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提升事业单位档案管理信息化建设的策略

发表时间：2020/10/23 来源：《基层建设》2020年第19期作者：张珂

[导读] 摘要：当前，科学技术高速发展，大数据时代随之到来，大数据得到了越来越广泛的应用。

        泗水县苗馆镇政府山东济宁泗水 273200
        摘要：当前，科学技术高速发展，大数据时代随之到来，大数据得到了越来越广泛的应用。对于事业单位来说，对大数据进行应用，其在发展过程中能够具有更多优势。从实际情况来看，事业单位中的档案管理工作能够对各方面工作的开展产生重要影响，并且对大数据思维模式进行应用，有利于改进事业单位的档案管理方式方法。
        关键词：事业单位；档案管理；信息化建设
        引言
        随着信息技术的不断发展，使得事业单位应用信息化来管理档案成为可能，事业单位应该顺应时代发展要求，不断更新档案管理模式，促进档案管理工作的进步，以此提高本单位工作效率。现阶段，在事业单位档案管理信息化建设仍存在一些问题，本文就档案管理中存在的问题，具体阐述如何提升档案管理信息化建设。
        1事业单位档案管理信息化建设存在的问题
        1.1缺乏对档案信息化管理的重视
        在传统的档案工作中，事业单位领导往往缺乏对档案管理的认识，导致在工作中没有主动性，也没有管理创新的意识。在统筹规划上，通常认为档案管理的工作只是对人事档案信息的保管、储存，并不愿意耗费过多的精力和时间，最终让档案管理信息化流于形式。尤其是在信息化管理日渐普及的当下，这种管理思维已经不能顺应档案管理的新需要。
        1.2配套设备不完善
        配套设备是信息化建设的主要硬件支持，其完善程度直接影响着档案管理信息化建设的落实效果。但现阶段，政府部门对信息化建设的投入有限，导致各项硬件设施尚未配置到位，阻碍了档案管理信息技术的正常应用。同时，在设备使用过程中，管理部门往往会忽略设备的检修工作，造成设备长期处于不良的工作状态，而且会缩短设备的使用寿命，使一部分硬件设备出现了闲置、损坏等问题，无法正常使用，这些问题如果不能得到及时的解决，就会产生应用设备配置不完善的问题，为事业单位的档案管理信息化建设增添难度。此外，配套设备的不完善还会直接影响信息化系统软件的稳定性，降低工作者的信息技术使用效果，制约了档案管理的发展。
        1.3缺乏专业的人才
        在事业单位档案管理工作的运行和实施过程当中，整体效率和工作程度与人员所表现的执行力具有非常重要的联系。如果只是对单位档案管理信息化建设进行加强，但是在后期不进行付出或者是采取相应的行动的话，即便是有再多的设备，也是纸上谈兵。就目前我国事业单位档案管理的整体工作而言，缺少高素质的且能够掌握信息技术的一些专业知识人员和技术人员，事业单位当中档案管理人员大多是从退休人员当中返聘过来的，他们对档案管理工作虽然有许多的经验，但是对于信息化管理手段却非常的欠缺，进而导致整体的档案管理工作效率依旧比较低。除此之外，在进行事业单位档案管理信息化管理上，没能够进行提前培训，或者是在工作过程当中也没有统一地进行讲解或者学习，这也就导致了许多操作存在问题，直接影响后期的工作效率，从而导致事业单位档案管理工作难以展开和深入。
        1.4未能实现信息系统整合
        随着档案信息化不断深化，档案管理系统种类繁杂，其实现的功能存在一定的差异，部分档案管理系统与事业单位业务流程脱节，档案数据格式不一、兼容性较差，无法满足事业单位档案收集、整理、归档、使用要求。同时，在信息化建设背景下，要求事业单位从顶层设计高度推动信息系统的融合应用，而部分档案管理系统与信息系统兼容性交叉、数据库结构不完善、数据关系不严谨等问题，难以实现档案管理系统与专业信息系统的无缝对接，给事业单位档案信息化管理造成不利影响。

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        2事业单位档案管理信息化建设的策略
        2.1强化档案管理的信息化建设
        信息化时代对档案进行管理的最终目标就是实现档案信息管理的一体化，以达到资源共享的目的，使档案管理可以将其价值和作用发挥到最大。事业单位需要做的是对新型科学技术进行利用，将档案信息自动化的处理方式实现，从而对档案、文件等各项文件应用一体化的管理模式，这样就可以在对档案进行检索的过程中，快速地找到所需要的文件。同时，要对不同类别的文件采取分类模式处理，如文字类、图像类等，并在档案信息处理过程中应用新型技术，针对档案管理中大量的信息采取有效性的管理模式。
        2.2充分认识档案管理建设的重要性
        提高事业单位档案管理水平首先要提高对信息化档案管理的重视程度，只有事业单位的相关工作人员从本质上加强对信息化档案管理工作的重视，加强档案管理应用软件的开发，从而提高档案管理信息化效率，增强事业单位的档案信息化管理工作。事业单位的领导应该提高档案管理信息化的重视程度，逐渐将工作重心转移到新型管理模式的建立上来，完善信息化档案管理制度，加大对档案管理信息化建设的资金投入，推动档案管理工作的顺利进行，必要时可以组建专业管理团队负责档案的管理工作，从而提高工作效率。
        2.3优化队伍建设
        优秀、高质量的档案信息化管理工作需要有正确的管理观念作为支撑，也需要有优秀的管理人才以及富有凝聚力的工作团队。首先，领导要带领整个团队自上而下转变工作观念，树立正确的档案管理信息化工作的意识，明确档案信息化管理的具体内涵，针对目前工作的优势、不足进行调整，针对性地强化整体的应用意识。其次，强化对人才的培养与引进。在实践中，单位可以利用内部竞聘的方式来调动人才的积极性，使工作当中没有消极怠工的人，激发其主观能动性，同时也可以邀请专家来讲座，实现定期培训，建立高效的档案管理团队。使每个人都能发挥最大的价值。同时装备好现有的队伍。最后，要实施轮训学习，不断更新管理的意识、信息化管理方法与工作技能。尤其是要对队伍整体的计算机应用能力和技能进行针对性培训，真正培养出高素质、有责任心且热衷于档案管理的人才队伍。
        2.4完备设施，提升效能
        一是事业单位应按照相关规章制度来对相应的信息技术进行有效应用，对科学合理的的档案管理操作系统进行建设与开发，且配备规范化管理设备，搭建起一个切实有效的档案信息运营网站，开展信息化操作与管理，借助多样性的网页形式来开展对应的档案信息服务，方便社会大众通过事业单位档案信息运营网络来获取所需信息；二是事业单位需具备更高的档案信息资源管理数字化程度，利用数字化与信息化管理进程来确保每一个部门之间的信息共享与共建，也有利于每一个部门在第一时间内整合对应的档案信息资源，结合相关规章制度搭建起有机的资源整体，并利用档案管理操作系统来更加高效地来自信息化管理；三是事业单位需具备更强的网络技术水平与工作平台建设能力，积极应用各种有意义的图像、文本、视频等档案资料，以此来不断充实档案信息资源数据库，从而真正实现档案管理的数字化与智能化。
        结束语
        综上所述，有效缓解事业单位档案管理信息化建设中的问题，能够提升单位档案管理水平。作为事业单位相关管理工作人员，要充分重视档案信息化管理建设，并不断提高信息化管理水平，解决在档案管理实际工作中存在的问题，要提高对信息化管理的重视程度，提升管理人员的信息技术水平，通过采取各种解决措施，来推动档案管理工作的优化发展，构建一个公正、权威的事业单位档案管理体系，为我国档案信息化的建设和管理奠定坚实的基础。
        参考文献：
        [1]赵红梅.事业单位档案管理信息化建设[J].办公室业务，2017（21）.
        [2]王利超.浅议事业单位档案管理信息化建设[J].经济研究导刊，2017（23）.
        [3]李叶.事业单位档案管理信息化建设问题探究[J].办公室业务，2017（9）.