殷菊花
丹阳市城建档案馆
【摘要】在建设工程施工中，档案资料的接收具有非常重要的意义。本文从实践出发，总结了建设工程施工电子档案接收中所采用的模式以及应该注意的问题，详细介绍了接收的形式，并针对相应问题给出了实践措施，供同行借鉴和参考。
【关键词】电子档案；接收；应用
电子档案是指存储在计算机等存储介质上的档案。在信息化发展迅速的今天，建设工程施工中，电子档案的应用越来越多，为了提高电子档案的利用效率，有必要探索出高效的电子档案接收模式，促进建设工程良性发展和长远发展。
一、 档案接收形式
（一）移交方式。
常用的电子档案移交模式有以下两钟：
1.在线模式。在线模式需要网络通讯的支持，档案管理单位可以实现档案在线编辑和管理，并实现实时通讯，具有较高的实效性，但对网络等硬件设施的要求较高，目前还没有完全普及，网络传输难以保证档案的隐秘性，档案编制的效率也较低。
2.离线模式。离线模式可以在没有网络通讯支持的情况下使用，档案管理单位可以在本地。灵活的编制编辑，工作效率较高，目前已经完全普及，并且能够保证档案具有较高的隐秘性，但无法实现档案的实时通讯。
（二）软件模式。
常用的电子档案接收软件有以下两种类型：
1.具有统一性的档案编制软件。电子档案的管理离不开计算机，档案编制单位一般会采用软件进行档案的编辑和管理，采取具有统一性的档案编制软件，就能够保证档案在技术上具有一致性，便于档案的检查与保存，也能使电子档案与纸质档案具有较高的协同管理效率，提高电子档案的真实性与可靠性，档案编制软件除具有统一性的要求外，还应考虑操作者的使用方便，提高电子档案的适用性。
2.不具统一性的档案编制软件。在进行电子档案的编辑与管理时，涉及到的文件格式较多，为了提高电子档案管理的统一性和互通性，需要对这些不同格式的电子文件进行转化，将7转化为相同的文件格式，比如PDF格式，尤其是在纸质文件转化为电子档案时，为了便于软件的接收，需要将纸质文件进行扫描，生成软件识别的电子文档格式，将其存放在相应的目录中，这种模式操作简单，但工作效率较低。
（三）电子档案的组卷方式。
1.根据工作内容进行组卷。按照工作内容进行电子档案的组卷时，能够直接以工作内容进行目标的区分进行归档，生成电子包，需要进行档案查询时，可以直接根据工作内容进行检索，快速的找到所需的电子档案，这种组卷模式方便快捷。
2.根据案卷组电子卷。按照案卷归档规则进行组卷，能使电子档案与纸质档案具有相同的组卷方式，使卷内的电子档案与目录一一对应，方便日后进行案卷的查找，但这种组卷方式的工作效率较低。
3.工程+案卷组电子卷。采用专业软件进行案卷的编制，能够与工程单位进行区分，生成相应的电子档案，软件儿内置了组卷规则，档案管理人员只需按要求填入相关信息，就能够生成相应的电子档案，这些电子档案在生成时自动产生目录，且保证目录与案卷的一一对应，还可以导出xml格式的目录文件，在档案馆的业务系统中使用，在业务系统中生成项目级、工程级、案卷级的目录，提高档案馆的工作效率。
（四）电子签章。2015年国家颁布了建设工程文件归档的管理规范，明确提出了对电子档案接收以及电子签章方面的要求，接收电子档案时必须同步使用电子签章技术对相应的文件进行签章，即CA证书的使用，确保文件的合法性。目前，住建部已经建成了电子认证平台，并投入使用，并向国内的建设工程单位以及工作人员颁发了平台使用办法与标准，保障国内的工程建设单位应用CA证书的通用性，降低企业的管理成本。
二、接收电子档案需要注意的几个要点
要想保障电子档案能够顺利接收，应该在档案管理软件中注意以下几点：首先，档案管理软件保障电子档案管理的工作效率；其次，档案管理软件能具备多种电子档案接收模式，使用户能够灵活地选择接收模式；再者，电子档案管理软件还应该符合国家标准与规定，保证电子文件签章效率与可靠性；最后，电子档案管理软件要与使用单位自身相适应，方便工作人员的日常办公。
三、电子档案工作具体工作
当前，各档案馆的业务系统存在差异，接收电子档案时所采用的软件应具有一定的兼容性，软件接口能够与其他档案馆相匹配， 兼容xml格式文件，方便所接收的文件导入自身系统，获得良好的兼容性。为了保障电子档案接收的顺利与安全，软件系统应包含下功能：
（一）网上注册的系统。为了便于电子档案的建立与管理，工程开始前，需要进行网上填报，将工程相关信息录入系统，以便于生成电子文档的目录及工程级的相关信息。
（二）电子档案的编制和移交。软件不但要能接收电子档案，还应该具有文件的编辑与归类功能。按照部门或工程项目进行文件的归类，在使用时方便快捷的提供所需的电子档案，与此同时，还要满足智能性智能性、先进性、扩展性、实用性等要求，最大限度满足使用者的需求。
软件还应具有电子档案的组卷、著录、移交功能，使数据能够实现共享，生成电子档案时，应该包涵项目级、工程级、案卷级、文件级等多个方面的内容。同时还应具备与纸质档案对接的功能，使电子档案的保存与查找与纸质档案形成互补，保障档案的真实与完整。
（三）电子档案接收、审核与完善。保存电子档案的设备也应具备与纸质档案统一管理的能力，在保障电子档案真实完整有效的前提下，能够进行电子档案与纸质档案的检索，当档案内容需要完善时，带设备可以允许操作人员进行档案的编辑，使电子档案更加完整，方便电子档案的维护与日后使用。
四、应用实践
在国家规范性文件《建设工程文件归档整理规范》中对电子档案的提交进行了硬性要求，要求相关单位在进行纸质档案提交时，要同时提交电子档案，在国家规范推出之前，已经有地方进行了相关的尝试，对电子档案的接收进行了探索，并取得了不错的成绩。比如吉林长春市城建档案馆最先采用了住建部推出的电子认证平台，实现了电子档案的接收，并采取相应的软件进行了档案管理，在软件中实现项目级、工程级、案卷级等文件移交工作，提高了工作效率，也给其他单位提供了参考。
五、结语
目前，我国建设工程档案管理还不够完善。建设工程档案管理理念较为落后，技术不够先进，管理制度老化，档案管理水平参差不齐。建设工程档案管理的整体情形已不容忽视，急需找寻相应的解决办法。电子信息技术的采用，能够提升建设工程档案管理效率，降低档案管理成本，提升档案管理的灵活性与便捷性。因此，城建档案管理人员应积极接受新的技术，探索电子档案接收工作的途径，提升自身业务水平，保障城建工程的顺利进行。在城建工程档案管理中， 要积极推进电子档案接收的进行，档案管理人员要按照国家要求，采取有效措施，提升电子档案接收效率，建设高效可靠的接收模式，逐步优化电子档案的管理工作，提高我国建设工程电子档案的管理水平，推动建设工程电子档案管理可持续发展。
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