张琦
云山农场人力资源和社会保障科 黑龙江 鸡西 158420
摘要：信息化背景下，档案服务创新成为档案学研究的重点以及热点，成为当前档案管理工作的方向和趋势。由于我国在档案信息化建设领域起步较晚，所以许多单位并没有及时将数字化信息技术融入到档案服务领域，无法最大限度地提升档案服务工作的价值。
关键词：档案服务；信息化；数字化信息技术
一、信息化背景下档案服务的必要性
伴随档案信息化建设步伐不断加快以及我国档案事业的创新发展，单位必须要进一步抓住数字化信息技术这一有力抓手对档案资源进行开发和利用[1]。一方面，档案管理人员推动档案服务信息化建设，可以为更多的档案需求主体提供多样化的档案服务，避免档案服务工作边缘化，赢得单位领导对档案服务工作的认可。另一方面，档案管理人员充分发挥自身主观能动性，立足于单位实际状况开展档案服务工作，可以更好地改变档案服务的内容和模式，适应信息化时代的发展趋势。总体而言，在当前愈发复杂的档案服务环境中，信息化技术已经成为档案服务创新建设中不可或缺的因素。
二、信息化背景下档案服务中存在的困境
（一）大数据技术与档案服务的融合度不高
当前，大数据技术在档案服务中的应用层次不高，制约了单位档案价值的发挥，不利于节约单位档案服务成本[2]。一方面，部分单位尚未将大数据技术应用到档案专题建设领域，档案服务仍旧是一种“被动式”的服务。在这种环境下，单位档案需求主体通常只能通过零散的档案资料来分析相关工作，无法最大限度地发挥档案资源的价值。另一方面，部分单位尚未认识到大数据技术对于档案服务的价值，没有充分利用大数据技术在信息资源检索、收集以及利用层面的优势，降低了档案服务实效。
（二）档案安全建设滞后，容易发生安全事件
信息化环境下，如果不能对档案资源进行安全管理，则容易发生泄密、篡改等问题，影响档案资源的价值。尤其是科技档案、人事档案以及财会档案等涉及单位利益以及组织人事工作的档案资源，其真实性、准确性以及完整性更是会直接影响到单位档案服务工作的效用[3]。当前，我国部分单位对于档案安全建设缺乏足够的重视，没有结合信息化环境的具体要求来开展档案安全建设，应用相关数字化信息技术的能力不强。除此之外，在事后防控领域，部分单位没有做好相应的档案备份工作，档案因物理灭失后影响档案服务工作的正常开展。
（三）档案数字化建设欠缺科学性，档案服务基础薄弱
现阶段，部分单位在档案资源数字化建设领域没有投入足够的人力、物力以及财力资源，难以依托数字化建设这一背景下来提升档案服务实效。第一，部分单位没有购置相应的高速电子扫描仪、计算机、微缩相机等软硬件设施，没有及时对纸质档案进行数字化转化。第二，部分单位没有对数字档案的格式以及内容进行统一的规定，不利于对档案资源进行专门化管理。
第三，部分单位在档案共享领域存在不足，与上下级单位的档案共享程度低，难以提升档案资源的利用实效以及服务范围，不利于档案资源价值的最大化。
三、信息化背景下档案服务策略
（一）依托大数据技术，建设档案专题
信息化背景下，大数据技术能够进一步帮助单位检索、收集以及利用相关的信息资源，为档案服务创新提供了新的方向和思路。为此，单位可以将大数据技术应用至档案服务领域，通过对同种类型档案进行识别后形成档案专题，更好地为单位档案需求主体服务。一方面，单位可以按照年度或者档案类型来建设档案专题，对相关的档案资源进行整合、开发和利用，形成档案年纪等档案专题。另一方面，单位可以结合未来业务工作的发展趋势以及要求来开展档案管理工作，确保档案专题能够满足档案需求主体个性化的需求，进一步发挥档案资源的服务价值。
（二）重视安全建设，确保档案资源的价值
信息化背景下，档案管理信息化系统容易遭受木马、黑客等病毒程序以及非法程序的攻击，影响档案资源的利用开发，损害档案资源的价值。为了进一步确保档案资源的完整性、真实性以及准确性，单位要重视安全建设，综合利用多种信息化技术以及软硬建设设备来管理档案资源。第一，单位可以探索实现内外网的网络隔离以及物理隔离，通过封闭的内网环境来对重要的档案资源进行内部传输。同时，单位可以在内网以及外网终端安装相应的保密系统，自动识别涉及档案安全以及档案保密的关键信息，及时发现档案管理人员以及工作人员的违规传输行为，提升档案安全防护的级别。第二，单位可以将区块链技术、数字水印技术、数字加密技术、防黑客扫描技术应用到档案安全管理中，实现对病毒程序以及非法程序的有效防范。第三，单位要定期检测网络的安全情况，及时发现网络安全漏洞，采取更有针对性的举措。第四，单位要进一步做好档案备份工作，探索将档案资源上传并备份至云储存终端，防止因硬盘以及档案管理系统崩溃而导致档案灭失的情况发生。
（三）重视档案数字化建设，夯实档案服务的基础
档案数字化建设是档案服务的基础，也是延伸档案价值的重要举措。为此，单位要进一步深入推进档案数字化建设，实现对档案资源的数字化管理。第一，单位要购置高性能的电子扫描仪器、计算机、存储硬盘以及其他软硬件设施，营造优良的数字化处理环境，实现对纸质档案的数字化转化。第二，单位要统一不同类型数字档案的格式、内容，增强档案管理工作的规范性，避免档案管理中出现无序性的问题。第三，单位要进一步加快“云共享”建设，加快与上下级单位、其他业务关联单位之间的合作，探索档案资源的共享，提升档案资源的服务价值。
综上所述：伴随数字化信息技术的高速发展，我国已经全面进入到信息化社会当中，数字化信息技术成为当前各行各业应用最为广泛的一项技术。具体到档案服务领域，数字化信息技术改变了档案服务的内容、方式以及要求，使得档案资源能够更为高效便捷的在互联网环境中进行传输和利用，解决了传统人工管理的局限性。然而，部分单位在缺乏理论参考以及实践指引的情况下，没有充分将数字化信息技术融入到档案服务领域，存在大数据技术与档案服务的融合度不高、档案安全建设滞后以及档案数字化建设欠缺科学性等突出问题，影响了档案服务工作的开展。为此，单位要进一步利用大数据技术以及其他数字化信息技术，加快档案安全建设的同时，创新档案数字化建设模式，进一步推动档案服务创新升级。