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突发公共卫生事件下档案管理优化研究

发表时间：2020/10/27 来源：《基层建设》2020年第19期作者：周建斌

[导读] 摘要：突发公共卫生事件是突然发生的可能对社会公众健康造成严重危害的公共卫生事件，包括重大传染病疫情、重大食物中毒事件以及群体性不明原因疾病等。

        巨野县麒麟镇卫生院山东省菏泽市 274900
        摘要：突发公共卫生事件是突然发生的可能对社会公众健康造成严重危害的公共卫生事件，包括重大传染病疫情、重大食物中毒事件以及群体性不明原因疾病等。近年来，我国发生了几起重大的突发公共卫生事件，引起了社会的高度关注。为加强突发公共卫生事件的有效防控和应急处置，医院要重视突发公共卫生事件档案收集、整理、开发和利用工作。然而，突发公共卫生事件档案具有多样性、复杂性、保密性和专业性特点，增加了档案管理的难度，有关医院有必要结合突发公共卫生事件档案特点对档案管理策略进行优化。
        关键词：突发公共卫生事件；档案管理；策略
        1 医院突发公共卫生事件档案的特点
        1.1 档案内容多样性
        突发公共卫生事件档案内容包括突发公共卫生事件期间形成的各种档案资料，包括应急方案、应急处理技术、现场控制、救治药品、医疗器械等方面的资料。按载体分类，可分为纸质载体、实物载体和多媒体载体等多种形式，且各载体又包括不同类型的资料。例如，纸质载体档案包括重要会议记录、各级文件、案例材料、各类报表等；实物载体档案包括锦旗、证书、奖杯等；多媒体资料包括声像资料、电子文件等。
        1.2 档案工作复杂性
        突发公共卫生事件具有突发性、难预测性特点，医院很难在短时间内准确预判突发公共卫生事件的发生规模和危害程度，使得应对工作猝不及防。在这种情况下，突发公共卫生事件的档案管理工作显然区别于正常状态下的档案工作，需要医院针对复杂的环境重新构建档案管理体制，制定档案管理制度，增加了档案工作量和复杂性。
        1.3 档案利用保密性
        突发公共卫生事件档案包括国家医疗卫生安全措施、专利核心技术和涉密信息等资料，要求医院保守突发公共卫生事件档案秘密，限制对媒体公开信息的范围，以免对社会安定造成影响。在突发公共卫生事件档案管理中，要处理好公开与保密之间的关系，只能公开非涉密信息，维护社会公众的知情权。同时，在突发公共卫生事件之后，要严格执行档案保密规程，实行查阅档案授权制度，明确查阅范围。
        1.4 档案管理专业性
        突发公共卫生事件档案管理是一项专业性较强的工作，需要根据突发公共卫生事件类型，从专家角度出发收集预防、应对、方案、措施、处置等方面的资料，并分类。这就要求档案人员具备较强的专业判断能力，对突发公共卫生事件档案进行标准化管理，为突发公共卫生事件期间的组织决策、危机预警提供参考依据，最大程度降低突发公共卫生事件造成的危害，不断提高医院对突发公共卫生事件的应急处置水平。
        2 做好突发公共卫生事件档案管理工作的重要意义
        2.1 为应急决策提供信息保障
        突发公共卫生事件档案在医院应对突发公共卫生事件期间发挥着决策信息参考作用，能够消除因信息不对称给应急决策带来的不利影响。在突发公共卫生事件期间，医院可利用以往形成和当前收集的档案信息资源，研究突发公共卫生事件的发展情况及可能产生的后果，做出正确的应急决策，降低决策失误风险。在突发公共卫生事件之后，医院可总结决策工作经验，形成完整的档案资料，为以后处理同类型突发事件提供参考。
        2.2 为宣传教育提供真实材料
        突发公共卫生事件档案具备真实性、原始性和客观性特点，完整地反映了突发公共卫生事件的发生、发展情况，以及事件造成的损失和危害，总结了医院及各部门在应对突发公共卫生事件中的经验教训。这些档案资料是对广大群众开展突发公共卫生事件宣传教育的重要素材，有利于让群众了解突发公共卫生事件的处置过程，引导群众增强防范意识，提高群众应对突发公共卫生事件的能力和心理素质。

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        2.3 为医学研究提供宝贵资料
        突发公共卫生事件档案具备重要的医学研究价值，通过对档案资料进行分析、查证，能够帮助医学研究者探究突发公共卫生事件的发生预兆和成因，进而对突发公共卫生事件应急预案进行修订，规范突发公共卫生事件的处置方法，为科学防范和控制突发公共卫生事件提供科学依据。同时，加强突发公共卫生事件档案管理，能够进一步完善医院档案工作体系，丰富档案资源，为医院开展医学研究提供宝贵资料。
        3 突发公共卫生事件档案管理的优化策略
        3.1 建立档案工作应急机制
        3.1.1 建立突发公共卫生事件档案管理制度。医院要明确档案形成、收集、整理、归档的范围和方法，明确各部门档案管理的责任，及时将收集的档案材料进行整理归档。
        3.1.2 建立专题档案。医院应充分考虑突发公共卫生事件的特殊性，制定文书档案的整理、分类和编号方法，建立突发公共卫生事件专题档案，形成专题信息资源库，确保档案能够如实反映出突发公共卫生事件的全过程。
        3.1.3 制定档案收集与管理规范。医院要将有关突发公共卫生事件的政策法规、技术方案、病原体检测、个案调查等资料都纳入到收集范围，同时还要收集声像材料、电子文档、实物等资料，保证档案资料快收集齐全完整。
        3.2 构建分类档案管理体系
        3.2.1 实物档案管理。对实物档案进行分类登记，遵循一物一卷的原则进行立卷，在实物档案登记表上编写统一的档号，明确实物档案的具体数量。在实物档案上加盖档号章，按照序号将实物档案排放整齐，归入文书档案进行保管。
        3.2.2 声像档案管理。声像档案主要包括国家领导人和上级部门在应对突发公共卫生事件时进行指示、视察的声像资料。在声像档案收集与归档中，应筛选出有价值的归档，即统一编号归档重要会议、重大学术交流的声像资料；分类整理突发公共卫生事件中上级领导看望一线医护工作人员、听取汇报、做出重要部署的声像资料；整理归档各种大事的照片资料，对其统一编号，按照时间循序进行归档。
        3.2.3 文书档案管理。对鉴定收集的文书进行分类保存，根据档案性质分为短期、长期和永久；在永久保存的档案中，应根据档案性质进行分类，包括应急机构编制、人员名册、人员调遣等资料，以及重要会议记录和电子文件；在长期保存的档案中，应妥善保管好党中央、政府和卫生主管部门发布的与突发公共卫生事件相关的文件。同时，应妥善保管突发公共卫生事件期间所产生的各类文书资料，包括医疗救治、感染控制、护理工作、应急处置等方面的资料。
        3.2.4 病例档案管理。突发公共卫生事件中的病案是极其珍贵的资料，应将重大疫情病例档案作为管理重点。应详细记录病人姓名、性别、发病时间和地点、病情发展情况、潜伏期内接触人群等信息，为流行病学研究人员提供宝贵研究资料。医院要将病例资料装订成册，按照时间顺序进行分类编码并归档。
        3.3 加大档案开发与利用力度
        医院要加大对突发公共卫生事件档案的研究力度，积极开发和利用突发公共卫生事件档案，提高突发公共卫生事件档案的利用价值，为政府部门制定卫生政策、落实疾病防治措施提供决策依据。医院档案部门要联合各个临床科室研究档案，建立起疫情案例库，对突发公共卫生事件的疫情发生、应急预案实施效果、防治措施的有效性等方面进行研究，为类似疫情发生的及时应对提供经验。应对每次突发公共卫生事件进行对比分析，找出突发疫情的内在联系和共性特征，为医院制定应急预案、做好预测预警工作提供依据。此外，还应积极编研突发公共卫生事件档案，分析梳理第一手原始资料，多层次加工档案信息，创建医院档案精品工程，为提升医院应对公共卫生事件能力做贡献。
        参考文献：
        ［1］洪宇翔.我国突发事件档案研究综述［J］.浙江档案.2017（5）：92—93.
        ［2］曹国萍.医院突发公共卫生事件档案的特点与管理初探分析［J］.临床医药文献电子，2018（9）：104—105.