摘要:办公室是一个组织机构的运转中枢,办公室业务素质对组织机构的良性运行与健康发展至关重要,企业的发展离不开各个部门的通力合作,更离不开办公室的服务、协调、反馈作用。因此在企业不断发展变化的时代,办公室要始终坚持服从要务、谋好政务、办好事务、搞好服务的工作指导思想和办文办会办事的主要职能,与时俱进,顺应潮流,进行管理上的创新。
关键词:新时期;企业办公室;管理工作;创新途径
1 前言
伴随着我国现代社会的不断快速发展当中,国内各个企业也在这种情形下不断随之进步提升,办公室在此状态下逐渐成为了各个企业服务性之中最为重要的部门,在各企业当中拥有着越来越重要的地位与作用。办公室自身的管理工作不但能够有效地提高自身企业的管理能力,还全面的带动了该企业的服务质量及水平。
2 新时期办公室管理的不足
2.1办公室管理没有创新突破,思维陈旧
循规蹈矩的陈旧思维是阻碍企业迸发活力的关键。一些中小型企业里,办公室的工作人员过于听从领导的意见和安排,上下协调、传达任务也仅仅是对原词原句的传达,并对其他事情不闻不问,工作方法不加思考,缺乏主动性和主观性,一味地按照以前的方法进行工作,工作效果和效率很低。办公室的工作是要对未来有一定的预防和预见性,才能保证企业不管发生什么情况都能灵活应对。企业缺乏对新形势下稳定发展的分析,缺乏企业内新问题的研究,缺乏企业新措施的制定。因此现代企业的办公室管理工作要做到实时更新,不断的实现方法和思维的双重突破。
2.2缺少对办公室管理的改善和完备规范
办公室管理工作的规章制度,提升工作效率,是对新时期的公司办公室创新的基本要求。如今,办公室管理上依旧存有不规范的管理现象。比如,办公室员工职责分配不合理、不能明确工作目的、缺少工作思路规划、解决问题的方式不科学等等。这些不足加重了员工的工作负担,影响了公司的整体形象,同时更浪费时间精力。所以,针对这些不足,合理规范办公室的管理工作,健全完备办公室的管理规章制度,才能够使办公室员工依章办事、依规工作,进而完成办公室工作的正常运作。
2.3人员缺乏主动服务意识
新形势下,个别企业管理工作人员的综合素质偏低,缺乏主动服务意识,导致办公室整体执行能力较弱,从而导致办公环境恶劣,工作效率低下,形成办公资源浪费,复杂化办公流程。办公人员缺乏主动服务意识是办公室作风问题,作风不良导致办公室管理工作难以有效开展,影响办公效率的提升,也就无法保证组织企业的综合实力。
2.4企业办公室相关的培训系统缺乏科学性以及完整性
在一个企业的发展过程中,为了能够更好地发展壮大,企业相关领导人员一定会对各种技术型员工进行相应的培训,但是对于办公室的相关工作人员来说,却很少有机会接受相应的培训,这也就在一定程度上阻碍了企业的发展。举个例子来说:办公室相关的工作人员如果不接受相应的工作培训的话,会使得这些员工自身的专业知识以及技能不能够与时俱进,从而阻碍企业的进步。办公室的工作人员如果缺乏大量的经济管理方面的知识以及手段,会导致企业在发展过程中的基础工作不能较好地完成,从而在一定程度上引起企业决策出现一定程度的偏差。
3 新时期办公室管理工作创新对策
3.1完善企业统筹,创新协调方法
提高办公室人员的统筹协调能力,利用其良好流畅的协调能力,有效的处理各部门之间的关系,做到企业内部氛围和谐,指派任务有效率的送达。办公室管理不止要做好企业内部组织协调工作,而且还要加强各方面的沟通与联系,要确保组织有序,有效协调,统一各部门、人员之间的思想,在密切合作的基础上,形成互利共赢的局面。
企业应当积极探寻办公室管理工作方法上的创新,要不断做出适应当前市场环境和新形势下办公室工作的新模式,把方法创新和工作相结合,使办公室管理适应新环境下的要求,更好的为企业的发展做出重要的贡献。
3.2完善办公室管理体系
繁琐、复杂是办公室的工作特点,有效、合理地完成办公室工作,就需要不断对办公室行政管理体系进行完善,有效统筹办公室的基础职能与工作分支之间的关系。制定科学、有效的管理方法与管理制度,能够帮助办公室妥善处理问题,实现其行政目标。完善的办公室行政管理系能够科学、标准、规范地运转办公室工作,提高其管理力度,充分发挥办公室的行政作用,真正实现把企业组织的各项工作落实到实处,从而提高企业组织的核心竞争力,提高工作效率,保障工作质量。
3.3优化办公室人力资源配置,提升管理工作效率
对于企业办公室来说,在管理过程中一定要符合改革发展的趋势,加强创新性管理,最大程度上确保办公室管理和基层管理协同发展。受到各方面因素影响,某些企业在市场竞争中处于被动状态,造成办公室管理落后。所以一定要确保办公室的管理途径以及方式符合时代要求,不断解除旧有思想以及旧有体制的限制。管理人员更是要深入到基层当中充分了解基层职工的思想以及需求,从而增强基层工作的针对性。另外,相关管理人员要建立起求真务实的管理理念,要充分结合企业具体生产情况进行办公室的管理,办公室的管理人员需要深入了解现行行业的政策以及決策方向,通过充分的调研来提升研究成果的实践性。除此之外,需要对办公室职工的组成结构进行优化,不断向管理实际情况靠拢,推动办公室职能均衡化发展。同时办公室也要定期对相关职员进行专业化的培训,不断加强其专业能力以及综合素质提升,建设出专业能力强、实践经验丰富的管理人才队伍。
3.4帮助员工进行职业生涯的规划
企业管理者引导员工加强职业生涯规划的过程,本身也是让员工明确自身发展前景和目标的过程,能够让员工对自身的工作目标更加清晰,对自身的发展前途更加充满自信,进而增强对组织的归属感,在企业与员工之间建立起良好的心理契约关系。对此,企业的管理者要重视对员工职业生涯规划的指导,使员工对自身的发展方向和发展空间建立清晰的认识,满足员工的心理预期,由此与企业之间建立起良好的心理契约关系,这对员工的工作与发展也是一种变相的激励。
3.5积极的落实人性化管理
现阶段,在开展办公室综合管理工作的时候,应该秉承着人性化管理的基本理念落实相关的行动,保证管理的思想蕴含着以人为本的理念,在不断地实践中检验此种管理方式是科学的、合理的。通过将以人为本的理念融入至管理工作中,能够真正的提升管理工作的实效性。在办公室中,应该对所有的工作人员给予适当的关怀,使他们体会到人文关怀的基本理念,逐步的优化办公室内部的环境,真正的让员工们感受到温暖和舒适。在办公室中,也应该构建起相对于完善的奖惩机制,确定合理的管理条例,使得工作人员可以真正的发挥出自身的价值。
4 结语
新形势下,办公室管理工作仍存在管理制度不完善,人员缺乏主动服务意识等问题,为了提高行政管理工作效率,必须重视办公室管理工作,加强管理工作,转变办公室管理方式,强化服务意识,完善办公室管理体系,培养办公室人员的团队意识以及合作精神,提高人员的业务素质,不断创新管理理念。
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[5]陆洋;1979.11.23;男;汉;上海市;硕士;工程师;基层办公室管理;无基金项目.