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浅议档案管理中纸质档案与电子档案应并存发展

发表时间：2020/10/23 来源：《基层建设》2020年第19期作者：刘海华

[导读] 摘要：在改革开放和经济社会全面发展的新形势下，信息网络技术飞速发展。

        广西壮族自治区北部湾港钦州引航站广西钦州 535000
        摘要：在改革开放和经济社会全面发展的新形势下，信息网络技术飞速发展。城市信息化建设和电子政务的不断推进，深刻影响着人们的生产和生活，逐步改变着我们的工作方式，也使城建档案工作发生了深刻的变化。网络技术的广泛应用，不可避免的产生大量电子文件，从档案的管理工作由单纯的传统的纸质档案向电子、纸质档案共同管理发展。这种纸质档案与电子档案双套制的管理模式必将持续发展。
        关键词：档案管理；纸质档案；电子档案；并存发展；
        引言
        21世纪以来，我国的信息技术进入了迅速发展的阶段，随之而来的是电子信息技术在各个行业的广泛运用，而在档案管理方面，信息技术也带来了相当大的影响，并且催生了一种新的档案保管方式——电子信息档案。现今社会正处于一个从传统纸质档案向电子信息档案过渡的中间阶段，如何顺利做好其衔接工作、实现纸质档案同电子档案之间的互补共存显得尤为重要。
        一、传统纸质档案与电子信息档案的异同
        （一）传统纸质档案与电子信息档案的相同点
        传统的纸质档案的载体是纸张，容易受到潮湿、高温、有害气体等外在因素的影响，严重影响纸张的保存质量，使字迹模糊、纸张发霉等，容易导致资料或信息的丢失。而电子信息档案多以硬盘或光盘、磁带为载体，潮湿与高温等同样能造成载体出现各种程度的损坏，同样会造成资料或信息的严重丢失。所以说无论是传统的纸质档案还是电子信息档案，都应该选择一个非常合适的保管环境，保障资料的安全，同时也应该用其它方式来做好资料的备份。
        （二）传统纸质档案与电子信息档案两者的差异
        1.在载体方面两者的差异
        传统的纸质档案是以各种纸张为载体，资料信息与其所在的实物纸张是没有办法分离的；电子信息档案是以各种硬盘、光盘为载体，以数据的形式存储，这种资料信息是可以随时复制与转存的。
        2.在档案保管方面两者的差异
        传统的纸质档案对温度与湿度要求较高，安全方面以防潮防火为重点，比如库房墙壁采用防潮效果较好的建筑材料，用来记录档案的工具采用寿命比较长的纸张及不易挥发的墨水，同时做好日常的防火工作。电子档案主要依托于计算机设备及电子技术存在，其保管工作除了在载体防潮、防盗、防静电方面需要注意，还应该对数据传送过程进行严格地控制保管，如建立安全的服务器、设置安全权限、数据加密等，以免造成资料数据的流失。
        二、传统档案与电子档案互补共存的必然性
        传统的纸质档案无法替代及容易鉴定的这些特性，使档案信息有更好的安全性与稳定的性，同时极具法律效力，在各种机构中都有着非常权威的地位，在这一点上，与电子档案相比，有着非常大的优势，所以在发展电子档案的同时也更应该加强对纸质档案的管理水平。
        电子档案极易复制与传输的这一特点，使电子档案资料有更好的开放性，同时电子档案极易筛选，相关工作从开始到结束的一系列过程都通过电脑来实现，使档案管理人员的工作时间能够得到一个更为合理地利用，在对信息的调用上，也摆脱了传统地域上与时空上的限制，极大地提高了相关人员的效率。从这一点上看，电子信息档案是档案管理上的一个必然趋势。
        传统纸质档案与电子信息档案各有各自的优缺点，在实际的工作中，档案管理人员需要扬长避短，将两者进行合理地搭配，找到一个互补共存的档案管理办法，使档案管理工作更加高效。

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        三、传统档案与电子档案如何实现互补共存发展
        （一）做好传统档案与信息档案的转化工作
        在传统纸质档案与电子信息档案之间，两者是可以进行互相转化的。电子信息档案可以通过打印成纸张的方式，快速的转化为纸质档案，从而提高档案的简单直观性，使档案达到不同的利用效果；同样的，纸质档案也可以通过扫描或计算机输入的方式，快速地转化为电子信息档案，从而提高档案工作的高效性。所以说传统档案与电子档案两者之间是可以互相转化的，我们可以利用这种方式来做好资料的备份，为两者的共存选择一个合适的临界点。
        （二）培养全面的档案管理人才
        传统档案与电子档案的共存是必然的，在这一大的发展方向下，也要求有一批紧跟时代发展步伐，专业的全面型的档案管理人才。现阶段，我国档案相关工作人员想要适应档案事业与信息技术的发展，就必须积极的学习新的知识结构，引进学习消化新的信息技术。在熟练掌握传统档案管理方法的同时，也能熟练掌握电脑知识及相关存储设备的使用，具备全面的管理水平，担负起将传统档案与电子档案完美结合的重任。
        （三）对电子档案运行过程科学控制
        电子档案的运行都是通过电子技术、计算机设备来实现的，而电子信息在其根本上有其所固有的无痕删改与可复制的特点，所以电子档案的安全管理方面变得非常重要。因此，要加强相关工作人员的安全意识，加大所有相关计算机设备的安全管理力度，设立一套对电子档案运行全过程的记录监管制度，从信息的收集开始，到信息的传递、转换，一直到存储，都要对其进行记录，从而在开放性的电子档案管理中，保证信息的完整与原始性，从而保障电子档案管理的稳定与正常运行。
        （四）现代档案实行双套制
        想要达到传统档案与电子档案的共存，必须有一个比较完善的档案管理方案。传统档案与电子档案在收集的方式、时间以及其保护、利用、储存等方面都不相同；同时，传统档案与电子档案之间是可以互相转换的，所以我们必须建立两套相互联系又互相独立的管理方式，两种档案分别利用、分别运行、分别存储，所以在管理时一定要使两者之间可以联系，要建立两个方式之间的通道，使二者能通过一方很快找到另一方。所以，根据传统档案与电子档案的特点，我们可以实行保险又简单的双套制，可以相互联系的两套不同的管理制度。
        四、结语
        在社会发展中，传统档案向电子档案过渡的中间阶段，传统纸质档案仍然是档案管理中重要的组成部分，传统纸质与电子档案这两者之间，仍然需要共同存在、共同发展。为此，相关的档案管理工作人员必须做好传统纸质与电子档案的衔接工作，使两者之间能够达到一个最为合理的共存关系，这样才能使档案管理工作发挥出其应用的效用。
        参考文献：
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        [4]郁清.浅谈如何加强电子文件管理[J].吉林地质，2004，（4）
        [5]赵晖.城建电子档案与传统纸质档案的管理异同分析[J].城建档案，2012（07）.
        [6]李晔.浅议电子文档与传统档案保护技术上的异同[J].科技纵横，2010（09）.
        [7]金爱顺.电子档案与纸质档案并存刍议[J].科技信息，2013（09）.