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电子政务系统中的档案管理问题与思考董宸汝

发表时间：2020/10/27 来源：《文化研究》2020年5月作者：董宸汝

[导读] 近些年，我国电子政务建设不断地发展。

河南省永城市东城区欧亚路人民医院，董宸汝

摘要：近些年，我国电子政务建设不断地发展。因此，档案管理部门当前的重要任务是切实地落实档案行政管理与服务工作，积极采取有效的措施提升电子政务档案管理工作的质量与水平。主要研究电子政务系统中档案管理现状，并提出有效的解决对策，希望为有关专业人士带来一定的思考与借鉴。
关键词：电子政务系统；档案管理现状；若干思考
        处理好档案管理中的问题。电子政务属于政府活动的一种新形态，主要工作内容是将政务信息与公共服务等提供给公民、社会乃至政府部门。通过采用电子政务方式，不仅可以节约更多的行政成本，更可以提升行政办公质量与效率，在完善行政管理体制的同时，保障行政管理体制的廉洁高效。为此，现阶段档案行政管理部门的最紧要任务是落实档案行政管理与服务工作。
       一、电子政务档案管理的重要意义
       电子政务档案管理的主要工作内容是收集、立卷、保管、归档、利用以及整理电子政务文件，其中，需要注意下面几点内容：首先，电子政务档案主要包括政府文件以及文件备案等。电子政府档案管理不同于传统档案管理的是注重档案的使用。其次，完善的共享信息资源网络体系是电子政务档案管理的基础。最后，电子政务档案管理与其他各类档案管理相比较，更加注重保密管理的审核、管理与使用，特别是针对不适宜公开的电子政务档案，需要遵守国家的保密规定。一直以来，我国高度重视电子政务档案管理工作，并强调要建立健全电子政务工作各个环节的制度规范，加强电子政务工作，以更好地服务回馈广大群众，为社会经济建设发展提供助力。因此，在全新的发展形势下，电子政务档案管理工作应顺应时代发展需要，在做好电子政务内部建设工作之外，在实践活动中不断探索、创新电子政务档案管理工作方式，从而推进公共服务工作质量的提升。
       二、解决电子政务系统档案管理问题的措施
      （一）明确管理职责，确保组织保障
       作为领导层应高度重视电子政务档案管理工作，将其作为工作的重中之重。此外，应组织成立电子政务系统档案管理小组,加强对电子政务档案的信息化建设的指导与监督，并且明确管理职责与责任主体，从而推进电子政务档案管理工作的顺利进行。
       （二）全面考虑确保电子政务档案安全
       电子政务档案的安全受到许多方面的因素影响，为此，要从技术、管理以及法律法规等层面保障电子政务档案的安全。具体而言,包括下面几点内容：第一，就技术层面来看，应提升自主研发管理系统能力，综合运用加密、杀毒以及备份等方式保障电子档案的安全性；第二，就管理层面来看，应建立健全监督管理体系，全面提升工作人员与管理人员的安全意识与专业技术水平；第三，就法律法规层面来看，应完善与电子政务档案管理相关的法律法规体系，切实保障电子档案管理工作的规范性。
       （三）做好档案安全保护措施
        由于电子档案的特殊性，其安全性会受到各种外界因素的影响。因此，要从多方面入手进行安全保护，一方面，加强技术保护，注重自主开发相关系统的意识，并制定相应的安全保密、杀毒等措施［5，6］；另一方面加强员工教育，提高员工安全意识，并建立相应的管理体系。另外，相关部门要加强档案管理方面的立法，利用法律法规来保证档案管理的顺利进行。

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       （四）对共享策略进行整合
        档案管理极其复杂，要从背景、周围环境、管理过程等多个角度进行整合：一方面，要对整合共享的含义进行界定，从信息和实体两个角度同时出发，形成一体化共享思维；另一方面，不同的整合共享策略的效果是不同的，要根据不同的策略从效率和深度上对各自的特点进行分析，确定使用分散式还是集中式。
       （五）对档案移交过程进行规范
        从档案归档的方式来讲，在线归档能够实现电子档案及时、快速、准确地归档，成为目前归档的主流方式，而离线归档在对特殊格式档案的归档时具有自身的优点，而且能够很好地处理涉密材料，也是归档中的重要方式，因此，目前的电子政务系统应该采用以在线归档为主、两种方式并存的归档方式来满足档案管理的需求。同时，在档案管理的过程中要做到以下四点：第一，在双轨制的基础上，正确区分不同介质档案移交的方法；第二，注重电子档案归档中的问题，保证档案的有限性，防止双套归档；第三，明确责任分工，在档案移交的各个环节中明确各部门的职责，保证归档的及时完整；第四，制定相应的规范保证档案归档的顺利进行，并不断提高技术含量。
       （六）明确档案管理工作的责任
        为了有效避免在档案管理中前端控制和全程监督存在的矛盾。档案室工作流程是对文件形（成部门进行承接，之后与档案馆进行连接，而档案室与其他部门处于平等关系，因而没有对前端文件进行干涉的权利。对此，档案室需要对其在档案管理的生命周期中的地位进行明确，做好承前启后的工作，发挥沟通的作用，使其各司其职，进而使电子档案管理全程安全畅通。
       （七）加大资金技术投入力度，加强专业人才的培养
        为了推进电子政务档案管理工作的有序开展，应重视加大资金的投入，加强对高素质人才队伍的建设.此外，政府部门应全面支持电子政务建设。伴随着电子政务的快速进步与发展，电子档案的数量不断增加，随之增加了电子档案管理部门的工作量。因此，为了保障档案管理的工作质量，应重视加大对专业人才的培养力度，根据工作人员的不同职责，有针对性地采用培训方式，重点提升电子档案工作人员的综合业务管理能力以及信息技术运用能力，从而促进电子政务档案管理工作质量与效率的提升。
        结束语
        在电子政务日益深化背景下，政府部门的工作方式以及业务流程发生了巨大的变化，使得档案内容与形式等发生了重大的变化，对档案行政管理部门的工作提出了更高的要求。为此，作为电子档案工作部门应在全面认识电子政务系统档案管理工作中存在的问题的基础上，相应地制定出有效的解决方案，落实各个环节的工作，从而全面提升电子政务系统的档案管理工作水平，促进我国社会经济建设的健康、快速发展。
参考文献
[1]李小芳.电子政务系统中的档案管理现状问题及其若干思考[J].江西电力职业技术学院学报,2019,32(02):12-13+16.
[2]宿昊.电子政务系统中的档案管理问题与思考[J].办公室业务,2017(24):183.
[3]柳斐.电子政务系统中的档案管理存在的问题与思考[J].统计与管理,2017(09):177-178.
[4]李建华.浅析电子政务系统中的档案管理的问题与对策[J].经贸实践,2017(01):154.