殷菊花
丹阳市城建档案馆
摘 要：为适应城建企业信息化建设的要求，本文从城建企业电子档案，“单套制”管理制度的建立与完善出发，对电子档案管理进行了制度层面和技术层面的分析，为城建企业实施电子档案，“单套制”管理提供了思路。
关键词：电子文件；电子档案；单套制；档案管理
随着档案管理工作在城建企业发展中的重要性不断提高，城建企业逐渐意识到进行档案管理制度改革的必要性。加之城建企业信息化建设的不断推进，电子档案所使用的比例越来越大，如何解决电子文件的保存和归档问题成为城建企业档案管理部门急需解决的问题，城建企业实施电子档案“单套制”管理能够提高城建企业的工作效率，降低企业管理成本，但电子档案“单套制”管理制度还不完善，法律效力与文件长期保存等问题还没有得到解决。本文全面分析了城建企业实施电子档案“单套制”管理的可行性，提出了相关问题的解决办法，以期为城建企业电子档案“单套制”管理的研究与实践提供思路。
1 实现电子文件和电子档案单套制管理的创新探索
随着技术的进步，档案管理也应从纸质文件向电子档案过渡，摆脱纸质档案的局限性，这就需要根据电子档案的特征制定电子档案管理办法与标准，来规范电子档案的管理。“单套制”管理模式是一种全新的适用于电子档案管理的办法，对推进电子档案管理制度化、规范化以及无纸化办公具有非常重要的意义，主要在以下几个方面实现了创新和突破。
1.1 模式创新
电子档案的“单套制”管理有助于实现电子文档的处理、归档、管理流程的无缝对接，提高电子文档管理的效率；“单套制”实现了电子档案管理的全员参与，将档案办理与归档进行绑定，办理完成的档案强制归档；侧重于档案服务功能，为电子档案共建共享的实现提供了基础。在电子档案管理中，采用电子签名、日志管理、操作审计等方法，在电子档案的管理中内置了数据采集、格式转换、离线备份等功能，使电子档案的管理更加便捷，解决了电子文件接收难、管理难、利用难和保存难等问题。
1.2技术创新
电子档案单套制管理模式应用于多格式、大容量电子档案管理时，需开发专门的电子档案管理系统，已适应复杂管理环境的要求，技术含量很高。而当前广泛采用的档案管理系统大多是针对纸质档案管理开发的“双套制”管理模式。这种陈旧的管理模式很难与新技术相融合，导致现有管理系统在电子档案管理方面存在着困难。
在“单套制”电子档案管理模式中，能够更加方便地采用新技术，比如电子签名、元数据采集、日志管理等，上海一家公司已经开发出了以单套式电子档案管理模式为基础的电子档案管理系统。这套系统能够实现电子档案的安全、可靠、完整的长期保存，非常适用于电子业务数据的归档。国内某学者指出，电子业务数据的处理过程应该包括数据整理、打包、盖时间戳、移交、建立数据库等。也有学者指出，要实现电子化归档大范围推广，就要制定好规则，设定统一的数据模型，采用支持多格式的混合数据库结构，并且还需要进行底层数据架构的重新设计，以及分析计算模型的重新设计，融入时间戳技术、数据交换技术、四性检测技术等，最大限度的提升电子档案管理系统的功能性与拓展性，通过这些新技术的采用，使电子档案可以实现来源追溯，运用加密算法，大大提升电子档案的安全性。
电子档案长期保存的实现需要多种技术的支持，实现起来较为困难，国外开发的OAIS的数字保存系统在某种程度上实现了电子档案的长期保存，但这套系统也具有很大的局限性，适用度与完整性较差。目前，国内还没有开发出成熟的电子档案长期保存系统，如何真正实现电子档案存储的规范性，实现大规模的数据迁移，成为摆在我们面前急需解决的难题。
1.3 制度创新
城建企业的信息化建设是提高工作效率与管理水平的有效手段，建设过程中要按照“单套制”的归档要求，实行统一的制度标准，保障城建企业的电子档案与相关部门形成统一，实现档案迁移和保存的无缝对接，是城建企业生成的电子文件符合国家相关要求，真正具备与纸质档案同等的作用与法律效力。
城建企业的电子档案“单套制”归档需要在确保数据安全的同时，让数据的使用者能够方便的获取，保证数据可信与可持续，在电子档案从创建到撤销的整个周期内能够满足使用要求。为了达到上述目的，就要按照国家有关的档案管理办法的标准，世界单套制电子档案管理制度，确保城建企业在电子档案管理过程中能够实现规范化、制度化与合法化。
2 城建企业电子档案实现“单套制”管理的作用
办案管理的基础性作用主要有三点：一是记录城建企业的各项工作与活动，提升工作效率，明确责任分工，方便问题的回溯与追责；二是为城建工作的决策提供依据；三是降低企业管理成本，为企业管理的制度化与规范化打下基础。从上述内容不难看出，档案管理是关系到城建企业管理的核心内容，能够促进城建企业管理的透明性与问责性，提升数据安全，提高工作效率，使沉淀企业获得可持续发展的动力。实行城建企业电子档案的“单套制”管理具有如下作用：
2.1 智能化更高
“单套制”管理可以实现多种类型、多部门档案信息的统一管理，从以往的分散管理升级到系统化管理，使档案信息服务中的管理者与用户或上级部门之间的信息交互变得更加容易，还能与自动化办公、智能化办公和无纸化办公进行无缝衔接，方便融入更多智能化技术，提升工作效率与档案管理水平。
2.2 协同性更强
“单套制”管理能够通过网络信息技术实现人机互动与机机相连，使工作人员与用户的联系更加紧密，人与档案管理之间的交互更加容易，行成人员、用户、文献、系统、档案、文库等节点协同共享的环境。
2.3 时空性更强
从时间上来看，纸质档案管理只能在工作日提供8小时的服务时间，而电子档案管理可以提供24小时不间断服务。从空间上来看，纸质档案管理只能在固定地点提供服务，而电子档案管理可以不受空间的限制，使用者可以通过网络随时随地访问档案管理服务器，在身份验证通过后，获得所需的服务，使电子档案管理的服务变得更加便捷与灵活。并且电子档案的服务内容要比纸质档案管理更加丰富，能够支持图片、文字、声音、图表等多种形式的信息格式。使用者还可以通过搜索工具进行档案信息的检索，提高档案办理效率。
2.4 个性化更强
“单套制”电子档案管理能够更加方便的为用户提供个性化服务，以适应新时代下用户的信息需求多元化发展要求，通过大数据的分析，更加明确的掌握用户的需求方向与电子档案管理中存在的问题，提高服务质量。
2.5 风险性更高
电子文件管理不仅继承了纸质文件管理的传统风险，也呈现出了电子文件所特有的文件损坏、读取错误与文件篡改等风险，使文件的风险性更高，对文件管理的安全工作提出了更大的挑战，因此，在推行电子档案 “单套制”管理的优势时，也要解决电子文件管理的高风险问题。
结语
当档案管理打破传统模式，成为城建企业可持续发展的新动力时，对此项问题给予高度重视成为了必然。我们应该积极推动“单套制”电子档案管理要实现，使城建企业的档案管理工作再上一个新台阶，推动城建企业高质量发展。通过建立和健全电子档案管理制度，进行管理模式的创新，积极投入新技术与新理念，推动电子文件归档由“双套制”向“单套制”过渡，从 “纸质管理”向 “电子管理”转变。尽管城建企业档案管理的“单套制”还刚刚起步，但其发展趋势是适应新时期信息化建设的需要，我们要做好前期工作，确保电子档案的安全可靠、高效利用与长期保存。
参考文献
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