在建项目工程档案信息化管理的现状及对策刘裕钊--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

在建项目工程档案信息化管理的现状及对策刘裕钊

发表时间：2020/10/29 来源：《基层建设》2020年第21期作者：刘裕钊

[导读] 摘要：如今信息技术在档案管理时期得到了广泛的使用，档案改革速度不断增快，信息技术对于档案改革来说是比较重要的，在新时代背景中要想确保档案管理工作可以更好地满足时代的发展需求，在社会中发挥一个显著的作用，就需要针对信息资源开展有效地管理，进而促进档案信息的发展和进步。

        国家管网集团西部管道公司档案馆新疆维吾尔自治区 830013
        摘要：如今信息技术在档案管理时期得到了广泛的使用，档案改革速度不断增快，信息技术对于档案改革来说是比较重要的，在新时代背景中要想确保档案管理工作可以更好地满足时代的发展需求，在社会中发挥一个显著的作用，就需要针对信息资源开展有效地管理，进而促进档案信息的发展和进步。
        关键词：在建项目工程；档案；信息化管理
        前言
        在信息化、网络化和大数据环境下，信息资源是我国的经济发展与建设的重要组成部分。信息技术的来临，使人们的生活与生产得到便捷。在工程建设中，要以基础设施、信息资源、管理体系、人才培养等一系列的方式将工程档案信息化建设进行开展。采用先进的技术以及完善的管理优化档案管理系统，促进工程档案管理工作的质量和效率，从而更好地服务经济建设。
        1档案信息化概述
        1.1档案
        作为世界经济和时代与社会发展的强力支撑与基础，信息技术已蔓延到世界各个角落，而档案作为人类生产生活发展的重要结晶，也是不同行业生产工作的一手资料，对于各行业未来发展的方案制订与规划具有重要意义，应尽快推动档案管理信息化建设。所谓档案，是指包括各种文字、图案、声像等记录在内的，以往和现在国家机构、社会组织以及个人所从事的政治活动、军事活动、宗教活动过程中，所形成的对国家和社会未来发展有巨大保存价值的资料，与人类社会代代发展密切相关，通过对档案的搜索和研究，能够对历史、文化等各方面进行更深入的认知和了解。
        1.2档案信息化分析
        基于现代科技的快速发展，档案管理逐步成为各领域可持续发展的核心构成部分，但传统档案管理工作方式落后，档案收集效率低、管理制度滞后，且管理方法不科学，应尽快转变人工档案管理形式，转为信息化管理方式。对于档案信息化而言，是指在档案管理工作中融入信息技术、网络手段、计算机技术等，对档案资源进行有序整理与归纳，档案管理信息化迎合了新时代发展的现实要求，以计算机技术和信息技术为指导，对档案信息进行传递、接收、存储与利用。在档案管理信息化建设中，应遵循规范性原则、安全性原则和效益性原则，以制订相应标准、规范和法规为前提，加强对网络技术的研究与开发，最大限度地保护档案信息不被窃取和盗用。
        2建设工程档案管理中存在的问题
        2.1信息化设备更新缓慢
        从实际的操作看出，我国目前建设工程档案信息化建设的发展相对较为缓慢，尤其是信息化设备的更新速度过于缓慢，根本无法达到在实践中档案管理信息化管理的需求。与此同时，在进行更新信息化设备时是需要资金投入的，考虑到控制成本支出问题，企业只是将最基础的信息化设备设施配备在了档案管理工作中。随着工程档案的逐渐增多，再加上人力物力的投入相对有限，导致根本无法达到工程档案管理的需求，从而使工程档案管理工作信息化建设开展在一定程度上受到了限制。
        2.2管理工作不够重视
        通过工程档案管理工作得知，部分管理人员认为档案管理的工作只是简单重复工作，根本不具有难度性与创新性，在思想上未达到对档案管理工作的重要性的认知，只知道一味地呆板工作。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

如果员工一直以这样的观念进行工作，将会导致我国的工程档案管理信息化建设工作很难得到发展，从而使工程管理工作受到较大的阻碍。
        2.3信息化应用能力薄弱
        在工程建设中，因工程档案管理水平受到限制，随着新时代的发展，我国对工程档案管理工作不但有了新的要求，在实践中，部分工作人员对于档案管理的知识能力有一定欠缺，还有部分员工对信息技术的应用不熟练，满足不了工程档案管理工作。另外，部分档案管理人员没有足够的责任心，不积极地学习，无法提升自身的业务能力，无法做到对信息化设备的有效使用，从而使档案管理工作的质量与效率受到严重影响。
        3工程建筑档案信息化建设的有效措施
        3.1及时更新信息化设备
        对于传统的档案管理工作而言，经常运用纸质档案进行管理，但是这种归档方式具有一定的缺点，比如：纸质档案经常处于使用状态，就会逐渐受到损坏，随着纸质档案的不断增长，长时间堆积还会造成发霉、虫蛀的现象，使档案存放的时间受到严重影响。因此，企业需要将档案管理工作中的落后的信息化设备做到及时的更新与升级，进一步将档案管理信息的发展进行推进，使档案管理工作的质量得到一定的提升。另外，在进行管理中，相关的管理人员要把档案的信息与数据进行区分保管，做好相应的分类，以利于在以后进行资料查找时更加方便快捷，从而使档案管理工作的效率得到保障。
        3.2提升档案管理人员业务素质能力
        工程档案管理信息化建设的推动需要做到以下几方面：
        第一，在档案管理工作中，管理人员的作用相当大，因此企业要聘用相关专业的工作人员，也要将档案管理人员的综合素质以及专业技能进行全方面提升。第二，随着社会的不断发展，各大行业对信息技术在档案管理中的运用也在不断上升，所以企业一定要定期对档案管理员的业务与学习加强培训。第三，企业需要制定出完整的奖惩制度与考核制度，调动工作人员的极性，定期对档案管理人员信息化管理工作实施考察与考核制度，奖励工作认真负责、积极学习、更新自己知识和技能的工作人员。与此同时，要对责任心不强、不能胜任档案管理工作以及考核成绩不合格的员工进行处罚或是辞退，企业要做到不养闲杂人等，这样才更加利于将工程档案管理信息化建设的顺利发展。
        3.3不断丰富档案信息服务的形式
        在大数据时代的背景下，工程档案管理要紧紧跟随着时代发展的脚步，顺应信息化建设的趋势，采用信息技术的方法，使档案的信息资源得到优化，提升档案信息服务的形式。在管理工作中，对比较重要的、利用率高的资料，进行重点妥善保管，避免出现丢失或损坏的现象。始终以档案信息利用为出发点，通过大数据技术自动提取重要档案信息资源关键词，主动向用户推送，通过信息技术，自动开展档案信息专题整理等，已达到更全面，更有效的档案信息服务。
        结束语
        综上所述，档案信息化建设不是一朝一夕的，而是一个复杂且长期的过程，因此在新形势下我们要认真分析当前工程档案信息化建设过程中存在的问题，不断总结经验，唯有如此才能助推工程档案信息建设和管理工作稳健长远发展。
        参考文献
        [1]黄闵春.大数据背景下建筑工程档案信息化建设研究[J].办公室业务,2019,(17):57-59.
        [2]梁秀云.大数据时代建筑工程档案管理信息化建设研究[J].卷宗,2019,(17):59.