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信息化背景下的教学档案管理工作

发表时间：2020/10/27 来源：《文化研究》2020年5月作者：李萌

[导读] 教学档案是衡量学校教学质量和教学管理水平的重要标识之一，加强教学档案的管理，对推进教学管理工作的科学化和制度化具有重要的意义和价值。

吉林长春陆军装甲兵学院士官学校李萌 130000

【摘要】教学档案是衡量学校教学质量和教学管理水平的重要标识之一，加强教学档案的管理，对推进教学管理工作的科学化和制度化具有重要的意义和价值。随着计算机与软件技术的飞速发展，传统教学档案管理工作模式逐渐被信息化档案管理系统所取代。本文以信息化背景下的教学档案管理工作为研究内容，针对教学档案管理工作的需要，提出具有可操作性的意见和建议，促进信息化背景下的教学档案管理工作高效开展。
【关键词】信息化；档案管理；教学档案
        教学档案是伴随着教学活动的展开而产生的大量有价值的、各种类型的材料记录。教学档案在教学管理中具有很重要的作用，是教学评价不可缺少的依据。提高教学档案的管理水平和利用价值，有利于提高教学质量，改进教学方法和进行教学研究服务，对于学校的重大决策和科学科研管理工作具有重要的指导作用。但由于各种各样的原因，在当前的院校教学档案管理中，存在着各种问题：档案管理理念有待更新、信息化档案管理平台资源整合不力、档案管理技术迭代较慢、档案管理人员素质参差不齐等。
        基于快速、高效等多种优势，信息技术在社会各领域得到了广泛应用,随着“大数据”“云计算”“物联网”等技术与档案管理工作的融合，实现了传统档案管理工作的信息化转变。在利用信息化技术发展优势的同时，也要全面创新档案管理工作机制，加快适应过程，促进现代化档案管理体系的构建，提升档案管理水平。
        一、调整滞后的管理模式和管理理念
        信息时代的到来使各行各业都加速了转型步伐，档案管理工作同样遭遇前所未有的变革危机，但也预示着存在新的发展契机。但在传统档案管理理念的影响下，信息化档案管理制度得不到应有的重视。在此情况下，档案管理人员在理论与实践学习过程中缺乏主动性与积极性,以至于在实际工作中无法有效利用信息化档案管理系统。
        因此相关工作人员应该及时摒弃滞后的档案管理方式及思想，自觉学习利于提升工作效益的相关软件工具，借助前沿的电子装置和高新科技实现档案信息资料的有机管理，增强档案管理的时效性、科学性和精准度。为此，要持续增强档案管理人员的专业素养和核心竞争能力，不断适应信息时代大背景下档案管理的发展新需求，以推动国家档案管理工作朝着更加光明和可持续的方向前进。
        二、构建信息化教学档案管理平台
        为更好地发挥信息化档案管理系统在资源整合、查询、阅读等诸多方面的优势，加快信息资源的共享利用，为人们提供更加快捷的档案服务，则需要根据日常档案管理工作的内容、流程，构建与之相适应的信息化教学档案管理平台。根据档案管理的工作流程，可以将其分为档案收集、整理、共享等八个环节，各环节紧紧相扣，形成体系化的档案管理流程，为信息化档案管理系统的构建打下了坚实的基础。
        关注档案管理软硬件设施建设，避免信息化档案管理出现漏洞。

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同时强化档案管理所需的基础设施建设，发展和创建更加高效、便利和安全的信息化档案数据库，相关的软件和硬件设施都要进行定期检查、维护和更新，保证档案管理工作效率，同时只要发现任何现实或潜在的安全隐患,都应该立即将具体情况上报至有关责任部门，避免档案信息化资料的泄露及其他重大事故，以免组织遭受不必要的损失。
        三、引入数字档案管理技术
        在传统档案管理工作中，主要包括档案记录、存储、检索三个内容.而在信息化档案管理系统的构建过程中，还需要引入以电子档案库和具体化分析管理模式的数字档案管理技术。
        数据共享型的信息管理系统，是在信息化高度发展以后出现的。它可以实现全网的数据传输以及信息共享，真正地使教学档案管理信息化。随着国内信息技术的快速发展，越来越多的院校建设了自己的档案管理管理系统，根据自身需求分析后有针对性地对功能进行研发。从而提升院校教学档案管理的效率并降低教学档案管理的风险性以及减少人工管理的工作量，大大地提升了院校教学档案的管理效率。
        另外，准备高效的档案信息化管理备用方案同样很有必要。它可以在电子档案管理数据库遭遇外部黑客等不良分子侵袭时，很快地处理问题，防止组织陷入快速瘫痪的境地，也能够很好地保护档案文件，确保档案管理工作有序进行。
        四、加强档案管理工作人员自身素质建设
        信息技术与传统档案管理工作的融合，在一定程度上减少了档案管理工作中人力成本的投入。然而，这并不意味着人的因素可以忽略，档案管理工作人员的素质,将直接影响数字信息化背景下教学档案管理工作的有效性。提升档案管理人员的专业素养和核心竞争力，使得教学档案管理工作完成得更为精准和高效。
        一方面，需要从意识观念入手，使广大档案管理工作者树立正确的价值观和工作理念，自觉承担相应的工作任务，牢牢树立为人民服务的全局思想，明确自身工作的重要性和现实价值，鼓励工作人员不怕苦、不怕累，能在平凡的工作岗位中干出不平凡的业绩，创造性工作和学习。
        另一方面，广大档案管理工作者需要不断提升专业素养.档案的信息化处理本就是一项对专业综合素养较高的工作,这项工作需要员工对多个领域有所了解，管理工作者应该利用业余时间强化学习，借助最适合自己的学习方式完善和改进自身的档案学理论架构，对档案管理发展动向要有高度的敏感性，把握前沿的档案信息化管理任务有关的原理。
        五、总结
        信息技术的发展为信息化档案管理体系的构建创造了条件，随着用户需求的不断提高，传统档案管理工作中存在的弊端不断显现。在此情况下，通过调整滞后的管理模式和管理理念、构建信息化教学档案管理平台、引入数字档案管理技术和加强档案管理工作人员自身素质建设等措施，可以扬长避短，最大程度地发挥教学档案管理工作的信息化优势。
作者简介：李萌（1994.03-），女，吉林省长春市人，陆军装甲兵学院士官学校助理馆员,研究方向：档案管理。