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新时代档案管理工作的创新探究

发表时间：2020/10/27 来源：《基层建设》2020年第19期作者：孙军

[导读] 摘要：随着我国社会经济和科学技术的快速飞跃式发展，我们迈入了大数据新时代，在新时代背景下，数据规模呈现日益增长的态势。

        山东省淄博市沂源县历山街道富源社区山东省淄博市 256100
        摘要：随着我国社会经济和科学技术的快速飞跃式发展，我们迈入了大数据新时代，在新时代背景下，数据规模呈现日益增长的态势。档案管理工作作为管理工作中的重要基础工作之一，对未来的发展有着重要的影响。传统档案管理模式显然已不适应新时代的发展要求，无法为其快速发展提供有力支持。如何与时俱进对档案管理工作进行创新和优化，提升档案管理质量和效率，从而适应其的改革发展步伐，成为我们迫切需要破解的问题。而在大数据时代档案管理工作的开展需要进行创新。
        关键词：大数据管理；档案管理；创新工作
        引言
        在现今，时代的脚步永不停歇，大数据时代是未来人类社会发展的方向。在新时代背景下，面对不计其数的档案管理材料，我们需要根据新时代特点，合理利用大数据和信息网络技术，对档案管理的工作模式和工作机制进行有益的探索和创新，强化档案资源管理能力，进一步优化资源，实现资源共享，从而有效的推动档案管理工作水平提升，为深化改革和发展提供有力支撑。
        1、大数据时代档案工作的现状
        1.1 档案管理方式不够科学
        虽然都制定了严格的管理制度和管理程序，但是由于管理方式的不科学，卷档案及具体保管方式还是不够严谨规范。例如管理人员的管理方式太死板，不懂得变通，都说规矩是死的，但人是活的，管理人员应当根据不同情况随机应变，科学管理。又如有的单位信息系统建立不够完善，单位的档案无法实现科学化和系统化管理，有的甚至对档案管理部门不重视，从而造成人员的流失，经常进行人员更新、变动，导致档案资料收集不及时，资料不完整，归档不规范，无法保证档案管理质量。这些现象的发生都说明企业档案管理部门应当要求相关责任主体一定要做到权责平衡的认知，对档案管理部门多加关注，以科学的方式来进行档案管理工作。
        1.2 档案管理人员专业素养不够
        档案管理工作是一项政策性、专业性强的工作，这就需求业务素质较强的专业人员来完成。而在日常的工作中，有许多单位与企业为了降低本单位的资金损耗，降低公司的运营成本，往往把档案管理这个不认人注意的工作忽略，认为档案管理工作简单，安排的工作人员是临时招聘或是一些毫无相关知识的员工，或者是公司退休的老员工，他们知识不专业，学习能力不强，接受新事物，新知识的能力也很差，而档案管理在创新的前提下已不再是原来的简单处理，它融入了大量的信息化知识，对于这些员工来说是一个困难，所以管理质量和管理效果也不容乐观，有的单位还会出现档案工作人员身兼数职，疲惫不堪。在这样的情况下，档案管理工作的规范性相对较差。档案工作人员的不专业导致单位或企业的档案管理工作质量下降，不能正常发挥档案管理的重要性。
        1.3 对档案管理工作的重视程度不够
        随着信息时代的到来，大部分企业的公司为了适应现代社会的发展，把公司的工作中心放在了人力市场和网络信息发展方面，有意识地忽略了公司档案管理工作，把档案管理工作视为公司内部工作的一小部分，单位领导不够重视，导致档案管理工作人员缺乏工作积极性。尽管一些机构建立了严格的档案管理制度，但由于过分追求利益最大化，对档案管理制度视而不见，档案管理水平低，方法落后，仍采用传统的档案管理模式。虽然公司在其他方面发展迅速，但档案管理工作方面仍然没有任何创新意识。
        2、大数据时代档案管理工作创新的可行性策略
        2.1加大投入，提高档案管理工作的信息化建设水平
        在大数据新时代背景下，面对海量信息和信息增长数量迅速的态势，数据的规模越来越大，档案管理也逐步进入了数字化行列。

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我们需要利用大数据的优势，加大对数字档案数据库的建设力度，提升数字档案信息管理水平，因此，需要提高人财物的投入力度，更新和完善档案管理设备，购置适用于档案管理的专业网络安全软件，保障档案信息安全，迅速提升档案管理的信息化建设水平，从而适应新时代的发展模式。
        2.2 专业培训，提升档案管理工作人员素质
        在大数据新时代背景下，对档案管理人员素质提出了新的要求，提升数字档案管理能力显得尤为重要。建议从以下几个方面提升档案管理人员素质：一是针对从事档案管理的专职人员和各部门配合档案收集管理的兼职人员，分门别类制定专门的培训计划，提升他们的数字档案处理能力和管理水平，从而提高档案管理工作效率；二是适当引进掌握最新技术的各类专业人才，一方面是维护档案信息数据库的安全性，另一方面是提高档案信息的有效利用率，打造一支结构合理的高素质档案管理人员队伍。
        2.3构建维护大数据时代档案信息安全的管理体系
        无论何时，档案数据膜安全性都是十分重要的一个问题。大数据时代，档案信息的安全管理难度进一步加大，信息泄露的可能性更加大，档案管理的安全性问题受到了各方的关注。为此，事业单位的工作人员需要先意识到档案管理的重要性，只有意识到了该项工作的重要性，才会在日常的工作行为中认真执行相关工作制度，减少工作中存在的失误。同时，必须要保证档案管理人员的电脑运行环境的安全，并采用适宜的技术进行事先预防，以硬件维护和防御性软件共同保护档案管理的安全。如今，被广泛应用的技术是防火墙技术，即在档案管理系统中安装一个防火墙，这样就能够对外部的侵入产生一定的防御作用。当然，如果还想提高档案信息的安全指数，还可以添加一些防御措施，比如数字证书等。这些措施的采取都是为了能为档案信息的储存构建一个安全的管理体系，重视网络信息的安全性，做好档案信息的监督和管理工作，以便于档案管理工作能在适宜的环境下进行。同时，事业单位应该加大人力资源的投入，培养专业性的人才，专门维护信息的安全，以防止黑客入侵事业单位的档案管理体系。
        2.4创设科学合理的大数据档案管理体系
        尽管近些年来档案管理工作得到了一定的提高，但还是存在一些需要改进和完善的地方。档案管理工作要想做好，需要先明白知识产权和知识产权保护法之间的关系，将档案信息中有关于法律的内容全部融入法律范围。同时，还需要提高档案管理人员的法律意识，从而促进档案管理工作的高效运行。同时，根据如今的大数据时代的特点，还可以根据事业单位档案管理的具体需求进行专业人才的专门培养。需要注意的时，尽管已经处于大数据时代，也不意味着要完全摈弃以往的档案管理方法，而是对以往的档案管理方式进行改进和优化，以便于为档案管理注入新的创意点。另外，事业单位还应该做好档案管理的软硬件设施工作，利用一些先进的大数据技术为档案管理的工作方式进行再创造。最为重要的是，要保证这些档案管理的优化方式都能够被贯彻执行下去，只有落实到实际的工作中，相应的效果才会产生，若是档案管理的优化举措一直停留在决策层面，那么一切都会失去原有的意义。
        结束语
        在当前的社会发展过程中档案管理工作在促进社会管理水平提升中的作用不断引起人们的关注，档案管理工作是一项环节众多、内容复杂的管理工作，在开展档案管理工作的时候主要涉及到的管理环节包括了档案的收集和整理、档案的保管和鉴定以及档案的利用等。在当前数据信息大量增加的情况下应当积极的采取措施来促进档案管理工作的效率和质量提升，从而来对众多的数据加以有效管理。文章就大数据时代中的档案管理工作如何进行创新发展展开了相应的策略探讨。
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        [5]曾文娇.信息时代档案管理工作的创新研究[J].办公室业务，2019（07）：59.