朱红梅
甘肃省特种设备检验检测研究院 730000
摘要：档案管理是事业单位日常工作中的重要环节，对于保障和推动各项工作高质量完成具有至关重要的作用。因此，在信息化水平飞速发展的当下，要充分运用先进的信息技术手段，推进事业单位档案管理信息化建设，提高档案资源的保存率和利用率，从而促进事业单位档案管理工作的不断完善和优化。
关键词：事业单位；档案管理工作；信息化建设
1信息化建设的重要性
1.1提高工作效率
加强信息化建设能够加快档案资料的整理，从而提高档案管理工作的效率。众所周知，我国进入了互联网时代，对于网络的要求越来越大。在实际工作中，网络技术也必不可少，它能使我国的档案管理更加规范、迅速，与传统档案整理方式相比，其能大大提升工作效率，减轻工作人员的工作量，让管理人员能够从繁重的工作中释放出来。
1.2提升档案整理的准确性
在档案管理的工作中，档案整理的准确是最基本的工作要求，对档案管理工作进行信息化建设，可以保障资料信息的准确，有利于档案管理工作的开展。尤其是事业单位的方案管理，它必须具备客观、准确的记录，具有严肃性，这样才能够保证整理后的档案资料万无一失。
1.3档案资料保存的多元化
传统的档案保存模式均是采用纸质档保存，如果材料不小心丢失，就会给整个事业单位带来影响。随着科技的发展，现在的档案保存模式不再单一化，它能够通过大量现代化的管理手段进行存储，从而推动事业单位档案管理的发展。
2事业单位档案管理信息化建设存在的问题
2.1档案管理信息化的配套设施不够完善
在我国事业单位的档案管理中，档案管理部门的人员流动性大，所以在档案信息的保留与管理中这一方面有许多的误差，而且档案管理部门的配套设施也不完善，所以有些材料在收集和整理的时候不够全面，如果往更严重的方面来说，甚至会对档案保存的安全受到影响，并且也会导致工作的效率降低，因此，事业单位的管理层在对配套设施的完善上面要加强重视，但是有部分事业单位的管理层对这项工作不够重视，落实程度不够，就不能很好的提高工作的效率。
2.2必要的档案信息内容安全措施比较缺乏
事业单位中的档案信息是十分重要的，在对这些档案信息进行处理时一定要保证它们的安全性。但一些事业单位对档案管理进行信息化建设时，很容易对这个问题进行忽视，从而导致一些比较机密的信息外泄，这就会给事业单位造成许多不必要的麻烦。在工作的时候，部分事业单位的相关工作人员在对公开信息进行审查时并不是特别的严谨，或者在不是规定的设备上浏览档案信息等，这些操作都有可能造成事业单位机密文件的流失。因此，在对档案管理进行信息化建设时，一定要严格的按照规定程序进行操作，确保档案管理信息的安全性。
2.3工作人员的素质不足
在事业单位上班时间比较久的人，尤其是年龄稍微大一些的人，他们受传统的观念的影响很深，并且也习惯了以前的工作方式，档案管理信息化建设对他们来说是一项新的事物，要让他们快速接受，是一件比较困难的事情，他们的观念无法快速转变，就很难跟上信息化技术的水平，并且信息化的应用这一方面，对于工作人员的信息技术应用来说有着很高的要求，因此，工作人员观念的转变和信息技术的应用也是一大难题。
2.4档案的资源没有被充分利用
到目前为止，事业单位档案管理的制度也存在一些问题，有一部分工作人员对于档案的保密性工作做得很好，但是对档案资源的开发与利用这一部分的工作不够重视，使得这些档案资源没有被充分的利用，没有挖掘到它们的潜在价值。
3事业单位档案管理信息化建设存在问题的解决措施
3.1相关的配套设施进行完善
想要做到良好的档案管理信息化建设，不仅要在人力上下功夫，而且还需要完善的配套设施，如果仅仅在工作人员身上下功夫，而没有重视配套设施的完善，那么档案管理信息化建设，也没有办法很好的进行，要想拥有好的设备，就要花费更多的资金，不管是设备的购进，还是设备的升级优化，都和资金脱不开关系，只有不断的升级和完善设备，才能让配套设施的安全方面和搜集资料的准确方面得到很大的提高，打个比方说，如果配套设施没有升级或者优化，在工作的时候，输入资料和存储信息的时候，其中一些步骤就会出现一些漏洞，或者是大大小小的错误，一旦出现问题，工作就无法顺利的进行，就会影响到工作的进程，也有可能会出现资料丢失的情况，配套设施如果没有及时的优化和更新，就会影响工作的效率，所以，事业单位必须对配套设施的完善引起高度的重视。
3.2对事业单位的档案信息化的监督制度进行完善
为了可以使事业单位的档案管理信息化建设过程得到相应监督与管束，制定和完善监督制度是十分有效的方法，但在实施过程中一定要遵守法律法规。不断的对监督制度进行完善，不仅可以使档案信息的安全得到保障，还可以使员工的工作意识和兴趣得到较大程度的提升。与此同时，事业单位还可以把外部监督与内部监督相结合起来，互相合作共同进步，通过这种方法可以更好的对档案管理信息化建设的过程中所出现的问题进行解决，及时的对错误做法进行纠察与改正，从而可以使整个档案管理信息化建设过程变得更加安全与可靠。
3.3定时的对电脑进行检查
还有最重要的一个问题就是信息的管理安全问题，事业单位的很多文件都是机密性很强的文件，如果发生丢失或者是泄露等情况，将会造成很严重的后果，因此，在档案管理信息化建设中，要采取一些方法或者是有效的手段来保证文件的保密性，可以安装一些杀毒软件，定期的对电脑病毒进行查杀和处理，及时的发现问题，解决问题，以免造成严重的后果。
3.4提高工作人员自身的素质
如果只有好的配套设施，工作人员没有过硬的技术的话，就无法完成档案管理信息化建设这项工作，对于工作人员来说，首先就是要对计算机的操作进行熟练的应用，对网络信息化的一些理论知识也要掌握，工作人员一定要快速转变传统的思想，积极的学习新的工作方法，努力的提升自身的计算机素养和水平，以便于更好的工作，在平常的工作中，计算机操作水平比较高的工作人员，也要积极的给一些计算机操作不熟练的工作人员，灌输一些基本的计算机操作理论知识，并教给他们实际的操作技术，以防他们在遇到问题时，能够妥善的解决。
3.5做好档案的保密工作
如今的网络发展水平，使得网络信息的传播速度很快，范围也很广，如果事业单位的一些机密性比较强的文件，在网络上随意的传播或者是交流的话，将会对事业单位的信息安全造成非常严重的影响，因此一方面，事业部门要做好文件的保密管理的机制，对一些机密性比较强的文件进行更好的保密安全管理，可以让工作人员提高对于机密文件保护的重视程度，先从内部进行防护，另一方面就是提高网络安全技术，防止因为黑客或是网络病毒造成机密文件外泄。
4结束语
信息技术的快速发展有利于档案管理工作的信息化建设，但是在进行信息化建设时也会存在一定的问题，因此工作人员要找出问题的根源，研究相应的解决方案，使档案管理工作更加顺畅。
参考文献
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