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关于企业组织史编纂工作的几点讨论

发表时间：2020/10/27 来源：《基层建设》2020年第19期作者：田婷婷

[导读] 摘要：企业的发展历程涵盖了多个层面的变化，企业组织史作为一个企业组织机构沿革和人事更迭情况的汇总和详述具有深远地意义和影响，它不仅是客观事实的记载，同样也是一本很好的教科书，有利于企业的每名员工了解过去、认识现在和指导未来。

        大连石化公司辽宁省大连市 116031
        摘要：企业的发展历程涵盖了多个层面的变化，企业组织史作为一个企业组织机构沿革和人事更迭情况的汇总和详述具有深远地意义和影响，它不仅是客观事实的记载，同样也是一本很好的教科书，有利于企业的每名员工了解过去、认识现在和指导未来。本文在《中国石油大连石化公司组织史》形成过程的基础上，具体分析编纂环节中需要注意的一些问题，就如何确定编纂方针、收编资料、编写资料等问题进行讨论，提出合理的处理方法，高效率的完成编纂工作。
        关键词：组织史、编纂方针、资料收编、精编细编、严格审核
        1.前言
        组织史[1]是研究组织产生和发展演变过程及其规律的一门新兴边缘学科，主要研究各种不同层次组织实体的历史变迁以及历史组织与其他历史现象和现实组织的关系等问题，它不但具有客观的历史性，同时可以理性的表达出企业前进的发展规律。一部好的组织史应具有鲜明的时代特征和专业特征，它追记了企业的风风雨雨、改革发展、开拓进取的奋斗历程，重现老一辈工作者的奋斗足迹，弘扬老一辈工作者的光荣传统，为新一代员工推进安全发展，打造放心文化，共建优秀企业提供有益的文化传承和经验借鉴。
        从概念上说，组织史就是各级党的组织和各级政权组织发生发展过程的真实记录，也是被微缩了的社会、政治、经济、文化活动的真实反映。从内容上说，大致包括组织的创建及其演变过程，即组织的历史沿革；各种组织机构的设置及其变化，历任正副职领导人名录及任离职时间；各级组织的性质、职责、隶属关系、内设机构等方面。
        目前，很多企业的发展往往缺乏配套的精神文明建设工作，提升一个企业的文化，组织史是不可缺少的项目。对于编纂问题研究，马华[2]提出档案文献编纂的意义及如何满足社会信息要求。王惠敏[3]从加强档案编纂力量和提高编纂及利用效率等方面对企业档案编纂工作做了研究。张长生[4]对企业大事记编纂工作进行探讨。吴克等[5]针对企业发展史编纂过程中的撰稿与后期加工问题进行了研究。薛毅[5]就煤炭史志编纂意义及工作中注意的方面进行了阐述。然而，对于企业如何完成组织史编纂工作的研究在国内的企业中还没有给予高度重视和全面开展，具体的工作方法研究也是尤为甚少。因此本文针对《中国石油大连石化公司组织史》组织编纂工作完成情况，通过对编纂方针制定、档案资料收集整理、资料编写等方面做全面细致的研究讨论，为今后的企业组织史编纂工作提供参考。
        2、组织史编纂的关键环节解析
        2.1清楚编纂思想及任务，准确制定编纂方针
        所谓编纂组织史就是按照一定的题目、体例和方法将企业各时期的各级党、政组织变化过程，以时间为轴，有序的记录和编纂。因此在编纂工作开展之前，要清楚了解一个企业从成立之日起至今自身发展的概况及所处的社会历史背景，编纂人员要端正思想、明确立场，以科学发展观的角度统领全书，做到编纂工作实事求是，全面准确客观。
        制定合理有效的方针是编纂工作的重要环节，其需要考虑的方面：（一）明确编纂范围，以时间和空间为层次分别将组织史编纂的内容纵向、横向确定清楚。所谓纵向，即按照时间顺序逐年的记述和编写；所谓横向，即编纂组织机构的变化、重大会议及人员任职、免职等几大方面的内容。（二）结合企业自身特点、构建编纂框架。大连石化分公司由起初的一个小炼油所发展成为中国石油标志性炼油化工基地已经有近80年的历史，历经了新中国的成立、文化大革命以及国有企业改革等复杂多变的社会环境，在这种情况下组织史的编纂框架如何确定显得尤为关键。结合中国石油发展历史的阶段性特点，大连石化分公司组织史内容以公司各时期隶属关系为主，厂名变更及生产发展情况作为辅搭建起全文框架。（三）收集整理资料、合理统筹分工，全面开展培训工作。一本好的书籍需要蕴含丰富的内容，那么在现有的框架下就必须填充大量的历史资料信息，搜索资料、整理资料、编纂资料是一项大的系统工程，编纂人员应该明确工作任务及分工，同时对辅助部门的编纂任务安排要开展有效地培训和指导工作，避免工作路径不统一，上交的材料不规范造成的重复性工作。
        2.2明确档案资料来源，优化收集整理方法
        组织史编纂工作之所以工作量繁多、工作性质复杂，大部分原因体现在对历史资料的查阅、收集和整理环节。在保证组织史内容客观准确的前提下尽可能充实丰富、具有可读性，就必须要有大量的历史资料作为基础，而如何收集查阅资料，并在有限的时间内完成整理也是编纂工作中值得思考的问题。
        查阅档案资料，首先要明确其来源。就公司自身组织史资料而已，其来源主要分为：文书档案资料、文字记载的实物资料、搜集网络信息资料、口述（口碑）资料，具体说明见表1。
        表1 档案资料来源及具体内容

        搜集资料要遵守“先易后难”、“先内后外”、“先急后缓”、“先远后近”的原则，由于资料来源的可操作性和全面性存在差异，因此采用以文书档案和网络信息资料为主，文字记载资料和口述资料为辅的方式完成档案搜集和整理的方法更为合理。在档案查阅之前首先要了解公司文书档案的存档方式以及什么样的档案资料是可以摘录使用的。对于早期年限的档案，网上电子系统是无法检索的，那么在该情况下不能盲目的逐年逐本翻阅，搞清哪一类档案是可以被使用的，做到有针对性和目的性的去查找，保证查阅质量的同时大大缩短工作量；对于电子系统可以查询的年代，通过档案检索系统搜索关键字方法进行搜索，如果检索到的文件可以直接下载即可立即存档；若无法下载，需将文件所属档案号记录后去档案室完成查阅工作。相对而言，文字记载资料已经是完成稿件，其内容与组织编纂史内容要求不完全一致，有些事件无据可依；口述（口碑）资料需要通过采访、开座谈会等形式获取，操作起来较繁琐，搜集的信息在时间和事件描述问题上的准确程度较差，因此这些资料可以作为参考资料酌情使用。
        档案资料的整理和收集工作要同步完成，整理的项目和内容要根据组织史的特点完成。整理档案资料主要着手两方面：一是档案资料存档，二是提取资料有用信息形成电子文本。档案资料查询工作量较大，必须保证资料保存的及时，可通过电子设备对档案资料电子存档，也可通过复印形式纸质存档，但电子存档更易长时间保存和使用，所以建议直接采用电子存档方式。由于组织史注重客观性、准确性，同时主要记述机构变革、人员任免、党员代表大会等情况，因此提取档案资料信息时要有侧重点，录入的关键信息要明确档案号、文件号、文件名、详细内容及时间，方便今后查询使用。
        完成档案资料的收集和整理之后需要全面的评估工作的完成情况，做到该查阅的都查阅了，该记录的都记录了，资料考证翔实，纵横不断线不缺项、相互衔接有机统一。
        2.3有效利用编纂资料，完成精编细编任务
        完成编纂工作的方针制定与资料收集工作之后，接下来即是艰巨的编写工作。组织史的编写要做到尊重客观事实、精编细编、语言得体，形式明确，主附结合。
        首先要对搜集整理的资料进行去粗取精，去伪存真。不同信息来源收集到的资料如果存在矛盾，则应该对事件研究分析，选择最有事实根据的作为编纂依据。将大量的资料内容根据组织史编纂内容的要求合理的划分其属性，为接下来的编纂工作做充分的准备。
        组织史的编写方法较为多样，一般可以采用编年法、系列法和阶段法。由于企业的历史较为悠久，期间的变革较为复杂，单纯采用一种编写方法表述出的内容，其清晰度和可读性并不是很高，因此建议采用两种或者两种以上的方法，有主有次的进行编写，如图1所示。《中国石油大连石化公司组织史》一书以阶段法统领全局，以编年法贯穿全文，根据企业历年来的自身变化情况，依据其不同时期的隶属关系划分为若个阶段，分别概述其自身沿革情况和变化。然后再采用编年法，以年度为单位和先后顺序，逐年编列企业内部机构沿革属关系、管理体制、人员编制，内部机构设置、领导成员的组成和党员代表大会等相关内容事件；领导任免情况则选择部门、职务、人员的层次形式完成具体的编写，做到各部门各职务领导上下有承接，任免时限有依据。

        图1   编写方法示意图
        组织史内容除了文字叙述要提纲挈领，语言标准简练，文体统一规范之外，还要做到图表、文字有机结合。正文部分可以采用大量文字完成编写和详述，而相关的组织机构图和任免情况表、公司党建情况等内容可以编排在组织史的附录附表中，既可以补充正文中体现不出的数据和依据，也可以更直观的帮助阅读理解，真正意义上的做到精编细编。
        2.4严把稿件审核过程，做好校对修改工作
        俗话说“编筐编篓，重在收口”，可见收尾性工作也是不容忽视的。编纂工作起初通过大量的时间和精力完成了编纂方针制定、资料收集和内容编写，临近后期的审核修改环节时决不能走过场，简单了事。
        编纂过程的审核工作要做到“严审”、“细审”、“全面审”。按照组织程序，对书稿进行严格、细致、全面的审查，把好政治、史实、文字三关。审核范围不仅包括组织史正文、附录内容的客观严密性，还要注意语言表述是否规范，图表信息的使用是否合理有效。审核工作的全面开展是很有必要的，单纯依靠几个编纂人员审核修改是远远不够的，需要充分发动离退休老领导、老员工给予审核，同时也需要征求公司各部门意见，统一安排对初稿审核，涉及本单位内容时更要做到精读细读，及时发现问，及时修改反馈，全面有效地开展审核校对工作，真正意义上的让企业组织史从基层中来，走到基层中去。
        3.结论
        本文通过对企业组织史编纂工作的深入研究和经验总结，就编纂过程中需要注意的事项进行了详细的论述。在方针制定、编纂资料收集与编写、后期审核及修改问题上阐明了有效合理的处理方法，使企业组织史编纂工作能够有效完成，同时确保企业组织史的编纂经得起历史和实践的检验，在企业的文化建设与发展中发挥坚定的基石作用。
        参考文献：
        [1]中国石油组织史编纂说明.2012
        [2]马华.档案文献编纂与社会信息需求关系探讨经营管理者.2011[23]：387
        [3]王惠敏.关于做好企业档案编纂工作的几点思考.兰台内外.[J].2007[1]：25
        [4]张长生.如何编纂企业大事记.秘书.[J].2008[8]：36-38
        [5]吴克，徐爱国.企业发展史编纂过程中的两个问题中国档案.2008[12]：50
        [6]薛毅.关于中国煤炭史志编纂工作几个问题之我见.河南理工大学学报（社会科学版）.[J].2007.8[3]：238-244