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当前企业档案管理工作存在的问题及对策研究

发表时间：2020/10/20 来源：《基层建设》2020年第19期作者：栾秀荣

[导读] 摘要：本文通过对企业档案管理中存在的问题的分析与探讨，提出了相应的解决办法，以期能给后续相关研究者提供有益借鉴。

        山东省曹县市场监督管理局山东菏泽 274400
        摘要：本文通过对企业档案管理中存在的问题的分析与探讨，提出了相应的解决办法，以期能给后续相关研究者提供有益借鉴。
        关键词：企业；档案管理；对策
        企业档案是企业的重要信息资源，为企业的经营和发展提供重要的参考依据。企业档案管理是企业的一项基础工作，其作用的大小、价值的体现和地位的高低，是随着现代企业制度的建立和对企业档案认识的不断深化而提高的。新形势下，企业档案管理工作如何更好地发挥其应有的价值和作用，如何为企业的生产经营提供有效服务，是当前企业档案工作人员面临的重要问题。
        1.企业档案的内涵
        企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是企业在生产活动、经营销售、设备改造、技术革新、内部管理等一系列活动中形成的宝贵财富，是企业发展的历史见证与缩影。它是一个企业在长期的生产经营活动中形成的无形资产，是企业生存发展的重要基础和保证。企业目前和未来的经营管理、技术开发和新产品研制认证，都离不开对企业原有和现有人、财、物、产、供、销等各种基础条件的准确数据，而所有这些技术信息资料都主要凝聚在企业档案中。企业档案在企业发展过程中起到了传承历史、记录现实、服务未来的作用，是企业的一笔巨大财富。
        2.当前企业档案管理工作存在的问题
        2.1思想认识上的不足
        企业自身档案意识淡薄，自上而下对档案工作的重视程度不够，管理模式、方法没有根本转变，工作效率低下而领导层往往只注重企业的有形资产，而不重视从己积累、记载的企业经验教训的档案中寻找创造效益的突破口，疏于对企业档案的严格管理和有效利用，致使资源配置低下，过多无效劳动，浪费人力、物力、财力，给企业带来损失。
        2.2档案管理的手段与方法落后
        目前，国内大多企业的档案管理仍采取手工作业的方式。文件立卷归档后，档案工作人员需对其进行整理编目。机械的手工作业，不仅劳动量大、耗时多、速度慢，使得档案管理人员无暇顾及编研和科技开发。同时，档案利用者直接到档案室查阅档案，不仅案卷调阅频繁磨损严重，而且检索速度慢、查准率、查全率低。虽然一些企业档案部门配置了现代化管理设备，实现了计算机管理，但从档案管理系统的数据处理形式、管理对象、功能实现程序等方面看，其实不少企业是将计算机管理系统功能目标和运行机制确立在本档案室内部案卷级和文件级的目录编制、统计与检索等基础性管理上，系统功能结构设计单一，缺乏综合处理技术能力。随着企业的发展，归档的文件数量日益增加，档案利用量不断提高，若不改变当前这种局面，今后档案管理工作将陷入十分尴尬的境地。
        2.3信息化水平偏低，检索效率低
        目前我国许多企业档案仍然采用手工管理的传统模式，电脑网络等信息化手段应用不足，文件资料归档后仍然依靠手工模式进行组卷、编目，没有建立统一的档案信息数据库，随着企业发展，积累的档案信息量越来越大，势必造成档案检索困难。
        2.4归档的档案不完整
        有的企业由于衔接不力，一些工作人员责任心不强，造成了大量未整理的档案资料积压、未收集、收集后丢失、档案分类不统一等问题。新的档案人员由于业务不熟悉，不能及时整理资料，无法快捷提供服务，给工作带来了极大的被动。
        2.5档案管理人员素质有待提高
        档案人员的专业技术水平整体偏低，档案人才队伍的结构存在一定的失衡。目前，许多企业的档案管理人员，大多数还停留在收发、保管、查找的阶段，即使使用微机管理，也只是简单的录入和查找，还远远没有掌握现代化设备的操作技能和先进的科学管理方法。不少档案人员对档案工作的地位和作用认识不到位，停留在旧的档案服务意识上，基本处于“你来我查，你问我答”的被动局面。

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因此，培养一批复合型专业人才，形成一支知识化、专业化的档案工作团队，是适应企业档案管理现代化的迫切需要。
        3.加强企业档案管理工作的对策
        3.1依法加强企业档案管理工作
        首先，企业要依据《档案法》、《企业档案工作规范》等法规制度，结合企业工作实际制订本单位的档案工作制度和办法，用以规范档案工作。其次，建立企业的档案管理网络，确保归档材料的齐全完整。企业档案部门应密切配合相关部门，积极参加重要设备开箱、基建工程竣工验收、科研课题和有关的生产技术会议，对企业主要职能活动中形成的档案实施同步管理。最后，科学合理管理档案。按照工作规范对档案进行著录、分类、编目和标引，实现档案工作的标准化，为开发档案信息资源打好基础。
        3.2依法治档，加大档案行政执法力度
        强化企业档案工作的法制建设，企业档案工作要实现规范化、标准化，就必须依法治理。一是要加强《档案法》等一系列档案法律法规的宣传，在企业上下形成依法治档的意识，在企业内部形成人人关心档案工作、支持档案工作的良好氛围。二是要在贯彻执行国家政策法规的同时，结合本企业实际情况，逐步完善企业档案工作的各项规章制度，使企业档案工作有法可依，有章可循，真正纳人法制化管理轨道。三是转制和破产企业，要依法做好档案的归属和流向工作，停产的企业留守人员重点保护好档案的完整与安全。其他生产企业要加强档案管理，成立专室，安排专人，配置设备，切实做好档案管理，发挥其应有作用。
        3.3加大档案开放和提供利用力度
        要加快档案的整理步伐，特别是按照《档案法》的规定，加大室藏形成满30年档案的鉴定和开放力度，尽快做到应开放的档案资料全部开放，要完善利用制度，简化利用手续，积极向利用者提供档案资料。要把档案利用服务向基层延伸，向职工倾斜，通过送档案文件下生产一线，利用企业局域网和广播、报纸等媒体发布档案信息等形式，不断创造其它新的便利企业和职工利用档案的档案利用形式，推出职工关心，企业需要的档案信息。例如，某公司的档案室人力资源部，对涉及民生的各类档案优先进行整理、编目、划控、数字化工作，为解决职工的生活等问题发挥了显著作用，深受群众欢迎。档案室为职工房产过户、办理养老保险、医疗保险、工伤保险及其它各项待遇，提供知青档案、工龄档案、特殊工种档案等大量档案资料，为落实国家政策和维护职工利益发挥了重要作用。
        3.4档案人员要有很高的综合素质
        企业档案管理现代化的任务要求档案工作人员掌握一定深度和广度的知识；具备完成本职工作的管理能力和促进档案事业不断发展的良好业务素质。因此，企业档案管理队伍建设应朝着知识结构综合化、年龄结构阶梯化、性别比例适度、高学历人员所占比例适当的目标努力，只有这样才能实现企业档案工作的持续、长久、高效发展。
        3.5采取积极措施，加强企业工作的现代化建设
        现代化是档案工作改革发展的重要途径和必然趋势。只有实现档案管理工作的现代化，才能达到方便、快捷、准确提供利用档案的目的。企业档案管理现代化的具体内容包括档案管理者的现代化、档案管理理论、管理方法的现代化、档案管理工作流程的现代化、档案管理手段、管理工具的现代化。要实现企业档案的现代化管理，就要将档案资源和各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络传输，对档案资源实行合理配置与有序、有效的开发和利用，从而实现档案信息资源的共享。
        4.结语
        企业档案作为企业生产和发展的重要历史凭证，在各项工作中起着越来越无法替代的作用，我们应高度重视企业所面临的档案管理问题，以积极地态度加以解决，使档案管理工作再上新台阶。
        参考文献
        [1]孙彦.如何做好现代企业制度下的企业档案管理工作[J].办公室业务.2012(15).
        [2]张倩倩.浅谈公路行业中新闻档案管理存在的问题与对策[J].东方企业文化,2015(23).
        [3]赵钰.探讨烟草企业档案管理存在问题的新思考[J].办公室业务,2014(05).