孔令强
天津国际商场有限公司天津市300052
摘要：随着信息技术的发展，社会中各行各业都开始利用计算机处理信息，其中信息处理的内容包括信息的传输、整理和收集。当前我国的经济发展非常快，人们需要处理的信息量也不断增加，传统的信息处理技术已无法满足当前的信息处理需求，必须要寻求效率更高的信息处理技术才能满足人们的需求。计算机技术的发展推动了信息处理技术的发展，同时，也极大提高了办公效率，目前办公自动化系统已逐渐成为了办公的主要工具和手段。为了能够有效管理信息开始大量应用办公自动化系统，通过计算机处理技术可以加强单位的管理组织结构、各部门之间的协调能力等，同时，也可以提高办公的效率。
关键词：办公自动化；计算机信息；处理技术；应用
1信息技术和办公自动化的概述
1.1信息技术
信息技术在当前的行
业发展中包含信息管理和信息处理分析两个部分，常见的几种信息技术包括网络通信技术，计算机处理技术以及传感技术等，借助对行业生产中信息的处理和分析来提升信息的处理效率，为办公和管理决策工作提供信息基础。在实际的应用中，办公人员借助计算机设备和网络技术，实现对生产过程和经营情况的高效管理，提高了管理效率，也推动了办公管理工作的自动化发展。
1.2办公自动化
办公自动化是利用计算机和网络，将日常工作中使用的文件用各种软件进行处理，最终实现正常的办公流程顺利进行。办公自动化的产生是建立在计算机信息处理技术被广泛运用的基础上的，在这个过程中，需要工作人员通过计算机操作、利用各种办公软件和系统来实现各种文件的撰写、传输、转达等过程，将信息进行全方位的处理，使整个工作的流程都在计算机中完成。如今，无论是在行政机关还是企事业单位，都开始使用了办公自动化，这一新型的办公形式减少了人为的跑动，极大地节省了人力物力，提升了办公的效率，通过办公自动化里的自检系统，也降低了错误发生的概率。
2计算机信息处理技术在办公自动化中的应用优势
计算机信息处理技术在办公自动化中广泛运用，因为它拥有着绝对的优势。首先，计算机信息处理技术在办公自动化更优化传统的办公。我们都知道传统办公受时间地域与空间外在影响，无法时刻办公或是异地办公，对办公效率也是存在极大影响。因此现代化办公就更有优势了，可以有效处理办公内容及范围更广地域也不会有多太大影响，能促进企业及时处理办公时宜。其次，计算机信息处理技术在办公自动化更能规范办公流程。传统办公中管理上比较容易出现无章序混乱，从而影响企业日常工作的有效开展。而现代化办公却能有效规避这一现象的发生，它能有效管理企业日常上一些办公行为并做统一管控，还会规范企业办公的一些章节流程，促进有效开展各项工作，降低不必要的失误。还有，计算机信息处理技术在办公自动化能有效加強人员的办公责任意识。通过网络化办公可以有效跟进工作人员的工作动态及工作范围，并合理分配工作内容。还能从中限制工作人员的权限范围，提高员工的职业责任意识。
3办公自动化中计算机信息处理技术的应用
3.1文字软件处理
办公自动化中对计算机信息处理技术的应用的重要表现，就是处理软件的诞生。而就办公室办公而言，文字办公的内容较为广泛，如合同、报告、文件等方面的审批、回复等等。而信息技术的应用创造出了全新的处理软件专门适用于文字的处理，即文字处理软件。计算机文字处理软件的诞生，使员工在进行办公时，可通过计算机直接进行合同的书写、报告的拟定、文件的制定等等。与传统的纸笔文字办公相比，文字软件办公更为高效便利，可直接对文字进行整理操作，并进行相关文件的及时发送与回复，大大提高了办公室工作的效率。
3.2图文制作
图文制作是企业办公中的主要部分，其中包括图像、语音、视频的处理等，以往工作人员在处理这些工作内容时，耗费的时间相对较长，尤其是在信息收集与处理方面，人工的方式处理效率相对较低，不仅使企业人力物力耗费量增大，且收获的效率相对较差，在很大程度上影响了企业各环节的顺利开展。将计算机信息技术中图文制作及演示文稿软件应用于企业办公中，可以在短时间内计算相关的工作报表，不仅使得工作效率得到提升，且能够使计算结果的准确度得到保障。
3.3文档自动化管理
收发和整理信息是办公活动中的一项重要内容，借助计算机能够简化办公的程序，加快办公的速度，全面性的浏览各种网络文件。根据实际情况和自身的需求，档案管理人员可以对工作流程进行针对性的设置，在出现变动的时候，能够及时更新和保存，方便后期的使用，提供便捷性的服务。在收到相关档案之后，档案管理人员需要将信息及时登记在电脑档案里，并通过合适的渠道发送给承办人，使文档能够快速归档保存。文件归档后，可以根据保密的几倍，安排相应的管理人员，对查询权限进行针对性的设置，在定期或者不定期状态下执行，增强文档信息的保密性与安全性，防止出现盗用现象。管理文档的整个过程，应严格控制操作的步骤，确保各个细节的执行力度达到规定标准，为文档自动化管理提供便利条件。
3.4数据处理软件
数据处理是机关工作的重要内容，数据软件在自动化办公中的应用具有很高的针对性，主要用于数据分析。如今，随着经济的增长，机关的信息和数据变得越来越复杂，数量也越来越大，因此处理过程十分复杂。为了避免数据处理出现错误，数据处理软件开发了诸如数据管理功能和数据处理程序生成之类的功能，在使用数据的过程中，软件可以自动生成数据库程序，收集、分类和分析数据，为工作人员提供有效的数据信息并确保其准确性。它不仅为办公自动化管理目标提供基本的支持，而且还提高了机关单位的工作效率。
3.5文件及档案保存
在企业中的文件及档案保存工作，是一项较为浪费人力物力及时间的较为枯燥的工作。传统的依靠人力对文件及档案进行保存，因档案多为纸质品易出现文件缺失，档案保存不当，在查找时较为困难等现象。利用计算机信息处理技术，可对纸质文档进行电子扫描形成电子文档，不仅提高了文件及档案保存的方便性及效率，还能避免纸质文件及档案的不易保存情况。此外，电子文档的保存形式，可对文件及档案的数据进行备份保存，且能够随时随地进行文件及档案的查阅及抽调审查工作，可有效提高文件及档案保存的效率。但，还应注意对进算计系统进行相关安全系统的设定，以防止文件及档案泄漏，确保其安全性[2]。
4结语
综上所述，与传统办公模式相比，计算机信息处理技术在处理信息的过程中，具有非常明显的快捷性、及时性和安全性，不仅能够收集与整合大容量的数据信息，还能在全面调查的基础上，不断完善办公自动化的理论和技术要求，提供决策上和制度上的支持。因此，应强化办公自动化管理体制，为办公自动化提供专业服务，实现文档自动化管理，保证工作流程自动化，实现单位的健康稳定发展。
参考文献：
[1]诸瑛.计算机信息处理技术在办公自动化中的应用[J].黑龙江科技信息,2016(16):154.
[2]高杨.办公自动化中的计算机信息传输技术应用研究[J].自动化与仪器仪表,2016(05):8-9.
[3]马爱林.计算机信息处理技术在办公自动化中的应用探究[J].数字技术与应用,2016(05):234.
[4]姜佰秋.计算机信息处理技术在办公自动化上的应用[J].智能城市,2016,2(04):88-89.
[5]邱亚琴,翟廷举.试析办公自动化中计算机信息化处理技术的应用[J].无线互联科技,2016(03):43-44.