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摘要：在信息社会的新形势下，数字化技术被广泛应用于工作生活中，对其产生了深远的影响。档案信息作为重要的历史信息，在社会的发展中具有重要的意义，数字化档案，对其的存储和利用都具有积极的现实意义。当下的档案多为纸质，在查找和管理方面都存在不足，将档案数字化处理，可有效提高工作效率和经济效益，提高原件存储的安全性。本文将对数字化的概念、重要性进行分析，并根据建设工作推进中存在的问题，提出相应的对策，促进档案工作的顺利开展。
关键词：新形势；档案数字化；建设；对策
引言
在新形势下，数字化信息成为了生活工作中不可缺少的一部分，对档案进行数字化建设也是社会发展的必然趋势。信息化技术手段为工作生活带来快速和便捷的同时也带来了相应的挑战，如何有效建设档案数字化是探索的重点。档案作为一种重要的信息资源，作为档案管理的工作者，应明白数字化档案相较于传统纸质档案的优势和对于工作生活的重要性。积极改变传统观念，紧跟上时代的步伐，引入现代科技，创造更优质的档案工作服务。
一、档案数字化的概念
信息技术不断发展，尤其是计算机技术、数据库技术等，对人们的生活工作产生了巨大的影响。通过计算机来对档案信息进行数字化管理，从而建成一个完备的档案库，为其存储和使用奠定了良好的基础。传统档案多以纸质为载体，在存储、使用等方面都存在不足，在社会发展的过程中难以满足需求，所以将科学技术引入档案管理，可实现资源数字化，将其价值充分体现出来，促进高效管理。要建立完备的数字化体系，在目前建设过程中，还需完善档案目录信息、数据库等系统，从而推进档案数字化发展。
二、档案数字化建设的重要性
（一）有利于提高工作效率和经济效益
传统纸质的档案需要大量的纸张以及存放空间，这样就也会带来较高的经济损失，此外在档案的使用方面，也会带来很多的不便。尽管档案是分类管理的，但在提取某一文件时，往往需用更多的时间的人力去很多文件中寻找，使得工作效率被大大减慢。数字化档案就是将传统的纸质信息转为电子信息录入网络系统，创建数据库，存储起来同步备份、方便检索和提取。合理利用网络资源，建立数据库，能够有效的节省纸张的消耗，降低经济费用，同时也可提高工作人员的效率，提供更好的服务。
（二）有利于档案原件的存储
传统档案多以纸质档案为主，首先在存储方面，档案留存时间一般较长，纸张容易出现破损、腐烂、磨损等现象，从而降低了档案的价值。完备的档案信息化建设，可对原件的内容加以保护，以电子版代替实物，实现永久保存，提高利用的频率、拓展使用范围。电子信息可进一步避免由于天灾人祸带来的档案损失问题，还可减免对档案的定期修复程序，实现方便快捷的全面保护。在实现数字化档案管理后，存储过程中还需注意档案的备份，以及安全性问题，实现档案保存的长期有效性和保密安全性。
三、档案数字化建设存在的问题
（一）数字化意识不高
数字化建设在实践过程中推进的较慢，究其主要根源是工作人员的数字化意识不高，建设工作者对其重视程度不够。领导同时又未能充分的利用数字信息技术，缺乏与时俱进的思想观念，进而松懈了管理，影响了建设工作的开展。另一方面是工作人员的专业素质不高，对于数字化建设工作的理解存在一定的问题，因此在执行的过程中就会出现偏差。在不能彻底理解的基础上，就很难发挥出数字化档案的真正应用价值，工作效率也难以提高。因此改变领导者对档案数字化建设的观念，提高重视度，严格把控工作人员的专业素质水平，对于顺利推进建设具有重要意义。
（二）数字化设备不健全
档案数字化建设过程中除了要进行观念的转变之外，还需对硬件设备加以强化，“巧媳妇难为无米之炊”，有心无力同样不行。
数字化建设的过程中，科技硬件为其提供了有力保障，若没有根据需求配置相应设备，就会出现效率低、错误率高的现象。设备质量和数量的问题都会给档案的梳理工作带来额外的影响，从而限制其数据的表达和优势的发挥。此外在享受档案数字化带来的便捷时，还需提高对其安全性管理的重视程度，定期对设备进行检测和优化。但由于部分领导管理者对其重视程度不高，没有及时的对设备进行排查，所以容易收到病毒的感染，降低了档案的安全性。在电子设备受到病毒木马等的感染之后，就会影响到其中储存的档案信息，进而出现丢失或泄漏等安全问题。因此健全的电子设备，以及对其定期的检测、维护，对于档案工作的提高效率和安全性都具有积极意义。
（三）数字化制度不完善
在没有制度约束的情况下，自由散漫的工作，自然会影响工作效率以及质量，在数字化建设过程中，也需完善制度标准。当下主要存在问题有以下几点，首先规范对于员工的约束力不足，领导对其重视程度不足，导致规范制度流于形式。其次，制度标准的设置不合理，不能符合当下的实际情况，从而导致其难以实施，不能保证其有效性。最后，由于档案数字化工作复杂，在制定标准的时候，没有对其进行工作详细的划分要求，进而出现整理不规范的问题。
四、档案数字化建设对策
（一）提高专业人才素质培养
在新形势之下，为有效的推进数字化进程，需要转变领导者的思想观念，提高其重视程度，进一步加强对专业人员的素质培育，为数字化建设提供保障。因此，需要进一步贯彻档案数字化方针政策和要求，促进理解，对于工作人员要定期进行相关培训，以提高其专业素质。不仅专业素质需要提高，工作责任感，也需要继续进一步培养，从而适应档案数字化的复杂工作，进而实现各方面的提升。
（二）加强技术保障投入
科技在发展，时代在进步，数字化建设需及时现代科技引入到建设中，从而在硬件上为其发展提供有利保障。首先，需要采购完善的相关设备，在引入时，需注意设备的质量问题，在保证质量和系统的安全下引入。其次，在引入之后需还需对设备进行定期的检查优化，提高档案应用的科学性，防止出现档案丢失等问题。最后，还需加强对科技的实践应用，从而保证其安全性的前提下能够提高工作效率，发挥出数字化档案的应用价值。因此结合实际及时引入先进的技术，是数字化档案的建设必要准备，也是实现安全便捷的存储使用的重要基础。
（三）建立完善相关制度
“无规矩，不成方圆”，凡事都有章法和规则，用制度进行约束，能够有利于档案数字化建设的有效开展。首先建立制度的前提要遵循国家的统一标准，在明确符合规定的情况下，进一步完善细化适合自身需求的制度。提高重视程度，加强管理部门之间的联系配合，明确分工，划分相关责任，从而达到监督管理的有效性，促进工作人员的自我规范和做事的有章可循，进而保障数字化的顺利实施。因此，在完善建设的过程中，必要的制度制定可规范其管理和实施，进而提供更为高效的档案工作服务。
结语
在信息化的新形势下，传统的档案工作已经不能满足时代的要求，数字化档案是顺应潮流孕育的产物。两者的有效结合，给档案工作注入了新鲜血液，将有利的推动档案事业蓬勃发展，进一步提高工作的效率和经济效益。档案管理者需要提高自身专业素质，充分认识到数字化技术带来的优势，跟上时代的步伐，采用有效的策略手段，强化实践应用，推进建设工作的顺利进行。
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