严晓庆
仁通档案管理咨询服务股份有限公司上海分公司 上海普陀200062
摘要：在日常工作中，事业单位会产生各类文件资料，经过归档、编辑以及整理这些具有留存价值的文件资料，可以将其作为文书档案保存起来，为事业单位的长足发展提供重要的参考与借鉴，具有的价值的意义十分重大。但纵观当前文书档案工作在事业单位的开展情况而言，管理方法较为单一，存在重视管理、轻视利用的现象，无法充分体现出文书档案的价值。随着时代的快速革新，事业单位深化改革的持续推进，文化档案管理的方法、方式以及思维理念也要做到与时俱进，这样才能切实提升文书档案整理水平，从而为事业单位效能化发展贡献绵薄之力。
关键词：文书档案整理；事业单位；效能化发展；重要意义
前言：当前事业单位行政的所有活动内容，都会记录在文书档案中，其不仅见证了事业单位的成长，还包括事业单位在发展过程中“沧海桑田”的变化，为事业单位行政活动提供了极为重要的参考依据。所以，在事业单位中必须加强对文书档案整理工作的重视，从而切实提升文书档案整理工作效率与水平。
1文书档案整理工作的概念
现阶段文书档案管理工作主要存在于事业单位和行政部门，属于一种行政类工作，主要是以档案的方式保存事业单位日常工作中的重要文件，为后期事业单位工作人员的查阅提供便利。文书档案管理工作包括记录、通知以及命令等内容，按照重要程度、种类等标准，将事业单位平时重要的文件分门别类，实现对文件资源的有效保存，更加行政化、规范化的操作文书档案管理工作，从而为事业单位的发展助力。
2文书档案整理对事业单位效能化发展的意义
2.1文书档案整理工作是事业单位建立自身业务的中心内容
档案整理工作在整个档案的管理工作上起着承上启下的作用。事业单位想要对收集的资料进行健全和完善，离不开档案的整理工作。首先档案的文件通过相关业务部门初步的移交给档案管理的部门，档案管理部门的任务需要再一次将其进行整理，系统化、有条理的进行分类、组合，重新再按照各种项目排序。在整理的过程中，可以发现相关部门所存在的问题，检查档案收集工作的质量，从而督促其改正。其次档案整理工作又是档案鉴定的基础，档案在分类、整理的过程中，通过科学的比较，对有价值的档案进行保存，没有价值的档案就没有保留的价值。档案整理的工作也为档案的保管和数据的统计提供的依据。经过系统化整理后的文档，通过将档案划分成机密级别，重要程度等类型，进行科学保管以及正确的统计。有利于反应事业单位的日常活动，便于考察探究，为企业提供并利用档案奠定了基础。
2.2文书档案整理有利于信息资源的开发
对文书档案进行管理，最终的目的就是为了实现档案的有效利用。事业单位涉及的部门较多，文档也较为复杂，如果整理工作不到位，档案乱七八糟，想要翻阅某个资料是相当的难，档案整理工作的最终目的也就无法实现。相反档案经过科学的整理之后，才能反应事业单位的各项社会活动，找到某个资料也非常的简单。档案整理人员通过自身科学的整理，掌握了每个文件之间的历史联系，后期寻找档案，对档案进行开发也非常的方便，所以，文档整理的工作是信息资源开发的前提，是整个档案工作中重要的基础环节。
2.3档案的整理工作有利于文档管理工作的优化，促进档案工作的发展
档案的整理工作，有利于提高档案收集工作的效率，保证档案的质量。确立档案的保存价值。在档案整理的过程中可以通过对搜索文档的建立和优化，来确保日后档案工作的搜集。因此，档案的整理的工作不仅有利于开发信息资源的价值，同样，对优化文档管理的工作有优化的作用，为事业单位的发展也提供了保障。
3文书档案整理工作在事业单位应用中存在的常见性问题
3.1管理人员的素质不高
在时代的快速革新下，文书档案管理方式出现了翻天覆地的变化，工作要求也愈来愈高。但由于事业单位在实际工作中，多为老员工担任档案管理人员，并且依然使用传统方式进行管理，无法掌握先进的信息化管理技术，应用难度也较大。所以，在实际信息管理中，档案管理人员缺少基本的知识，人员信息技术水平不高，缺少高素质人员，无法应用信息技术实现对档案的高效管理，不仅约束了事业单位文书档案管理的信息化建设，还无法提升档案管理效率。
3.2文书档案整理工作缺少科学性
在信息技术日新月异发展下，各行各业已经广泛应用了信息化技术，文书档案整理工作也不例外，科学合理的应用信息技术，能够切实提升文书档案整理效率。但纵观当前发展情况而言，受认识不足、技术落后以及资金不足等多重因素的影响，难以合理、科学的开展文书档案整理工作，这不仅会影响到事业单位的发展，还会阻碍文书档案整理工作的质量。
4强化事业单位文书档案整理工作开展水平的有效措施
4.1管理方式要创新
基于事业单位信息化发展的大趋势，在档案管理部门也要积极推动信息化建设，尽快推广使用信息系统，代替人工高效率的完成一些基础性的档案管理业务，实现管理方式从“人工”向“自动”的转变。例如，在档案管理室的柜台前，放置2台自助终端，有档案查询、借阅需求的，可以直接从自助终端上完成业务办理，这样就可以节约排队等待的时间。档案管理人员还可以在线收集事业单位各部门的文件、资料，在计算机上进行整理，直接归档，并且可以根据需要进行备份，避免档案资料丢失。不需要像以前那样往返于各个部门收集资料，工作压力的显著减轻。
4.2管理思维要创新
档案管理人员要具备创新思维，能够积极推动本部门工作的创新和发展。通过调查发现，当前很多档案管理人员，还没有形成强烈的主动服务意识，也就无法发挥档案的使用价值。通过开展培训教育，切实提高在职档案管理人员的积极性、主体性，在完成日常档案管理工作的基础上，要主动了解档案的价值，进一步提升档案服务意识。开通线上服务渠道，利用微信群、微信公众号等渠道，了解用户的档案借阅需求。用户可以线上预约档案借阅服务，这样也可以提前做好档案资源的分配，提高档案资源的利用价值。
4.3管理制度要创新
文书档案自身的高价值属性，以及档案管理的复杂性，都决定了要想高质量完成该项工作，必须要有一套完善的制度作为参考。特别是在事业单位改革的关键环节，档案管理的方式、标准都发生了深刻变化，必须要尽快调整和创新现行制度，才能更好的适应档案管理开展需要。针对现行的制度内容，结合工作开展需要，发现制度中尚不完善的地方，提出相应的整改建议。将新修改的制度，在档案管理部门试点运行几个月，总结经验，让档案管理制度的实用价值得到进一步的提升。
结束语：
综上所述，作为事业单位的重要内容，档案涉及到的信息较为全面，包含着事业单位经营中的各种信息。在事业单位日常活动中，文书档案是由通用文书转化的档案，内容极为复杂，包括报告、决定以及指示等内容。所以，文书档案管理工作的难度较大，需要花费大量的人力。必须在文书档案管理中，采取创新的管理方式、管理思维以及管理制度，切实提升档案管理效率，从而为事业单位效能化发展奠定坚实的基础。
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