中共甘南县委政策研究中心 黑龙江省齐齐哈尔市甘南县 162100
摘要：随着时代的不断发展和进步，带动了我国科学技术的提升，信息技术有了很大提高，传统的办公室档案管理工作已经不能满足于当前高效率的要求。企业能否提高效率以及发展壮大，办公室档案的管理水平非常重要，所以如何提高办公室档案的管理工作效率是当下企业最关注的问题之一。本文先概述了办公室档案管理工作及其意义，进而分析了目前存在于办公室档案管理中的问题，最后提出提升办公室档案管理工作效率的途径。
关键词：办公室；档案管理；工作方法
引言
档案管理工作是办公室管理中非常重要的一项内容。高效的档案管理可使档案的完整性得到充分保证，促进档案资料查询和利用效率的提升，将档案在办公室管理工作中的价值最大化发挥出来。现阶段，快速发展的经济与不断提升的技术水平，促进信息技术在各个领域得到深入应用。新时期，办公室管理工作的一项重要内容，即在办公室档案管理工作中，加强应用当前先进的技术，对办公室档案管理工作方法不断创新，从而促进办公室档案管理工作效率的提升。
1办公室档案管理工作概述
当今时代的显著特点之一是信息技术的飞速发展。所以，企业要适应新时代的新要求来科学合理地管理办公室档案工作，并对相关从业人员进行及时培训，强化制度建设，重视档案管理工作，积极引入新技术，进而提高整个管理效率。
2办公室档案管理工作的现状及问题
2.1办公室档案管理制度不健全完善
首先，由于各单位对办公室档案管理工作重视程度的不同，也导致相关制度的不健全完善。即便有较为完善的管理制度，也做不到严格执行，档案管理工作规范性和安全性都不高。其次，流程设置不合理。办公室档案管理标准严格且流程较为繁琐，导致实施时将流程简化，简单编号后随意放置储存，档案利用率低。再次，档案资料丢失泄露时有发生，安全问题成为档案管理的首要问题。
2.2管理方式落后
管理方式不够先进是导致办公室档案管理工作效率偏低的根本原因，这主要表现为日常工作局限于保存资料，管理工作流程也流于形式，除了保存文件资料，没能及时利用先进技术上传信息，缺少对档案数据信息的收集和整理。
2.3工作人员的专业素养有待提升
很多单位，由于领导者未全面认识档案管理工作的重要性，所以导致工作人员也未充分重视办公室档案管理工作。在部分单位，档案管理工作人员均非专业出身，以至于诸多办公室档案资料未得到妥善保存，长期随意堆放，由于管理人员没有对其进行合理规划和管理，所以具体工作不能体现出很多档案所具备的价值。另外，工作人员缺少较高的专业素养，而以技能不精，难以负责任的态度参与到档案管理相关工作中。办公室的内容繁杂，所以办公室档案管理工作对相关工作人员的要求非常高，如果他们缺乏较强的专业能力，则会让档案管理工作问题频发，进而严重影响办公室档案管理工作的效率。
2.4不够重视
目前很多企业都没有从根本上提高对档案管理工作的认识，大多数企业认为档案管理不过是日常工作中的附属品和衍生品，进而发生轻视会计档案和文书档案，过度关注人事档案和项目合同问题的出现。且企业在安排工作岗位时，多由办公室人员来兼职管理档案，又因为办公室人员缺乏专业素养，知识也有较大的局限性，企业的档案又较为复杂，就导致在分类管理上出现问题，且利用查考功能也不完善，从而使得档案资料无法体现出其价值以及作用。
3提高办公室档案管理工作效率的对策
3.1建立健全办公室档案管理制度
不同单位办公室档案管理工作的内容和特点都是不同的，在建立办公室档案管理制度的过程中，要结合自身需求和实际情况，有针对性地从档案资料的收集整理、归档保管、查阅利用等方面建立起完善的档案管理各项规章制度。制度要将责任落实到人，做到奖惩分明，具有可行性，避免流于形式。通过一系列规章制度的贯彻执行，来推动办公室档案管理工作的规范化运行，确保档案资料的安全完整和作用的有效发挥。
3.2更新档案管理工作方式
办公室人员在收集档案时应重视全流程控制及无缝衔接。在网络信息时代，档案数据主要源于各单位业务系统产生的数据，立档部门不同，其业务档案也不同，办公室在接收这些档案资料时要强化前端控制，在各业务系统中渗透档案管理工作，促使系统实时对接，确保各系统的档案数据可以实时向档案系统流转，保证档案管理的规范和高效。值得一提的是，办公室人员不能简单地收集电子档案，要投入更多时间和精力去监控各业务部门电子档案的生成，确保电子档案的安全性、可读性。在开展档案管理工作的过程中，办公室人员还要利用存储技术提升档案管理的科学化水平。如云计算技术诞生于大数据时代，云计算能针对计算资源和存储资源实施按需分配、动态扩展，支持存储并处理庞大的数据，使得办公室获得提升档案管理系统扩展性的机遇，应在档案管理中使用云计算技术，动态增减存储资源、计算资源，满足档案数据量的高速增长和服务器高速扩容的要求，大大降低系统的投资与维护成本。随着各单位积极打造业务协同平台，除了独立数据库，应集中建立档案备份中心，确保档案长期可靠、安全。
3.3提升档案管理人员综合素质
档案管理人员的能力和素质提高，可以不断促进办公室档案管理工作效率的提升。所以，要在固定的时间组织档案管理人员参与培训，使其在最短的时间内掌握丰富的档案管理知识，善于运用信息技术开展工作，可以使新时期办公室档案管理工作的要求得到满足。档案管理人员要积极学习，对数字化技术、网络技术、计算机技术进行认真学习，充分了解办公室档案管理工作的各个流程，贯彻落实单位制定的各项规章制度，确保自身行为规范。唯有如此，才可以有效提高办公室档案管理工作效率，将档案资料应有的作用充分发挥出来。
3.4从思想上高度重视档案管理工作
全面提高企业领导对于档案管理工作的认识程度，将档案管理与企业利益挂钩，切实做好实施与谋划档案管理的全部进程，并且提升档案的管理工作，同时企业也需要改善自身的有关激励体系。与此同时，不仅需要针对档案管理工作人员进行主人翁意识的培养，还要定期考核其业务能力和水平，根据考核结果对管理人员做出相应的奖惩，以期达到提升其重视档案管理工作的目的，如此一来，能激发管理人员的积极性和创造性，从而全面提高工作效率。
结语
综上所述，单位在开展办公室工作的过程中，档案的管理工作为关键的组成部分之一，档案的管理工作与进行其他工作有着密不可分的联系，只有提高企业的档案管理工作，才能对办公室其他工作的查找信息与利用数据起到促进作用，从而对整个办公室的高效运行和顺利开展工作起到推动作用。所以，档案管理这一项工作责任重大，企业要高度重视，办公室档案管理部门要与时俱进，认识大数据时代对档案管理工作提出的各种要求，不断强化培训档案管理人员，完善管理制度，以及提升管理技术，促进档案管理工作的水平和效率得到有效提高，使得办公室整体工作水涨船高、行稳致远。
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