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建筑工程档案科学化管理的实现路径探究孙丽洁

发表时间：2020/10/20 来源：《基层建设》2020年第19期作者：孙丽洁

[导读] 摘要：本文在阐述建筑工程档案管理的重要性的基础上，就建筑工程档案管理的现状进行分析，制定出更为合理化的科学化档案管理模式，解决好当前档案管理所存在的各类问题，总结经验，让工程档案的管理更具科学性，并给其管理工作的开展指明发展的方向。

        济南建招工程咨询有限公司山东省济南市 250000
        摘要：本文在阐述建筑工程档案管理的重要性的基础上，就建筑工程档案管理的现状进行分析，制定出更为合理化的科学化档案管理模式，解决好当前档案管理所存在的各类问题，总结经验，让工程档案的管理更具科学性，并给其管理工作的开展指明发展的方向。
        关键词：建筑工程；档案；科学化管理
        引言
        在现阶段，人们的生活质量有了很大程度的提升，建筑物的数目在不断的提升，这对目前的建筑管理工作提出了更高的要求。为了进一步的提升建筑工程质量，一定要做好建筑工程的基本管理工作，其中最为重要的一项工作内容就是做好关于相关档案的管理。
        1建筑工程档案管理的重要性
        作为建筑工程实施体现，工程档案是城市发展的见证者，能够为城市建设提供宝贵资源，成为以文字、图像、视频等各种形式存在的城市管理活动证明资料，为城市现代化建设提供数据信息保障。加强工程档案管理，能够使各个档案得到完整、规范的保管，实现对工程建设过程中各种流程和问题的记录，为工程今后维修和养护提供参考资料。在城市管理工作中，可以根据这些资料实现建筑物周边作业安排，科学开展城市防灾、救灾工作，为城市规划建设提供重要依据。从建筑行业发展角度来看，加强档案管理能够实现丰富建设经验的累积，在后续工程建设提供科学指导，同时也能为建设技术的发展指明方向，推动行业的发展与进步。对于建筑本体来讲，档案管理能够为今后建筑使用期限的评估提供参数，对建筑物特点和环境地基参数等各种特性进行准确描述，确保建筑物安全系数评定工作得以科学开展，从而使存在的安全隐患得到及时消除，以免今后建筑物使用存在安全事故。此外，从建筑工程学角度来看，档案管理工作的开展能够实现各种项目的数据统计和研究，为工程学科研究提供材料，从而使档案资料得到充分利用，推动工程学科的合理化发展。由此可见，建筑工程档案管理工作的开展不仅具有实践价值，同时也具有学术价值，能够带来可观经济效益和社会效益，为社会发展作出贡献。
        2当前建筑工程档案管理的现状
        2.1缺少现代化的管理意识
        现阶段，我国建筑工程档案管理的科学管理意识相对来说比较差，很多管理科室都会将其重心一味的放置到经济层面，完全忽视了档案管理工作开展的重要价值以及意义，档案管理的现代化进程也会过于滞缓，建筑工程内的施工档案没有被当主要的工程管理的依据，导致其档案无法将自身的平整以及参考的效用较好的发挥出来。只会敷衍性的处理各类施工记录内容，哪怕其将记录的内容进行了归档的处理，也无法让其利用价值较好的展现出来。
        2.2管理模式落后，相关制度不健全
        很多项目的管理科室都会忽视档案管理工作的开展，使得技术资料等的编制毫无科学性可言，档案管理的各项管理制度内容也不够完善，一些管理机构所设立的档案管理科室以及管理工作的到位性会比较差，还有一些机构完全没有设置专门化的档案管理科室，工程档案也会直接移交给其他业务部门进行管理，或者采取个人兼管的形式，档案材料管理的秩序性比较差。整体管理模式过于的混乱，管理的过程缺乏一定的严谨性，各项资料的记录内容也不够完整，无法让其发挥出真正的档案管理效益。
        2.3对建筑档案管理的全程控制力度不足
        针对建筑工程档案管理，管理人员并没有全程跟踪与管理档案资料，经常发现建筑工程档案随意摆放的现象，并没有及时将其分类摆放到工程文件管理区域内。档案管理人员就无法精准而全面的档案信息数据采集、整理以及分析。

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        3建筑工程档案的科学化管理措施
        3.1重视档案管理的信息化建设
        在信息化时代，建筑企业在建筑工程档案管理中合理运用信息技术。有助于提高档案管理的效率、质量和效果。建筑企业应加大投资成本，以促进档案管理信息化的建设发展。还应建立档案信息室，合理配置硬件和软件，满足信息化管理的需求。要保证企业内部网络可以覆盖整个企业，这是加强建筑工程档案管理的重要途径。档案管理人员应利用信息化技术，采集、录入、分析和整理档案信息。在实际工作中，企业应该与计算机企业达成合作，共同开发满足档案信息化管理需求的系统，以保证信息化建设的效果。在档案存储方面，企业需要建设档案数据库，同时构建网络信息安全防护体系，使档案的安全得到保证。在传统档案管理与信息化档案管理融合阶段，企业应建立信息管理平台，同时与企业其他系统相对接，通过对统一接口的使用，自动采集和处理建筑工程档案信息，并绘制相应的表格，提高档案的利用效率。
        3.2做好工程档案的科学和全面管理
        和传统的工程档案管理比较来看，现代化的建筑工程档案管理更应该结合时代发展背景，突出全面性的特点，所以企业在实际开展建筑工程档案管理的进程中，一定要从多个角度出发，比如，可以从立项、审核、招标、投标、图纸设计、审核、建设、监控、完工等入手，尤其是要做好整个工程初期的文件管理，要充分的结合工程实际开展的状况更好的进行管理，加大人力和物力的投入。目前有很多的企业并没有在思想上对建筑工程初期的文件有一个足够的关注，不能够科学的完成整体的规划以及整理工作，所以在后期很容易出现档案管理缺陷，严重的影响到整个工程的开展。所以，在未来的档案管理工作中，档案管理要从初期建设入手。只有更加科学全面的完成建筑工程的管控、收集、整合、探析，才能够真正的将建筑建设过程的状况反应和突出，这为最终的提升档案管理质量打下坚实可靠的基础。
        3.3完善建筑工程档案管理制度
        在档案科学化管理方面，需要建立完善的管理制度标准，确保档案资料能够得到科学分类、采集，得到严格质量控制和验收管理。实际开展档案管理工作时，需要结合档案内容特点进行管理制度体系的建立，加强工程档案规划管理，将档案管理工作纳入工程日常管理工作，确保工程建设各环节档案资料能够得到及时、有效管理。为此，建筑企业需要建立档案信息管理部门，负责召开讨论会议，与参与工程建设的各部门负责人一同完成档案管理办法的制定。通过深入沟通和交流，对工程项目进行调研分析，能够做好管理办法起草和修订工作，确保制度得以落实。在实际进行档案归档时，需要安排专门资料管理人员落实相关工作，在制度严格约束下收集分散在各个部门的资料，按照管理办法进行档案整理分析，实施信息化档案管理措施。通过健全档案管理责权制度，确保档案管理责任能够落实到个人头上，能够使人员做到定期收集、检查档案资料，避免档案数据出现失真问题，并且及时完成破损档案的修复。针对声像档案，可以按照规章制度进行技术处理和保存，加强档案借阅和使用管理。
        结束语
        在实际建筑工程建设的进程中，通过建筑档案可以更好的反映出实际的状况，这也是进行工程质量分析的重要途径。所以，建筑工程的档案管理工作在企业管理和发挥中都占据着十分重要的作用。为了确保企业的可持续发展和进步，企业一定要做好对于档案的管理工作，结合现代化的信息技术实现信息化管理，进而更好的保障建筑档案管理的指令，确保其具备更强的科学性、合理性、完善性，为建筑行业的可持续发展奠定基础，这也有助于企业的可持续发展和进步，以便在激烈的市场竞争中占据一席之地。
        参考文献
        [1]梁珊珊.建筑工程档案管理的重要性及科学化管理措施[J].办公室业务,2019(18):147-148.
        [2]尉宁.建筑工程档案科学化管理的实现路径[J].城建档案，2018（09）：47-48.
        [3]陈宁.简述工程档案资料的科学化管理策略[J].办公室业务，2018（15）：89-90.