.5缺少档案数字化建设的专业人员
企业的档案数字化建设属于专业性非常高的工作之一，这就需要专业性方面的人员来进行档案数字化，其中不但要有档案管理基础知识方面的人员，同时也要有图形处理、计算机扫描、音视频处理等等计算机和信息处理方面的人才。但是现阶段很多企业档案管理人员的信息化能力不足，基层档案管理人员绝大多数都没有参与过档案数字化建设的培训，专业性不足。
1.6缺少完善的制度建设
在进行档案信息化建设过程中，档案的数字化建设是最基础的工作之一，一定要遵照统一的标准规范，要制定出档案数字化工作的制度体系，只有这样才可以保证档案数字化信息资源能够共享共建，确保档案数字化工作能够有章可循、有规可依。
但是从目前来看，有关的技术标准以及规范还不够完善，相关部门的职责以及任务也不够明确。
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二、提升企业档案数字化信息管理效能的有效措施
2.1加强数字化建设工作。为促使档案数字化信息管理工作能够在企业中得到更好落实，管理工作能够有序进行，要加强数字化建设工作。因此，在加强对企业档案数字化信息管理中，要做好数字化建设工作。在加强数字化建设工作中，可以从以下几点展开：1.在企业中要构建相应的档案室，在档案室中确保各类信息软件的完善性，不同先进的信息软件，可以提升档案管理工作质量与工作效率。在档案信息软件的应用中，不仅要及时做好档案立卷归档工作与著录标引工作，同时构建数据库，这样可以为工作人员档案信息内容的查询提供很多便利。防止人为操作，带来的误差问题。1.企业档案室要进一步实现区域内联网，加强与相关企业的相互联系，实现信息资源共享，从而实现档案信息网络化。总之，通过数字化建设工作的展开，可以为企业档案数字化信息管理工作打下良好基础。
2.2构建档案管理数据库。在实现档案数字化信息管理中，除了可以加强信息化建设工作，还可以通过构建档案管理数据库的方式。在构建档案管理数据库中，可以从以下几点展开：1.建设档案目录数据库。将构建的重点集中在档案资料类别中，将档案名称内容及时输入到计算机中，这样可以形成相应的数据库，避免档案内容丢失等情况出现，为后续档案内容查询工作的展开打下良好基础。1.建设档案状态数据库。加强对网络传输渠道的应用，将企业实际信息内容与资料及时录入到状态数据库中，并做好状态数据库的更新工作，确保状态数据库中信息的准确性与科学性。在这一过程中，档案管理工作人员可以将更多精力放在档案信息分类中，做好档案归档工作，促使各项档案管理工作的有序进行。
2.3构建档案管理制度。构建档案管理制度，可以在很大程度上促使档案数字化信息管理工作的有序进行，实现企业的更好发展。从目前企业的发展中不难看出，档案管理工作存在一定的复杂性与特殊性，基于此，通过档案管理制度的构建，对各环节工作进行约束与规范，不断提升企业档案管理水平。在构建档案管理制度中，可以从以下几点展开：第一，要积极鼓励档案管理工作人员以及企业基层工作人员，积极主动参与到档案管理制度建设中。针对在这一过程中，表现较好的工作人员，要给予一定奖励，激发工作人员的工作热情与工作兴趣。为档案管理制度的构建，提供有效前提保障。第二，在企业档案数字化信息管理工作的开展中，以及在管理制度的构建中，要加强对先进信息技术的利用，在这一过程中，企业要加大投入力度。比如，加大资金投入力度与政策的扶持力度，使得档案管理制度的完善性与科学性得到保障。第三，对于档案管理制度的构建，需要企业各个工作人员之间能够加强联系与沟通，各个部门之间实现信息共享，在档案管理制度的构建中，加强对工作人员的规范与管理，避免出现大型的人员流动问题。通过该种方式，使得档案管理制度的科学性与合理性得到保障，为企业创造更多经济效益与社会效益。
2.4加强重视程度。企业档案数字化信息管理工作的有序进行，要保证企业领导者与管理者能够加强对档案数字化信息管理工作的重视程度。只有保证领导者与管理者加强对档案数字化信息管理的重视，才能促使工作人员能够积极主动参与到档案数字化信息管理工作中，不断提升企业档案管理水平。在加强对档案数字化信息管理工作的重视程度中，可以从以下几点展开：第一，构建高素质档案管理队伍，在这一过程中，需要领导者与管理者能够肩负起自身责任，定期做好工作人员的培养工作。确保工作人员能够具备较强责任心，同时不断提高自身的专业能力与综合素质。第二，将各项工作落实到每一位工作人员身上，保证工作人员对自身工作内容与责任有正确认识，避免出现工作混乱情况产生，确保各环节工作都能够有专门工作人员负责。
结束语
档案数字化管理为我们企业带来了诸多方便之处，我们在进行档案数字化管理的同时也应该加强对于档案工作人员的重视和培训，以及档案管理制度的完善。一家公司只有拥有了一个完善的档案管理体系才能够在发展的道路上走的更远更稳！
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