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新时期测绘人事档案管理的思考和建议

发表时间：2020/10/20 来源：《基层建设》2020年第19期作者：吴凯

[导读] 摘要：近年来，经济的发展，促进我国科技水平的提升。

        郑州郑房测绘有限责任公司河南郑州 450000
        摘要：近年来，经济的发展，促进我国科技水平的提升。随着新兴技术的发展，测绘档案管理在国民经济建设中发挥着重要的作用。如何克服自身的弊端、更好地适应新环境，是测绘档案管理如今亟需解决的问题。本文就新时期测绘人事档案管理展开探讨。
        关键词：测绘工程；档案；人事
        引言
        人事档案，是对员工的个人经验、社会关系、工作情况等进行全面了解的基本资料，能为人才队伍建设提供重要的参考依据。为发挥好人事档案的依据和参考价值，用人单位不仅要正确认识其重要性，还应认识到档案管理中存在的问题，结合实际采取相关的策略来完善档案管理工作，更好地发挥人事档案在人才队伍建设中的作用。
        1测绘人事档案管理工作存在问题
        1.1测绘人事档案管理电子信息化程度低
        测绘人事档案管理是企业管理工作的重要内容，但仍然有较多企业采用传统的档案管理模式，很多档案工作人员对于测绘人事档案管理电子信息化建设重视程度不够，虽然引进了很多先进的技术设备，但由于人员对技术设备运用不够灵活，导致先进的数字化档案管理优势没有发挥出来，反而增加了测绘人事档案管理工作人员的工作压力，同时也影响了测绘人事档案管理现代化发展。
        1.2人事档案管理制度不健全
        在一些企业里面，因为人事档案管理的工作并非主要事项，因此也会人为地忽略档案管理的过程和交接手续。存在企业领导不重视档案管理工作，人事档案管理制度不健全，工作人员的责任意识不强等诸多问题，这就导致了在员工调职或者离职情况下，并未严格按照规定程序办理手续，不检查资料是否齐全，也不检查签字是否有遗漏，可能会缺乏一些重要的资料，影响企业的总体工作；或是档案管理缺失，一旦遇有劳动纠纷，没有证据可查，企业很容易处于被动的局面，造成不必要的经济损失。
        1.3管理人员素质不高
        由于人事档案工作的特殊性，因此，良好的政治思想素质、工作责任感成为人事档案管理人员首要的条件，但仅此无法满足人事档案管理的要求，还必须要具备良好的业务素质和创新能力等各方面的能力。现有的人事档案管理人员对人事档案的管理局限于传统的纸质人事档案管理，无法适应时代要求，采用新技术、新方法、新设备对人事档案进行科学有效的管理，造成人事档案利用困难，人事档案的社会价值未能得到充分发挥。另外，人事档案管理人员流动频繁严重阻碍了现代人事档案管理工作的发展。“档案人员队伍不稳定，变化比较大。档案人员缺乏专业知识，大多为其他部门人员兼任，且常常身兼数职，工作调动频繁，造成他们业务钻研不够”。人事档案管理人员往往利用掌握政府、事业单位等用人需求信息的有利条件，寻求自身更好的发展，人事档案工作人员无法安心于本职工作，更不用说参加培训、学习，提高自身的业务素质了。
        2新时期测绘人事档案管理工作的改进措施
        2.1加强对全员的宣传教育
        要结合当前测绘人事档案管理具体需求，有针对性地对测绘人事档案管理工作人员开展讲座和学习培训，特别是要加强横向的交流和互动，选拔一批优秀的人事档案管理人才到其他企业进行参观学习，进一步开拓测绘人事档案管理人员的视野，学习其他测绘人事档案管理的先进经验，让测绘人事档案管理工作人员对测绘人事档案管理的重要性有新的认知。同时，企业应当制定并落实统一标准的档案管理责任制度，使各个职能部门有据可依，企业也应积极建设档案管理的工作环境，打造一个属于企业自身的档案馆。

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        2.2增强档案管理意识
        人事档案能够全面清晰地记录职工的学习、工作情况，在人员管理和选拔、调动中起着重要的依据和参考价值。为了提高用人单位人力资源的利用效率，提高人才队伍建设效果，用人单位应重视人事档案工作，安排有关领导分管人事档案工作，及时研究工作中面临的重大困难和问题，保证开展人事档案管理工作必需的人力、物力、财力需要，满足开展人事档案管理工作的正常需要。
        2.3提高人事档案管理人员素质
        为了更好地提高人事档案的管理和利用效率，加强管理人员的素质教育十分重要，通过素质教育，可以提高工作人员的工作责任心，提高人事档案管理的质量和水平。（1）提高管理人员的政治素养和思想道德素质。人事档案所涉及的内容非常多且隐私性强，所以管理人员应坚定思想政治立场，不能随意更改档案信息，以更加严谨的态度来开展人事档案管理工作。在开展人事档案管理工作中，管理人员必须坚持原则，严格遵守相关制度，做好保密工作，不能随意泄露档案信息。（2）提高管理人员的工作素质和责任心。通过提高素质和责任心，减少工作中的失误，确保档案的真实性、有效性和参考价值。整理人事档案时，应按照相关规范要求进行，保证档案整理的规范性。例如，在收集员工个人社会档案的时候，需要由人事部门向当地的人才交流中心提出申请，审批后才能进行档案材料及信息的移交，所移交的档案材料必须加盖公章才有效。（3）及时更新管理人员业务知识。加强专业知识学习，积极参与各种业务培训，不断提高自己的业务能力，为提高人事档案管理和利用效率奠定良好的业务知识基础。）
        2.4建立健全关于人事档案管理的规章制度
        管理者应保障建立健全人事档案管理工作的规章制度和操作方法，对整个管理流程实施监管和绩效评估。有了明确的规章制度以后，人事档案管理人员的工作积极性会加强，并且能够认真对待人事档案管理的所有事项。比如建立员工档案转入/转出手续、档案材料移交签收表、员工调职申请、员工离职申请、员工调薪申请，等等，都应该对过程内容加以明确，签字需确保是本人亲笔签名，日期填写正确，这些细节都需要加以把握，如此才能够进行有效的管理。
        2.5加大投入，确保档案管理工作有效开展
        加大测绘人事档案软件设施和硬件设施方面的投入，依靠较为先进的信息技术和控制系统来开展档案管理工作，从而可以有效解决档案管理工作中的难点问题。测绘人事档案管理工作需要大量人力、物力和财力共同支撑，改善档案管理的环境，促使测绘人事档案管理工作最大限度地发挥其内在价值。
        2.6合理利用信息技术，提高人事档案管理信息化水平
        在信息技术日新月异的今天，需要将传统的人事档案管理手段提升到更高一级的技术层面。引进专业的档案管理系统软件，对重要的人事档案资料进行电子化储存。比如说有些签名的现场，可以安排工作人员进行拍照留底，视频录像，用以证明是本人签名和确认文件的内容。对于一些重要的证明文件，都需要用电子化方式加以备份存档，实现人事档案管理的科学化、规范化、有序化。事实表明，进入电子化管理人事档案的阶段，能够极大减轻管理人员的负担，信息检索也更加方便快捷，大大提升了整个企业的工作效率，档案服务社会的功能得以更好的体现。
        结语
        综上所述，在进行档案管理的过程中，要清楚认识到档案管理工作不但关系到个人的利益，还是国家人力资源管理开发以及利用的重要保证，所以在新时代、新背景下，对于人事档案管理存在的一些问题要重视，并且制定出可行的管理方案，使人事档案管理走可持续发展的道路。
        参考文献：
        [1]张瑶瑶.信息化时代测绘档案管理工作机遇与挑战[J].山东档案，2019（01）.
        [2]周本仙.人事档案管理的网络信息化建设初探[J].科技创新与应用，2019（30）.
        [3]陈斯.浅谈新时期人事档案的管理与利用［J］.人才资源开发，2019（17）：23—24.