朱海荣
中国金茂佛山城市公司
摘要：在房地产档案管理过程中，有效的采取数字化管理是必要的，也是新时期档案管理工作开展的重点，数字化档案管理工作属于创新型档案管理模式，通过不同路径能对档案资源与各项信息进行有效整理，通过数字化形式进行有效保存，通过计算机以及相关网络技术进行信息传递与有效应用。便于建立完善的档案信息数据库，保障各类档案资料应用效率有效提升，实现信息资源有效共享。近些年我国信息化技术快速发展，各个领域发展速度逐步加快，此阶段能重点做好档案事业发展。通过全面发展数字化档案工作，要应用数字化技术实现房地产档案管理工作深化改革。
关键词：房地产；档案管理；数字化技术；运用
引言
在网络化信息化的大背景下，数字化技术已然成为了档案管理中的一枚利器。近年来，我国房地产行业市场繁荣，趋势与前景一片大好，房地产档案管理部门也因为房地产行业的繁荣导致所需管理的档案也逐渐增多。所以，在房地产行业中，应紧跟时代发展的脚步，将数字化技术充分运用于档案管理中，使房地产档案部门的档案管理工作更加高效便捷，形成完备的网络化、信息化管理体系，在减轻档案管理人员工作量的同时，进一步提升房地产档案管理的效率。
1房地产档案管理的特点
房地产档案管理的特点主要涉及到以下几个方面：首先是真实性。房地产档案是其在各种房地产管理活动中产生的真实的历史记录，是房地产特有的专业活动产生的，需要保证其数据的真实，否则会导致后期各项问题的产生。其次是系统性。由房地产档案的生成规律决定了房地产档案具有系统性，同时房地产的开发也是模块化进行的，同时房地产信息档案的形成也是以房地产项目活动为标准而形成的。因而要求具有参考价值的档案的形成，需要对整个项目进行收集整理，如此才能保证各个房地产项目开发过程的情况能够系统性反应出来。最后是安全性。当将数字化管理应用于房地产的档案管理中时应当保证其网络系统的安全，隐私保护。避免数据的遗漏，错误。设置好各级用户的使用权限，保证其档案的安全性。
2房地产档案管理中数字化技术应用的基本原则
房地产档案管理中数字化技术应用的基本原则主要指的是：在房地产档案信息管理过程中应用数字化技术首先要全面实现安全性原则。安全原则就是避免硬件与软件受到人为方面以及自然方面的危害，就是避免房地产档案损失，或是发生遗漏。所以当前房地产档案管理人员需要完善各项管理制度，应用不同管理技术，全面提升档案管理安全性，合理设置用户基本权限，对各项数据进行备份，定期对应用软件及时进行更新，使得档案能安全长久保存。其次，在各类档案管理中，真实性是基本原则，对于不同虚假信息需要及时进行完善，避免对后续档案应用产生较大限制作用。真实性不仅是管理观念，也是基本管理要求，需要通过不同技术与制度来控制。传统手工档案管理到现阶段计算机系统数字化档案管理，此类管理转变的主要原因就是因为数字化档案管理具有便捷性特征，便于信息查询管理。房地产档案处理工作全面完成之后，不会受到时间以及地点限制作用，用户可以快速浏览多项信息，并且相同档案能通过多人进行查询，查询过程中不存在较大干扰性。最后房地产档案管理中还具有可读性特点，就是档案通过存储、传递、压缩、加密、媒体转化、信息迁移之后依然能通过可理解方式进行传输，各项内容完整度与真实性较高。可读性是房地产档案有效保存与应用的基础，发挥档案本身的可利用价值。
3数字化技术在房地产档案管理中的应用
3.1优化档案检索和查询的功能
数字化技术在房地产档案管理中的应用之一是优化档案检索和查询的功能。房地产档案管理工作在数字化技术的支持作用下，得以良好发展。档案检索和查询的功能大大提高了房地产档案管理工作的服务性能，传统模式下，手工检索和查询需要确定位置，而且还要确定顺序。而在数字化技术模式下，只需输入内容就能达成查询的目的。传统模式下，完成相应工作，要经历十分繁琐的步骤，而通过建立数据库，就能有效规避这些麻烦，而且获得结果的速度也明显加快。在运用数据化技术时，这种快捷的检索功能不会受到时间和空间的限制作用。随时可以进行档案检索，使得档案的利用价值明显提高。档案管理人员以用户需要检索的信息为依据，以相关事件所涉及的问题为基础，制定检索路径，使得用户能够通过档案目录找到目标档案，并根据目录所显示的信息，前往对应的位置，最终准确找到目标档案。现如今房地产企业处于快速发展阶段，很多企业规模过大，如果运用传统的模式开展档案管理工作，则很有可能无法满足企业对档案的使用需求。运用数字化技术管理档案，对这些档案进行编号，并将这些号码录入到计算机存储系统中，此时档案的检索工作就变得更加合理高效。
3.2统计分析信息资料的速度和质量明显提高
数字化技术在房地产档案管理中的应用之二是统计分析信息资料的速度和质量明显提高。现如今房地产行业发展迅速，所生成的信息量也越来越大，更加需要先进的技术和形式来满足工作的需要。应用数字化技术，将房地产档案科学分类，同时也实现合理编制，这会明显提升档案的统计效率，也会增强档案资料的管理效果。相比于人工处理，数字化技术的应用使得人工处理的弊端被有效消除。保存纸质档案会受到条件限制，一旦出现问题，档案资料极有可能遭到破坏。比如发生火灾，这会给档案资料管理工作带来毁灭性的打击。应用数字化技术，会在很大程度上保证档案信息的安全，能有效规避很多问题的困扰。数字化存档信息，保证信息完整性，提高统计效率，优化统计质量。在档案分析中应用数字化技术，有针对性的整理档案，这会大大提高分析工作的效果和质量。运用数字化技术进行分析处理，不仅速度快，而且结果也非常准确。相比于传统的分析手法，数字化技术分析得出的结果更加准确，也高度符合相关要求，促使房地产档案资料发挥更大的价值。
3.3建立对于档案管理的标准体系
数字化技术在房地产档案管理中的应用之三是建立对于档案管理的标准体系。有效的档案管理制度与规范的档案管理标准体系是房地产档案管理过程中必不可少的组成部分，能够有效提高数字化技术的运用效果。在房地产档案管理过程中，应当充分注重档案管理制度的建立，从各方面制定科学合理的明确规定，使房地产档案管理能够在各个环节都规范化，避免因档案资料被盗取或因意外丢失而导致的损失。另外，注重数字化技术环境的构建应当包括但不限于对于档案机房人员出入的记录与核查，以及计算机操作权限的管理等，考虑到相关档案的机密性与敏感性，档案管理部门应该对每一次档案机房的进出记录有所掌控，确保档案管理的安全。
结语
总而言之，将数字化管理运用到房地产档案管理中，建立房产影像化档案库，可以使得数据查询和保存更为的方便，更便于向各级政府、社会公众提供真实准确的房产登记信息，同时也为今后全国统一的不动产系统能顺利开展打好基础，更好地服务于不动产档案管理工作。
参考文献
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