陈晶
航空工业哈尔滨飞机工业集团有限责任公司
黑龙江省哈尔滨市150060
【摘要】企业档案作为企业经营历程中的重要资源，对企业管理和发展起着重要作用，在信息化技术高速发展的新时代背景下，企业档案信息的重要性也日益凸现。为了能够有效提高档案信息的利用率，为企业战略发展提供有力支持，企业应对档案管理数字化建设加强重视，通过先进数字化技术的应用，使档案现代化管理水平得到全面提升。本文就目前企业档案信息化管理中存在的问题进行分析，并提出相应的解决对策。
【关键词】信息数字化;企业档案管理;应用
企业信息档案作为重要的战略资源，在企业经营和可持续发展中起着重要作用，为企业战略决策的制定提供有力支持。企业档案管理随着信息化技术的发展，也面临着新的机遇和挑战，传统的档案管理手段已无法适应信息化发展的需求。
一、档案数字化建设的必要性
何为数字化？数字化是信息时代的专有名词，指的是将繁琐的信息转变为可以度量的数字。理解了数字化，我们就不难理解什么叫档案数字化了。顾名思义，档案数字化就是指将档案的各种信息转化为数字化的形式进行储存，通过网络的方式建立信息与信息之间的联系。通常当我们领取了想要保存的文物之后，将文物进行简单的分类整理，之后再用扫描仪进行高速的扫描，在电脑端进行图像处理和质量检查，最后再进行数据的还原，将原件返还。跟传统的档案处理相比，在速度上面，档案数字化的建设会显得高效许多。以前档案的处理基本上都是人工操作，人工操作的速度不及电脑运行速度的万分之一，所以推进档案的数字化建设可以节约很大一部分时间。在成本方面，传统的档案管理不仅需要消耗人力物力，还需要占用一定的空间位置，反观档案数字化建设，基本上不需要占用任何空间并且可以腾出更多的人力去做其他事情，可谓是两全其美。在原件保护方面，数字化档案几乎不可能造成文件的损伤以及丢失，更是能够预防不法分子的篡改，可以保证文件的真实有效性。
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二、目前企业档案管理工作存在的问题
2.1工作规划不合理
事实上，在建设企业数字化档案管理的进程中，许多企业都不具备整体性。很多时候，在相关数字化档案管理工作中，企业会通过以局部带动整体的形式开展工作，然而，这样的工作方式常常使相关工作部门不能实施统一有效地沟通，为相关部门的沟通协调带来困难，为企业的协调运作产生不利影响，从而大大降低了企业工作效率，降低了企业的经济利益。
2.2数字化管理不科学
目前的数字化管理不科学，主要表现在四个方面。第一，在实际工作中，许多企业的办公系统与数字化档案管理系统存在不兼容的问题，这一问题的存在为档案管理工作增加了工作难度，在相关文件需要整理归档的时候，往往需要进行格式的转换才能顺利归档，极大地增加了工作负担，降低了企业的工作效率。第二，一般情况下，企业在保存管理电子档案的同时也会保存纸质档案，这造成了许多不必要的浪费。许多企业对建立数字化档案管理的工作缺乏足够的认识，在实际工作中，对电子档案的接受度不够，而在时代发展的今天，建立电子档案是一种必然的趋势，然而相关企业在进行了电子档案整理工作后又对相关纸质档案进行实施归纳整理工作，在浪费纸张资源的同时也浪费了人力资源，极大地降低了企业的工作效率。
2.3档案管理形式不合理
档案是信息储存的方式，这项工作主要是对企业的相关资料进行记录，而档案管理则是对相关企业资料进行归纳整理与保存。因此，档案管理工作十分复杂，在实际工作中，也会耗费许多资源。而信息技术发展到今天，许多企业的档案管理工作形式依然不够合理，许多企业一直沿用传统的工作方式，在开展档案管理工作时以手工管理形式为主，这种档案管理工作形式极大地降低了相关工作的工作效率，在实际工作中出现错误的可能性较高，对企业运营发展不利。
三、企业档案管理信息化建设的有效对策
3.1企业档案管理制度落实。在企业管理中，档案管理具有复杂性高、操作琐碎的特点，作为企业决策科学性的重要保障手段，档案管理的质量与水平也越来越受到重视。因此为了更好地发挥档案管理的作用，需要对档案管理数字化建设以及相关管理制度予以健全和完善。企业应结合自身特点，对档案管理部门的管理制度予以建立，使档案管理的稳定性得以保障。在档案信息数字化管理过程中，对现代化技术手段应加强应用，加大先进设备及技术的投入力度，使档案数字化建设的物质基础和支持得到有效保障。另外加强档案管理信息化建设的宣传和协调力度，通过企业管理层的高度重视，使企业整体员工提高对其重要性的认识，并在实际建设过程中，提高各部门之间的协调配合力度，使企业的档案管理水平得到全面提升。
3.2企業档案管理信息化建设加强。在企业的档案管理过程中，进行档案信息数字化建设的同时，还需要对档案信息资源的网络共享予以实现。通过不断的网络化发展，实现企业档案资源利用率的有效提高。因此档案管理需要充分利用各种信息软件和技术，对档案管理的立卷、归档等工作予以有效保证的同时，对档案资料相应数据库予以构建，档案资源的实时查询得以实现，使档案管理能够为企业管理层以及员工提供更好的服务;通过安全管理制度、网络运行制度的构建，在企业内部局域网中提供档案数据库的查询利用服务;同时互联网中，与其他企业和用户之间形成有效信息网络互联，使档案信息网络化的资源合理共享得以实现。
3.3安全高效防护体系构建。企业信息化档案管理的安全性保障需要从两方面着手：一方面，通过防护技术水平的提高，使档案信息的安全性、完整性得到有效保障;另一方面，对档案信息安全管理制度予以建立，从而有效避免企业档案信息的泄露，减少安全风险对企业造成的不利影响。另外需要对机密信息保密制度予以完善，通过加密权限的设置、员工查阅权限的设置、信息资源共享权限的设置等，对共享范围予以明确;并对信息审计机制、数据的使用和传播机制等进行完善，对档案数据的使用加强监控力度，对信息泄露所带来的损失尽可能地减少。
3.4档案管理人员素质提高。企业档案管理的信息化建设以及档案管理需要依赖一支档案管理专业技能过硬、综合素质较强的管理队伍完成和实施。因此企业需要定期组织档案管理人员进行专业技能培训以及职业道德教育等。档案管理人员的管理能力和水平的提高，使企业档案数字化管理质量和水平得到有效提升;另外企业也应不断引入综合型管理人才，对档案管理队伍结构进行优化，使管理队伍实力不断提升。
四、结束语
随着信息化技术的不断发展，各种先进的数字化技术在各行业领域中得到广泛应用。产业信息化发展也极大地促进了企业全面的信息化建设，档案资料作为企业发展历程的真实全面反映，为企业的决策制定提供了有力支持。针对档案管理的安全性、有效性、完整性和准确性，制定出相应的数字化管理制度和运行机制，并加强对档案管理人员的专业技能和综合素质的培养，充分满足信息化时代对档案管理建设的需求，并充分利用数字化技术，对档案信息网络化建设予以实现，使档案资源的利用率有效提高，企业效益得以增加，对企业可持续健康发展起到推动作用。
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