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信息化在档案管理工作中的应用价值与有效路径

发表时间：2020/10/20 来源：《基层建设》2020年第19期作者：王晨

[导读] 摘要：对档案信息的利用是促进我国社会发展的一个重要因素。因此，在信息科学技术发展的过程中，应采用信息化技术进行档案管理工作，实现档案管理工作数字化、网络化管理。档案管理人员应根据档案信息化管理具体情况及现代经济发展要求，为档案信息化管理提供更具针对性的服务，从而加快我国经济发展。

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        摘要：对档案信息的利用是促进我国社会发展的一个重要因素。因此，在信息科学技术发展的过程中，应采用信息化技术进行档案管理工作，实现档案管理工作数字化、网络化管理。档案管理人员应根据档案信息化管理具体情况及现代经济发展要求，为档案信息化管理提供更具针对性的服务，从而加快我国经济发展。在进行档案信息化管理的过程中应确保其满足信息化发展要求，对档案管理信息化路径进行优化，提升档案管理工作效率及水平。
        关键词：档案管理；信息化；应用价值；有效路径
        1信息化在档案管理工作中的应用价值
        1.1保证数据共享
        一是利用信息技术可以保证档案数据的共享。在信息技术支持的背景下，企业可通过信息化的方式对档案内容进行电子化处理，为档案信息的共享提供条件。二是实现了档案管理的高效模式。档案管理工作最重要内容就是对各种各样的信息资料进行整理、储存和运用，利用信息化方式可充分发挥其优势作用，有效提升了档案管理工作效率并为单位发展提供有力的支持。在信息化档案管理工作实践中，只有充分发挥出信息化的应用价值，才能实现档案信息的读取与共享，满足企业在现代信息社会中的发展需求，推动企业档案管理工作的顺利进行。
        1.2提升管理效率
        档案管理工作内容相对较多，工作量大，档案管理人员在日常工作中要处理很多信息资料，而且在处理这些档案信息时还需要对其进行整理与分类，同时要求在一定的时间内能完成档案管理工作，以保证企业各项业务的正常运行。然而，在传统档案管理模式下，大多数工作都是靠人工一步一步操作完成的，工作效率较低，且难免会出现一些差错，给档案管理工作效率及质量带来非常不利的影响。
        利用信息化技术进行档案管理，不仅实现了智能化的管理方式，还完成了很多人工难以完成的档案工作，为企业档案管理工作提升速度。
        1.3延长保存时间
        传统的档案管理工作中，对档案的保存主要是采取纸质方式，随着企业档案信息的不断增多，存储难度也越来越大，既消耗了大量纸质材料，也浪费了很多的时间和空间资源，再加上纸质资料的保存受一定限制，很容易出现档案破损的现象，尤其是在发生严重的自然与意外事故时，会严重破坏宝贵的档案信息，给企业发展带来不可估量的损失。在信息技术的支持下，企业可以建立电子档案管理系统，借助信息技术对档案资料进行保存与备份，这样不仅节省了一定的时间和空间，还延长了档案的保存周期。
        2现阶段档案管理中存在的问题
        2.1档案管理制度不明确
        首先，如果档案管理制度不明确和不严格，则会使得档案的收集、整理工作出现差错，对后期档案的借阅、转出工作也有许多的不利。其次，档案管理的客观标准难以达到、档案移交手续不够完整都会对档案管理工作的质量造成负面的影响。对于具有合理管理制度的单位来说，如果办公人员无法做到严格遵守，那么就需要相应的监督，因此，监管制度的健全显得格外重要。
        2.2档案管理工作不投入
        现阶段档案管理工作还存在着工作不足的现象，在信息化快速发展的时代，有许多的地区仍然没有将信息技术与档案管理工作进行有效的结合，其管理模式依然属于人工管理，没有配发足够的档案管理人员，缺乏一定的先进性，同时管理的方式过于传统化，这也使得档案管理工作出现越来越多的问题。同时，档案管理的方法也缺乏创新，更不用说其薄弱的理论基础。随着当前形势的复杂，管理制度和手段仍然无法适应时代的发展，这都在一定程度上对档案管理工作的进程产生影响，严重时甚至会给国家带来损害。

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        3信息化在档案管理工作中应用的方法与路径
        3.1对档案管理工作人员结构进行优化
        首先，档案管理工作人员的培训工作是非常重要的，通过学习档案管理工作人员可以更好的了解法律法规，并从中认识到档案管理信息化建设的意义。同时加强档案管理人员思想教育，提升其思想政治水平，构建一支高素质的档案管理团队。其次，各单位还应组织不同的活动，鼓励档案管理工作人员积极的参与到活动中，通过专家讲座、交流学习、现场观摩等丰富他们的专业知识并提升工作人员信息化技术应用能力，最终提升他们的专业能力。在科学技术不断发展的过程中，信息化技术被广泛应用到档案管理工作中，这样也给工作人员提出了更高的要求，因此相关单位应根据实际情况引进专业人才，从而提升档案管理人员专业素养，并对原有人才结构进行优化，让新型人才融入到档案管理工作中，使管理队伍年强化，推动档案管理信息化建设。
        3.2建立信息化管理体系，保证管理质量
        信息化技术的使用也加快了档案信息化工作体系建设速度，可以为各单位管理工作提供更加完善的参考数据，但是也给档案管理工作人员带来一定的挑战。怎样将档案管理工作与信息化技术进行结合，成为当前需要深入思考的问题，在采用信息化进行档案管理工作时如果还使用原有的管理模式，就无法体现出信息化的作用，所以相关管理部门应与档案管理工作要求及信息化系统特点进行结合，构建起完善的管理体系；将档案管理工作人员的工作责任进行确定并采用量化管理方式，制定出绩效考核及监督管理部标准，使此项工作更加具体、规范。
        在此过程中还应强化数字档案安全管理工作。例如，各职能部门管理人员应做好组织工作，利用档案管理工作条款对档案管理部门人员进行有效的组织并增加工作人员的主动性与积极性，上层管理人员应更加关注档案管理工作并可以对其中的关键点进行把控。此外，在这个过程中应充分考虑信息化特点，并正确认识信息化技术在档案管理工作中的重大意义，对原有机制进行优化与完善，发挥出自身优势，更好的完成创新工作，最终得到良好的工作效果。
        3.3强化信息化基础设施投入量，构建起强大的档案管理系统
        档案管理信息化建设过程中信息化基础设施是档案管理系统正常运行的基础，无论是管理制度还是管理队伍建设都需要对增加信息化设施的投入量并做好更新工作。因此在进行信息化档案管理体系建设时应强化硬件及软件的建设，从硬件设施条件来看，应对服务器、信息采集系统、信息保存系统等进行优化，这些也是确保档案管理信息化建设效果及管理质量的重要因素，可以提升档案管理工作效率，因此应加大硬件设施建设投入量，不仅要增加资金量同时还应加大人员、场地投入，在最初建设前就应做好规划及预估工作。从软件角度来看，软件的更新速度更快，所以信息化档案管理软件优化时应更加精细且全面，并做好设计与规划工作。在此过程中还应做好反馈工作并对漏洞进行及时修补，为使用者提供良好的服务，提升软件使用效率。
        3.4合理实现资源共享
        档案信息平台的搭建使得档案信息共享成为现实，单位中的每个工作人员都能够体会到信息共享带来的便利。很多同事身在外地出差，以往如果需要调阅档案资料，就得回到单位才可以去档案部门申请调阅。信息平台共享后，各部门工作人员无论身在何地，只要在档案管理信息平台上填写档案查调申请，档案信息平台维护人员就可以迅速做出审核，系统自动生成查调二维码，工作人员通过扫描二维码，就可以打印出所要查调的文档内容。
        4结语
        在科学信息技术的发展过程中，对档案的管理一定要采取信息化的管理模式，不断探索新媒体条件下的档案利用途径，从微博以及微信等新型媒体的角度出发，不断为档案信息化管理提供更为方便的条件，从而促进档案管理部门传递信息，并且在档案信息化管理的过程中，一定要跟随时代发展的脚步，不断促进档案信息化管理的创新。
        参考文献
        [1]张鹏.档案信息化管理必要性作用措施和创新途径的探讨[J].信息记录材料,2019(3).
        [2]代园园.浅析大数据时代下档案信息化管理工作[J].民营科技，2018（11）：198.
        [3]王锋丽.信息化时代背景下企业档案管理的作用分析[J].时代金融，2018（26）：153.