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新时期企业人事档案电子化管理问题研究侯艺容

发表时间：2020/10/20 来源：《基层建设》2020年第19期作者：侯艺容

[导读] 摘要：近年来，随着我国经济建设的快速发展，我国很多企业犹如雨后春笋发展迅速。

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        摘要：近年来，随着我国经济建设的快速发展，我国很多企业犹如雨后春笋发展迅速。随着各项制度不断变革、管理理念及方法的改进，人事制度改革也在不断变化，人事档案管理工作必须顺应时代发展要求，进行更为科学化的管理，应用先进理念进行管理实属必要。
        关键词：企业人事档案；电子化管理
        引言
        我国整体经济建设自改革开放发展至今已经取得了非常不错的成就。电子信息化管理模式与企业人事档案管理的结合，有助于充分运用信息化手段的优势，提高档案管理的效率质量，为档案资源的开发利用提供便利条件。对此，企业在信息化建设的进程中，要把人事档案的电子信息化管理作为重点，促进档案管理工作与时俱进，寻求企业长远发展中的突破。
        1企业人事档案信息化管理现实意义
        1.提高人事信息价值，在企业经营发展中，人事档案电子信息化作为人才战略的基本保障而存在。当前企业人才竞争十分激烈，人事档案信息平台具有信息共享与存储的双项功能，有助于信息迅速更新，从业者可迅速查询人才相关信息，极大提高工作效率。一方面，有利于确保档案信息安全完整，电子信息化建设可对原始档案资料进行高效存储，有效克服纸质档案存储时出现的磨损、丢失等问题。通过信息化档案管理，还可对档案信息进行加密和授权，使档案信息安全得到切实保障。另一方面，电子档案还可提高人事管理效率，降低档案管理难度。通过构建电子档案，使从业者的工作强度降低、工作效率提升，还可有效减少人为失误，对档案管理质量提升具有重要意义。2.增强人事信息互联性，在信息技术的普及应用下，人事信息不再处于独立状态，互联性逐渐体现出来。在现代化档案管理工作中，纸质档案逐渐超过电子档案的方向变革，档案数据库的建成可使人事部门迅速掌握相关信息，为人事调整提供强有力的参考依据，有助于提高领导决策科学性。由此可见，大数据在人事档案中的应用打破了原本的“信息孤岛”现状，促进了人事信息的联合，促进资源优化配置，真正实现了信息的实时共享。3.优化档案管理工作，在大数据背景下，信息技术逐渐渗透到档案管理中，使人事管理工作效率得以提升，企业整体管理更加科学高效，加快了现代化发展步伐。在实际档案管理中，可利用网络技术对档案信息进行准确分类，构建智能档案管理系统，以此提高人事档案存储、管理与应用效率，为相关管理者查询、整理和决策提供更多便利，进一步推动了档案管理的智能化、信息化发展。
        2企业人事档案电子化管理问题分析
        一是一些管理人员缺乏强烈的档案管理意识。在我国大部分企业里面，对于人事档案管理的工作还存在意识落后的情况。因为企业以盈利为目的，最终目标就是实现效益最大化，而对于人事档案管理方面的工作，则认为是细碎的日常工作，不产生任何经济效益和价值，所以在思想上对于人事档案管理工作不够重视。二是人事档案管理制度不健全。在一些企业里面，因为人事档案管理的工作并非主要事项，因此也会人为地忽略档案管理的过程和交接手续。存在企业领导不重视档案管理工作，人事档案管理制度不健全，工作人员的责任意识不强等诸多问题，这就导致了在员工调职或者离职情况下，并未严格按照规定程序办理手续，不检查资料是否齐全，也不检查签字是否有遗漏，可能会缺乏一些重要的资料，影响企业的总体工作；或是档案管理缺失，一旦遇有劳动纠纷，没有证据可查，企业很容易处于被动的局面，造成不必要的经济损失。
        3新时期企业人事档案电子化管理
        3.1提高档案管理人员的综合素质
        提高人事档案管理人员的综合素质是提升人事档案管理工作质量的重要保障。选用热爱该岗位工作的人员，有高度的责任感，有耐心，工作足够认真细致。

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在此基础上，提高人事档案管理工作人员对自身工作的认可，培养和引导人事档案管理工作人员正确的价值观，提升思想素养和职业素养，对相关人事档案资料能及时、准确、规范归档，强化人事档案内容的真实性、连续性和完整性，是人事档案管理工作质量的保证。
        3.2突出人事档案管理工作规范化与标准化
        规范化和标准化是现代企业人事档案管理工作的重要发展目标。这就需要企业档案管理人员做好文书处理工作。尽管文书处理工作与档案管理工作之间相互独立，但是存在较为密切的联系。应该通过开展规范化的文书处理工作促进人事档案管理工作趋于规范化与标准化。企业人事管理部门应该结合实际的档案管理工作对人员实施合理配置，满足档案管理工作的实际需求。另外，其他部门的领导应该发挥监督作用，为档案管理工作创设公开化与透明化的环境。在整理档案材料的过程中，应该将其融到人员岗位责任当中，将其作为一项考核依据，提升这项工作的效率。针对档案的形成，企业应该建立立卷制度，并结合实际情况对其实施管理，对这项工作形成充分的认识。
        3.3要合理利用信息技术，提高人事档案管理信息化水平
        引进专业的档案管理系统软件，对重要的人事档案资料进行电子化储存。比如说有些签名的现场，可以安排工作人员进行拍照留底，视频录像，用以证明是本人签名和确认文件的内容。对于一些重要的证明文件，都需要用电子化方式加以备份存档，实现人事档案管理的科学化、规范化、有序化。事实表明，进入电子化管理人事档案的阶段，能够极大减轻管理人员的负担，信息检索也更加方便快捷，大大提升了整个企业的工作效率，档案服务社会的功能得以更好的体现。
        3.4加大安全管理力度，保证电子信息化管理质量
        由于人事档案是企业长远发展建设当中人力资源管理的集中表现，人事档案管理工作的质量体现出的是企业人力资源的竞争力，关系到企业在改革发展和可持续性建设当中的能力与竞争力，所以，必须综合保证人事档案电子信息化管理的质量，尤其是要把安全管理落到实处。电子信息化技术手段运用能够为人事档案管理带来极大的优势和便利，但同时网络又是一把双刃剑，具有很强的开放性特征，存在着很大的安全隐患问题。如果不能够做好人事档案管理当中的安全管理，很容易威胁数据信息的安全，泄露员工的信息，甚至是企业的机密。在信息化时代，信息泄露已成了企业发展建设中的巨大威胁，对此企业要在安全管理方面加大力度，采取有效措施防范与处理人事档案信息化管理中的安全漏洞问题。
        3.5加大建设资金投入力度
        结合网络信息化需求，配置所需的软硬件设备，为电子档案建设与发展提供切实保障。在档案应用方面，对真实性、完整性提出严格要求，应充分利用档案数据库，将企业经营中的人事信息记录下来，使档案信息得到动态更新，内容更加全面且完整，以此提高档案的可用性，为相关人员的信息查询提供切实依据，同时也为人事调动与人才培养提供更多帮助。为了确保档案信息更加全面，应对档案管理的细节进行规范，这将需要加大资金投入力度，引进先进的信息技术与设备，以此确保档案信息的真实可靠。
        结语
        电子信息技术的广泛运用改变了如今的企业办公程序，同时也为企业的人事管理工作提出了更高要求。现如今企业要实现更大的发展和突破，构建完善化的人事档案管理体系，为人力资源管理提供必要依据，就要在新时代背景下引入电子信息化管理方法，把信息化手段和人事档案管理结合起来，充分体现信息化管理方法的优势，保证档案管理的效率与质量。
        参考文献
        [1]靖冬超.浅谈人事档案的信息化管理[J].戏剧之家，2018(7):346，356.
        [2]胡艳华.新时期人事档案管理信息化建设策略探究[J].人力资源管理，2018(7):310－311.
        [3]徐辉.关于新时期人事档案管理信息化建设探析[J].办公室业务，2017(1):28，46.