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城建档案的收集与整理工作阐述

发表时间：2020/10/20 来源：《基层建设》2020年第19期作者：王春艳

[导读] 摘要：在城建档案工作中收集以及整理是其中重要的环节。

        云南省保山市隆阳区住房和城乡建设局
        摘要：在城建档案工作中收集以及整理是其中重要的环节。在收集以及整理档案过程中主要根据国家的相关规定通过一些方法以及途径将各个部门中产生以及形成的可供查考利用，具有保存价值的各种文件材料集中放到单位的档案室中进行统一管理的过程。在单位档案部门中收集以及整理是获得以及积累档案的重要的方法。档案的收集数量以及质量的水平往往取决于档案的收集工作。只有收集到足够多的档案资料，才能提高档案的质量。本文主要讲解城建档案的收集以及整理工作的情况。
        关键词：城建档案；收集；整理工作
        城建档案是在单位管理实践过程中逐渐形成的具有保存价值的图表，文字以及声像等材料，档案的内容丰富。从一定程度上说，档案的收集以及整理的情况可以反映单位管理水平，这些档案真实的记录了城建的各项工作。规范化的管理档案有利于提高单位的管理质量。
        1 城建方案工作的现状
        1.1收集工作的现状
        在城建档案的收集中存在的主要问题是收集的范围比较单一。目前，城建方案收集的内容主要包括建设领域中形成的建设档案，城市中的地理、自然、人文等方面的基础资料，建设领域中形成的科研资料等，在建设领域中相关的管理部门形成的管理以及技术等方面的档案[1]。其中大部分为建设领域中形成的建设档案，并且大部分为住宅类的，这些档案大多数利用价值比较小，但是却需要使用较大的库存资源，往往会造成库房紧张的情况，还增加城建档案数字化的难度。
        1.2服务方式传统落后，没有远程的查询方法
        现在查询档案的人员只能到档案室中进行查找，并且很多档案室中库存档案没有将门类收集全，很难找到需要的档案，非常浪费时间，精力以及金钱，还增加城建档案室的工作量[2]。如果可以将档案室的档案进行信息化，使用互联网技术，在保证对外档案保密的情况下，可以将档案的目录以及部分信息公布出去，可以根据自身的权限在网上进行远程查找观看档案，可以快速的得到需要的信息，从而提高的档案的利用率，查全率，查准率，还减少档案室工作人员的工作量。
        1.3档案的信息存在过时的情况，没有及时进行更新
        在城建档案室中存在“死档”的问题。比如，有人拿着房产证想要查找档案的情况，但是很难使用房产证找到相应的档案[3]。主要是由于档案室中保存的是原始的数据，在房屋初次建造时留下的数据。但是经过多年后，房屋可能会不断的更新业主以及用途，因此，很难通过房产证找到相应的房屋信息，一般只能找到一些房产的信息。因此，很多时候存在同一个建筑物的进馆的信息与现在的房产信息的不相符的情况，从而出现查不到档案的情况。
        2 提高建设单位报送城建档案的建议
        2.1加大宣传力度，提高责任单位的归档的意识
        很多建设施工单位没有在施工过程中派人专门收集档案资料，并进行整理和保管，等到工程竣工后，很多档案的完整性，齐全性以及准确性就无法保证了。因此，需要增加档案的宣传力度，并进行培训工作，加强建筑行业中的档案培训，提高建筑企业管理人员的档案意识，从而提高建设单位归档的积极性[4]。
        2.2充分认识加强城建档案收集整理的重要意义
        城建档案需要真实记录建设项目的准备、勘察、规划、设计以及施工的全过程，并做好收集整理工作，从而为组织工程建设，规划，维修改造等提供可靠的依据。只有充分认识到档案收集以及整理的重要意义，才能提高企业的归档意识，提高报送档案的积极性。

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        2.3从源头上抓起，保证档案的资料的准确性，真实性
        在建筑项目开工前与单位签好档案责任书，要求在工程竣工后移交的档案内容使用书面的形式，并告知整理的要求，在建筑单位中需要使用相应的措施，从而加强项目的资料管理，并配备专门的资源管理人员，提高管理人员对档案的责任意识。在工程项目立项时开始进行资料的收集以及保管，并注意提高档案的收集意识，保证资料的真实性，原始性，完整性，还可以提高建设单位归档的积极性。
        3 档案收集以及整理的重要意义
        档案工作的基础以及起点是收集档案，收集档案的质量会直接影响档案的质量以及数量。只有将收集档案这项基础工作做到位，才能更好的实行下面的工作。目前档案管理部门中面对的主要问题是如何将城建档案收集准确，完整，齐全，真实，可以在经济发展中充分发挥档案的作用。目前，建筑单位中很多工作人员没有认识到档案收集以及整理的重要意义，认为建立档案，保存档案不重要，可有可无，没有效益，很多档案管理的工作人员没有工作的积极性，导致很多档案工作进行比较慢，并且无法保证质量[5]。因此，需要积极了解档案收集以及整理的重要意义，积极为领导提供准确，可靠的服务，充分发挥档案的作用。在档案整理工作的过程中可以根据各个环节的性质不同分为编目以及系统化两个部分。档案的系统化主要包括分类，全宗，卷内文件，案卷的排列，组卷的排列。案卷的编目主要包括编制卷中的备考表，文件目录以及目录的编制，封面的编目。档案的整理工作的开始是系统化，整理工作的结束是编目，编目可以反映档案的系统化，系统化是编目的基础。
        4 提高档案的信息管理以及服务水平
        随着信息技术水平的发展，可以建设档案信息化，使用互联网技术，将档案的内容信息化。在这个过程中需要注意档案管理的应用程度的变化，还可以调整建设信息化档案的目标，另外，档案管理将面临巨大的发展以及创新。建立信息化档案主要为了可以更好的利用档案信息，并进行信息共享。在建立档案信息化的过程中需要认真思考并解决当前以及以后可能会遇到的问题。
        5 保证档案收集以及整理具有真实性
        档案是真实记录社会实践活动以及历史的，这是档案的价值所在。城建档案是城市建设过程中客观形成的历史证件以及原始材料。很多历史学家对于档案的重视度较高，充分证明档案的重要价值。档案中记载了很多社会现象以及历史事件，档案客观，真实的记录着各个时期人们的活动[6]。在档案收集以及整理过程中需要保证完整齐全，并系统，科学的进行各种服务，并有计划的进行收集以及整理档案。将城建档案的作用发挥出来，将有价值的档案集中进行管理，使用有效的措施，创新的方法，让档案资源更加丰富，提高档案资源的利用效率。
        6 结论
        城建档案主要记录建设领域中形成的建设档案，城市中的地理、自然、人文等方面的基础资料，建设领域中形成的科研资料等，在建设领域中相关的管理部门形成的管理以及技术等方面的档案。在建筑项目开工前进行收集以及整理，从而保证档案的真实性，准确性，完整性，齐全性。当前的城建档案中存在一些问题，如收集的范围比较单一，服务方式传统落后，没有远程的查询方法，档案的信息存在过时的情况，没有及时进行更新等，在进行城建档案的收集以及整理过程中需要加强宣传工作，提高建筑企业对城建档案的重视度，保证档案的资料的准确性，真实性。
        参考文献：
        [1]王佳.城建档案利用问题与解决措施分析[J].城建档案，2019（06）：41-42.
        [2]周秦.县级市城建档案建设中的常见问题及改进策略[J].城建档案，2019（05）：96-98.
        [3]丁桂玲.新形势下加强城建档案管理的对策[J].城建档案，2018（12）：60-61.
        [4]陈健.怎样加强城建声像档案收集、整理、管理工作为查询利用服务[J].居舍，2018（13）：158-159.
        [5]法奕，王清华，刘慧.城建档案接收与利用工作的现状及对策[J].城建档案，2018（01）：45-47.
        [6]赵萍.城建档案开发利用面临的挑战与相应对策[J].城建档案，2017（01）：44-45.