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加强燃气工程档案管理工作的若干措施刘泽华

发表时间：2020/10/29 来源：《建筑科技信息》2020年第6期作者：刘泽华赵建强李蒙卢筠凯

[导读] 提高燃气企业的服务质量和生产效率，促进城市燃气企业和城市发展，加强燃气工程档案管理尤为重要

摘要：燃气工程与人们的财产和生命息息相关，因此为保证燃气工程的有序建设和管理，提高燃气企业的服务质量和生产效率，促进城市燃气企业和城市发展，加强燃气工程档案管理尤为重要。做好城市燃气工程档案管理工作，不仅能有效促进燃气工程建设、管理和能源供应，还能促进城市建设和发展。我们应不断增强燃气档案管理意识，提高燃气工程档案管理的质量和水平。
关键词：燃气工程；档案管理；措施

        引言
        随着我国城市化建设程度的逐渐加快，工程前期审批文件、竣工验收资料、维修保养记录等方面的资料越来越多，这就需要逐步加强对燃气工程档案的管理，尽早实现档案程序化、规范化、制度化、人性化管理，充分发挥档案信息资源作用，建立完善的档案管理制度和措施。
        1建立完善的档案管理网络
        ①企业领导重视，并加强对档案工作的集中统一管理，是做好工程档案工作的重要保证。②遵照统一领导、统一制度、分级管理的原则，成立档案工作领导小组、统一协调档案管理工作。由总工程师主管档案管理工作，成立档案管理室，设立专职档案员，在各相关业务部门指定专业技术人员担任兼职档案员，形成全公司的档案管理网络。③完善制度建设，制定岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明，层层把关，保证各类文件、材料、资料不疏漏、不缺失。
        2实行燃气工程档案超前管理的具体措施
        2.1拓宽档案信息收集渠道
        由于燃气工程建设施工程序较为复杂、内容较多，我们应当有计划、有针对性地进行档案信息收集，不断拓宽档案收集渠道，选择科学合理的档案信息收集方法。我们将档案信息收集方法归纳为以下几种：第一，追踪收集。对于那些施工周期较短、档案材料生产较快的燃气工程可采取追踪收集的办法。档案管理人员可根据生产部门提供的点火信息、通气信息等有计划、有针对性地进行档案信息收集，这样不仅能够提升档案信息的收集速度，同时也能够保证档案资料的健全完整，是提高小规模工程档案信息质量的有效方法。第二，分阶段收集。对于市政管网、跨年度工程或是各类大型场站工程这一类建设周期较长的工程，需要及时掌握工程施工进度，不断加强档案信息收集力度，避免燃气企业原始施工资料遗失，提升档案信息管理水平。第三，实行强制性收集。针对施工单位临时设置机构和人员较为分散的特点，可采取合理收取档案资料押金的方法。一旦燃气工程项目申报成功将要投入生产时，档案管理部门可要求其缴纳一定的资料保证金，确保能够在工程完工后向档案管理部门移交完整的档案施工资料方才将押金退回，从一定程度上规避人为因素所带来的档案资料管理风险。
        2.2科学系统地分类，使燃气企业工程档案管理专业化
        根据燃气工程建设的实际情况，要制定相关的管理制度，使得档案管理工作稳定有序的延续下去。按照分类大纲、归档范围、保管期限等方法，可将燃气工程档案分为十类：①技术管理档案；②场站档案；③市政管网档案；④工业用户档案；⑤商业及福利用户档案；⑥民用户档案；⑦工程设计档案；⑧设备及仪器仪表档案；⑨影像档案；⑩科学研究档案。并在每一类中确定基本归档范围。在此基础上，坚持以规范化的作业方式，把应该收集归档的文件资料进行分类整理，立出预备案卷。对具备条件可以装订成正规卷的文件资料，应及时把它们装订成正规卷；对市政管网、庭院管网，应及时地补充完善到电子版资料中。使档案管理工作逐步走向科学化、规范化、电子化。

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        2.3确保燃气档案管理的规范化
        目前在燃气企业业务发展过程中，在对燃气档案管理工作中，通常会将天然气建设作为档案管理的重要内容，在天然气工程建设中通常以分厂站建设和管工道工程建设为主，这就需要做好工程建设过程中档案资料的收集和整理工作。根据国家相关规范标准要求，其不仅对燃气工程建设竣工资料中归档文件材料的内容进行调整和补充,而且对燃气工程文件的归档范围进行了确定,并进一步对归档的文件质量做出了明确的要求。所以在燃气档案管理工作中，需要在工程竣工验收时,尽量确保归档的燃气建设工程文件内容真实、齐全、系统,所需要归楼的燃气文件要与归档文件质量要求相符合，确保原始档案资料的准确性和完整性，为燃气档案的利用奠定良好的基础。
        2.4建立优化燃气工程档案信息检索系统
        档案信息管理最大的目标是方便人们在必要时实现对档案信息的查考和利用，因而档案数据的检索和提取就显得尤为重要。电子档案馆（室）是在提高数据管理能力，提高档案数据管理效率和安全性以及相对减少档案管理人员工作量方面的突破。因为采用电子文件可以存储大量文件信息，利用现代计算机管理技术建立电子档案，可以提高档案数据管理的效率和安全性，相对来说也减轻了档案管理人员的工作压力。电子档案可以储存广泛的档案信息，需要管理的数据总量也就非常庞大，需要建立信息检索系统，实现对档案信息的管理和查询。信息检索系统在信息录入初期需要对数据进行索引编注，可能比较麻烦，但是后期利用标注分门别类进行检索和提取时，我们就能发现检索系统的优势。利用档案信息检索系统可以实现系统内部档案信息存储的规范有序，帮助档案管理人员快速找到相关档案信息，提高工作效率和服务质量。
        2.5积极提供服务，使档案利用人性化，促进档案管理工作
        燃气工程档案的形成是全体燃气工作者劳动智慧的结晶，做好燃气工程档案管理工作是为了充分开发档案信息资源、更好地提供给燃气工作者利用，为企业的经济建设服务。而更好地开发利用档案信息，反过来也会促进档案管理工作。如果能将档案信息及时提供给业务部门，当业务部门专业技术人员从利用档案中获得信息时，会使他们体验到档案价值，了解档案工作，会增强其档案意识，从而主动及时移交档案，积极配合档案部门工作，在档案管理部门与各业务部门之间形成一种良性互动，工作上形成良性循环，从而保证了工程档案的完整性，促使档案管理更上新台阶。
        2.6加强档案人员的综合素质
        随着城市化建设进程的不断加快，燃气档案在城市建设过程中发挥着极其重要的意义，这也使人们对燃气工程档案越来越重视，同时对燃气档案管理人员也提出了更高的要求。作为燃气档案管理人员，不仅需要掌握专业的档案管理知识和技能，同时还要对文书档案、科技档案及与燃气工程相关的专业档案都有一定程度的了解。这就需要加强对燃气档案管理人员的培训工作，通过对燃气工程建设过程中的形成的文件材料，需要归档的有保存价值的档案、归档范围待进行详细的讲解，使档案人员在培训工作中能够对档案内容进行了解和掌握，这样在具体工作中才能做到有的放矢，能够及时进行信息的收集和整理。档案人员自身综合素质的提升，对燃气档案标准化和规范化的实现具有极其重要的意义。
        结束语
        燃气工程档案管理可以为燃气工程的运行、维护和维修提供有力的保证。因此，必须加强燃气工程档案管理，确保燃气工程档案能够按质量、数量和时间进行归档，实现对档案资源的有效开发和利用，为燃气开发提供详细、准确的信息，促进燃气企业的发展及燃气工程的建设、管理和维护，为用户提供更好的服务，促进城市建设和发展。
        参考文献
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