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基层档案管理信息化管理途径分析吴修燕

发表时间：2020/10/20 来源：《基层建设》2020年第19期作者：吴修燕

[导读] 摘要：近年来，随着我国社会主义现代化建设水平加速，加之互联网应用影响，信息化的容量越来越多，信息资料的价值进一步凸显。

        泗水县泉林镇人民政府山东济宁 273200
        摘要：近年来，随着我国社会主义现代化建设水平加速，加之互联网应用影响，信息化的容量越来越多，信息资料的价值进一步凸显。基层档案管理在基层政府建设、政务建设等方面亦是发挥了越来越重要的作用，是实现基层政府办事效率及服务水平提高的有力保障，其信息依据功能毋庸置疑。基于此，本文笔者根据多年工作经验对基层档案管理信息化管理途径进行简要阐述。仅供业内同行参考。
        关键词：基层档案；档案管理；信息化管理；
        当前，各基层部门已将档案管理的信息化建设作为基层部门服务改革的基本内容之一，展开了技术、人员等多方面的探索。从一定意义上讲，档案管理信息化的达成在推动基层档案管理能力提升的同时，也对促进基层部门在服务能力等方面的发展具有重大的意义。
        一、政府基层档案管理工作现状
        时至今日，政府基层档案管理，在经久的工作探寻中，已然形成了一套相对完整的践行模式，并取得了显著成效，其价值愈加突出，但从客观维度上讲，受多重因素影响，其中仍旧存在不少问题亟待解决。具体而言，由于档案管理并不属于政府绩效考核范畴，有些单位领导重视不足，缺乏一定的监督力度，相关投入亦存在欠缺，制约了其可持续发展，且限制了该项工作的内在价值发挥。基于上述因素影响，部分地区政府基层档案管理环境配套不佳，甚至没有独立的档案室，保管条件较差，导致有些纸质档案受损，一定程度上亦是影响了工作人员的积极性，实际质量产出不高。另外，政府基层档案管理作为一项相对庞杂的系统化工作组织，具有一定的专业性，尤其是随着信息化变革，对从业人员提出了更多、更高素养要求。然而事实上，有些基层档案管理单位的人事配备不足，存在从业人员一身兼多职的现象，面对相对沉重的工作，没有足够的时间和精力进行系统学习，导致其专业化发展受限，思想认知水平落后，更是谈及不上政府基层档案管理工作创新，是当前阶段必须解决的重点问题所在。具体而言，政府基层档案管理工作存在的问题主要体现在以下几个方面。
        首先，政府基层档案管理信息化水平有待提升。政府基层档案具有较高的利用价值，而提升政府基层档案管理工作的信息化水平，则对于提升政府基层档案归档效率、查询效率、利用效率等具有重要意义，然而，在政府基层档案管理实践当中，以手工办公与纸质档案为主的管理模式难以适应档案管理与利用需求，与此同时，这种模式不仅为档案管理工作者带来了较大的工作压力，而且也制约着档案信息共享水平的提升。由此可见，信息化水平有待提升的问题，严重制约着政府基层档案管理工作成效的提升，而在明确政府基层档案管理信息化发展需求的基础上，从顶层设计方面制定信息化管理建设方案并确保相应方案得以有效落实，则是推动档案管理模式与档案管理环境相适应的关键，为此，政府部门以及基层档案管理工作者需要关注这一问题并对其开展与优化路径做出探索。
        其次，政府基层档案管理人才队伍建设工作有待优化。专业化的人才队伍是提升政府基层档案管理水平的重要支撑，而在政府基层档案管理工作实践中，无论是人才数量还是人才专业素养等，都呈现出了难以满足政府基层档案管理需求的问题。从人才数量方面来看，随着政府基层档案利用需求的不断提升，档案查询工作为档案管理人才带来了较大的工作量，在此背景下，档案管理部门人才配备数量出现了不足的问题，这则制约着档案服务水平的进一步提升；从人才专业素养方面来看，专职性人才、具有档案学学科背景的人才数量较少，则严重制约着人才队伍的职业化发展以及基层档案管理工作专业化发展，为此，从人才数量配备与人才专业素养提升两个层面优化人才队伍建设，是政府基层档案管理工作发展中的迫切需求。

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        二、基层档案管理信息化管理途径
        1.完善信息化档案管理体系
        基层档案的管理人员应充分认识到新时期档案管理信息化建设的重要性，将其放在事关新时期各项工作平稳发展的高度，保障档案管理信息技术建设的尽早实施。基层档案管理中为确保档案信息化的建设进程，应首先赋权档案管理部门，提升部门的地位来推动档案管理的成效。尤其值得重视的是，在基层档案信息化管理的前期，应建立完善的纸质档案转化管理办法，通过制度化、规范化的推行实现对这一海量资源的数字存档。这不仅关系到基层档案管理效力的延续，更关乎未来档案资源开发的集成。
        2.健全配套制度
        常言道，无规矩不成方圆。尤其是全面依法治国战略视角下，政府各项工作事宜，都应约束在一定的框架体制内，缓步推进规范化建设，保障其应有的服务效能发挥。在具体的践行过程中，由于政府基层档案种类多样、载体多元、数量众多，出于专业应用考量，并不能通过一种管理办法实现其规范化，而需偏重于规范管理方式，实现灵活操作。例如，可规定政府基层档案的装订方式、保存要求、保管期限、销毁流程等项目内容，并交由专业人员进行操作，继而形成流动的管理模式。同时，认真解读《档案法》相关要求，制定更为详尽的保管保密规程，规范收集、归档等项目流程，确保系列工作开展有据可依，从而提高政府基层档案管理工作质量。另外，随着电子政务建设工作的展开，政府基层档案管理的信息化水平越来越高，各项操作逐步朝着无纸化的目标迈进，所关联到的档案存在方式分为纸质档案和电子档案两类，在此，要加强对电子档案管理的规范化建设，并匹配相应的工作制度，推进该项工作持续发展。
        3.依托现代互联网科技
        在具体组织践行中，加强政府基层档案管理的软硬件装备水平，结合实际情况，积极引进先进科技应用，并根据该项工作特点及需求，对计算机内部硬件构造进行升级。同时，注重与软件开发公司之间的合作，改进国外引进的档案管理软件，逐步丰富其功能负载，提高档案资源的利用率，并聘专业人才进行详细的操作说明演讲，摆脱传统人工操作模式的困扰，改善工作效率及质量。基于此，引导相关岗位人员进行政府基层档案数据库建设，提高其可视化程度，深度挖掘其中有效价值信息，使之成为基层治理的推动剂，凸显该项工作价值，继而实现其可持续发展与优化。在此过程中，值得着重指出的是，基于高度开放、自由的互联网虚拟环境，要充分做好政府基层档案管理的保密性工作，制定科学的网络信息安全举措，定期更新杀毒、防火墙等软件。另外，构建现代化的档案管理系统，是基层档案管理部门依托现代科技对档案管理工作进行优化的核心内容，在此过程中，政府基层档案管理部门不仅需要做好档案管理服务需求研判工作，而且需要以此为依据明确档案管理系统构建标准、功能以及模块，从而确保档案管理系统能够与档案管理工作需求实现良好的对接。
        结束语
        综上所述，在新时期的背景下，基层档案的信息化建设成为推动基层信息化建设的重要支点，这一目标的达成不仅有利于提升基层信息化管理的能力，更有助于基层档案管理实现管理内涵“质”的飞跃。在这一过程中，基层部门应着力保障档案信息化管理的设备人才投入，通过各项举措助推基层部门信息化档案管理实现质量上的飞跃，进而以档案信息化建设的成就为新时期基层各项事业的发展提供支点和保障。
        参考文献：
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