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纸质档案管理与电子档案管理的融合分析

发表时间：2020/10/23 来源：《基层建设》2020年第19期作者：常成良

[导读] 摘要：纸质档案和电子档案之间的关系，发展到现如今，曾经有学者推测电子档案将会取代纸质档案，但是实际上电子档案和纸质档案都各有其优点。

        邹平市长山镇人民政府 256200
        摘要：纸质档案和电子档案之间的关系，发展到现如今，曾经有学者推测电子档案将会取代纸质档案，但是实际上电子档案和纸质档案都各有其优点。而我们为了能够在工作上方便保留下宝贵的信息数据就应该要将这两者的优缺点进行综合的探讨，研究在不同的情况和条件之下该如何来进行对纸质档案和电子档案进行结合使用，本文将对上述内容进行具体分析。
        关键词：融合；电子档案；纸质档案；优点；缺点
        一、纸质档案管理的优缺点
        （一）纸质档案管理的优点
        随着信息化时代的不断发展，纸质档案在档案管理中依然保有一席之地，说明其自身存在着优势。这与其原始性、直观性、安全性等特点息息相关。首先，纸质档案采用人工手写的记录方式，长年以来形成了完善的保存管理制度，使用者看到的是直观的第一手资料，具有原始性、真实性的特点。其次，纸质档案一旦归档入库，就能够保证其安全性。如果有人私自修改档案，就会留下修改痕迹，有利于使用者迅速辨别档案的真伪。另外，纸质档案保护技术成熟、历史悠久，能实现长时间存放，基本不会出现纸张损坏至无法辨别和修复的情况[1]。
        （二）纸质档案管理的缺点
        纸质档案管理的缺点，首当其冲就是需要占据大量的空间。纸质档案经过长期的累积，数量繁多，体积庞大，对储存空间具有较高的要求，无形之中增加了存储成本[2]。与此同时，也会增加管理难度。尽管目前传统纸质档案归档采取的方法已经有所改进，但仍然存在着文件分类难、工作量大等问题。另外，纸质档案的归档时间是固定的，只能在档案完成后第二年的上半年进行移交，在档案完成后但并未归档的这段时间，存储和管理容易出现疏漏。
        二、电子档案管理的优缺点
        （一）电子档案的优点
        电子档案管理越来越受到欢迎，除了顺应时代发展之外，其自身也存在许多优势：第一，电子档案能够利用多媒体的形式，将档案的图片、声音等形象地展现出来，也更方便搜索和查询所需内容。第二，电子档案所需要的空间较小，但却能够存储大量的信息。第三，电子档案可以随时归档。随时归档的好处是可以避免档案的丢失和破坏。
        （二）电子档案的缺点
        电子档案虽然能够存储大量的信息，但是存储信息的载体却存在不稳定性，如果在存放过程中，受到外界环境影响而导致载体损坏，那么档案信息将一并损毁。此外，电子档案的安全性不如纸质档案，如果计算机遭到病毒或者黑客入侵，可能会出现档案信息被修改或者删除，并且很容易消除修改痕迹，档案信息的真实性受到考验。
        三、纸质档案管理与电子档案管理的融合对策
        （一）优化档案管理模式
        在新时期发展趋势下，档案管理技术还比较低下，纸质档案与电子档案存在的特点和优势都处于独立发展地位。电子档案在对信息进行传输、处理与开发过程中，实现了较大的便捷性和高效性，应用过程中，是各个媒体的集成化发展，具备全面性与直观性特点，与纸质档案相比，促进较大优势。如果电子档案无法得到安全保障，就要将纸质进行开发与备份保存[3]。电子方式的实现是一个不断发展的过程，在该阶段，实现纸质档案与电子档案的融合，能够实现良好的发展需要。在目前建设与发展下，纸质档案与电子档案使用的方式也是不同的，其中，主要的管理模式主要包括双套制与双轨制。双套制主要是实现文化归档的统一使用，该方式不仅能将电子档案制作成纸质进行备份，还能实现纸质档案的数字化发展，使纸质档案与电子档案的共同储存与使用。对于双轨制，主要是信息在生成、运转期间实现的相互依存，它们随着业务流程的改变而改变。

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该方式的使用在一定程序下能实现纸质档案与电子档案，工作人员对重复文件进行办理，促进了管理形式的全面化发展。
        （二）细化档案管理流程
        在新时期不断进步与发展下，电子商务、电子政务得以有效开展，各个单位在内部也建立了相关办公网络系统，促进了纸质档案与电子档案的结合使用，达到优势互补的作用。随着国家档案局对相关方法的推出，使纸质档案、电子档案在良好的环境下实现融合。在并存时期，档案管理工作流程也产生较大变化。对档案进行管理是，是档案整体周期中存在的管理活动过程，其中含有鉴定工作、整理工作、归档工作以及储存工作等。在传统方式下，基层档案都是从外部、自身内部引来的，其中，纸质档案比较多。所以，在对其管理期间，电子档案中也含有纸质档案。在现代档案管理中，需要实现电子档案与纸质档案的统一管理，在执行工作中，不仅在归档工作中更统一，在鉴定工作、整理工作以及储存工作中都为更一致。
        （三）提升工作人员的能力
        在新时期发展趋势下，为了实现档案管理工作的有效实施，还需要提高工作人员的能力和自身素质。在对电子档案进行管理期间，需要基于纸质档案管理工作进行思考，保证能够实现电子档案的长期保存和使用。纸质档案与电子档案存在较大不同，其中，最为主要是就是电子档案管理工作中各个环节产生的技术含量比较高。因为电子档案自身一定的技术特点和系统特点，所以，其中的电子档案管理人员自身的专业性与自身素质都需要提升，他们不仅要掌握档案管理工作中相关的基础知识，还要学会计算机的应用，这样才能保证档案管理效率的提升。
        （四）完善管理制度与标准
        在新时期发展趋势下，为了应用新型档案载体，实现与计算机技术的智能化管理，在对档案处理工作中，要求实现信息的规范性与标准化。档案信息系统的使用质量与数据信息质量存在紧密联系，所以，要为数据信息格式设定相关标准。在新型载体档案得以广泛应用后期，促进业务管理各个方面更标准十分重要。如：建立统计标准、规则标准等。还需要为计算机数据库建立相关标准，促进新型档案信息载体格式的转化标准，保证计算机硬件设备、多媒体设备都能充分利用。还需要为新型载体档案管理工作制定相关的实施制度。
        （五）建立相对独立又彼此联系的两套管理系统
        由于电子档案在收集时间和方式，以及存储、保护、利用等方面完全不同于传统的纸质档案，在纸质档案与电子档案并存期，应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道，使之很容易地实现从一种文件找到相同内容的另一种文件，以便在有关业务处理上协调一致，方便利用，即：在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性；或是把一些利用频繁，需要传输、联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。
        四、结束语
        随着信息化的快速发展，信息的大数据时代即将到来，电子档案管理是新时代的产物也是实现信息系统化管理的重要手段。由于电子档案操作便捷，系统内的信息容易进行更改和传递，在实际的工作中会有一定的安全隐患，所以在工作中还需要进行辅助管理。纸质档案管理就是对电子档案管理的监督，只有两者结合，才能保证档案管理工作顺利进行。也许在未来的某一时段纸质档案会消失，但在当下纸质档案还有着它的中要作用，还需要加强管理。
        参考文献：
        [1]张静.解析纸质档案在档案信息化管理中的重要作用[J].兰台内外，2020（28）：25-27.
        [2]王瑛.推进城建档案数字化转型发展的若干思考——基于新修订档案法的视角[J].浙江档案，2020（08）：54-55.
        [3]薛晓萌.浅析电子档案管理与传统档案管理的利弊[J].办公室业务，2020（16）：96+98.