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加强基建档案管理工作的加强基建档案管理工作的探究探究

发表时间：2020/11/2 来源：《基层建设》2020年第21期作者：徐亮

[导读] 摘要：当前基础建设工程发展速度较快，基建项目档案是单位档案的组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程，它为单位的事业发展提供了依据和条件。

        武汉大学后勤保障部基建管理处
        摘要：当前基础建设工程发展速度较快，基建项目档案是单位档案的组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程，它为单位的事业发展提供了依据和条件。文章根据基建项目档案的内容和特点，阐述了基建项目档案的重要性，并结合实际工作，提出了几点加强基建项目档案管理的建议和意见。
        关键词：基建项目；档案管理；建议
        档案工作是基建项目管理工作的重要组成部分，贯穿在整个基建项目建设全过程。如今，基建项目建设越来越规范、复杂，形成的档案资料越来越多，相应的档案管理难度也在不断增大。对此，只有引进新技术、新思想，创新档案管理方法，才能提高档案管理质量。
        一、基建项目档案质量要求
        基建项目的档案管理应满足以下要求：第一，归档的所有文件应为原文件。若是存在多套文件，那么至少有一套是原文件。第二，基建项目所归档的内容必须满足国家规范及行业有关规定。如设计、监理、施工等规范、技术规程。第三，所有档案文件的内容要真实、准确，且符合基建项目实际，不存在伪造、虚构等问题。第四，基建项目档案应当是成套的。在整理基建项目文件时，要遵循完整、成套的原则。第五，对于纸质文件，且需要永久或长期保存的文件，要尽量采用耐久性比较强的纸质材料。同时，还要选择不容易褪色的书写材料。一般情况下，应选择新蓝图作为竣工图，即便是计算机出图，也要保证图纸足够清晰，不得用计算机出图的复印件作为竣工图。
        二、基建档案管理的重要性
        1、为基础建设项目提供依据与参考
        基础建设项目涉及各种工序和方方方面，对于基建工程项目在建设中的各种问题能够利用查找基建档案的办法，快速找出问题的主要原因、部位以及责任方等信息，且根据这些数据能进一步明确工程中需要进行维修的具体位置、所用的修复方式以及责任方的赔偿等，最大程度地避免基建工程建设中的各种纠纷。
        2、基建档案具备增值效应
        基建工程档案对基础工程项目建设起到了一定的增值效益。因为基建档案中包含了基础工程项目中关于管道线路、隐蔽工程与器材参数等各个方面的重要信息，这部分信息直接关系到基础工程项目的施工周期，能够提升基建工程项目的施工速度，提高基础工程项目在施工中的安全性。此外，基建档案还能为基础建设项目的扩建、改建以及修复等工作提供重要的参考与依据，具备重要的实用价值[1]。
        3、基建档案具备参考价值
        全面且真实的基建档案能给未来的工程建设提供参考，在基建工程项目建设遇到相似项目时，工程人员能够查找有关基建档案资料，基于基建档案给出的可行性报告、方案设计、投资成本预算以及竣工验收等各方面的数据资料，进行系统化地分析，进而给未来基建工程项目施工提供帮助，推动基建工程项目施工的顺利开展，并节约成本与时间，最大程度地发挥基建档案的重要参考价值。
        三、基建项目档案的管理现状
        就目前来看，基建项目档案管理工作的现状并不乐观，主要存在以下问题：第一，基建项目档案资料不够齐全完整。项目档案是项目建设过程的真实记录，其内容应当完全反映工程实际。这样才能为以后的工作提供可靠的信息参考。但有的基建项目的归档工作并不规范，档案资料内容也不齐全。如在工程变更后，只提供了变更记录单，而没有记录具体的变更内容或变更内容没在竣工图上修改到位，图物不符，工程资料存在代签、不规范等现象。第二，档案收集整理不够及时。为确保案卷质量，要做到工程资料的收集与工程建设同步进行，但实际上，档案资料的收集工作往往比较滞后，导致存在资料造假、内容不真实等问题，影响到档案质量。第三，管理方式需创新。新时期，基建项目的规模更大、施工技术更新、内容更复杂，为更规范的管理项目档案，保证档案资料的完整、准确、系统，项目档案管理工作应引进新的管理理念，采用新的管理方法。第四，档案管理人员专业素质不过关。

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现代化的基建项目不同于以往的基建项目，档案管理工作也有了很大的改变，尤其是自动化、智能化在基建项目中的应用。在此背景下，档案管理人员只有不断学习，更新知识，提升自身能力，才能保证项目档案质量。
        四、基建档案管理中存在的问题
        1、缺乏对基建档案管理的重视基础工程的建设项目当中，部分领导过于重视工程建设，而对基建档案管理欠缺重视，没有正确认识到基建档案管理的重要性，将全部精力都集中在了基建工程项目的施工环节中，甚至没有关注到基建工程档案的建设。主要表现就是不重视基建档案相关资料的采集工作，没有及时整理以及收集、保存相关的资
        料数据等，未给基建档案的建设与管理提供有力支持，也没有建立专门的基建档案管理队伍，使得基建档案在采集、整理、分类以及保存等各个环节中都存在不同程度的问题，直接导致基建档案不完善与不规范[2]。
        2、人员素质较低，专业水平不足
        基建档案管理人员的综合素质直接关系到档案管理的有效性。就目前我国基建档案管理的现状而言，部分档案管理人员没有正确认识到自身工作的重要性，对于基建档案管理与保护的意识较弱，致使基建档案管理工作的效率低下。此外，部分档案管理工作人员并未具备基础工程建设项目的相关知识，没有完全了解和掌握基础工程项目建设的施工流程等，也没有和基础工程项目施工人员建立有效的沟通与交流，使得档案管理工作很难有序推进。基建档案管理人员的整体工作水平较低，专业水平无法满足现代化基建工程与基建档案建设的发展需求，因此，严重地影响了基建档案的建设与管理工作。
        五、新时期基建工程档案管理工作方法思路探究
        1、构建健全的档案管理制度和体系
        在新时期在进行档案管理过程中需要重视加强现代化建设，需要对档案管理制度进行不断优化和健全，帮助管理人员逐步增强意识，有机的将档案管理的思维与项目的规划相结合，全面的对档案材料的整理、收集、归纳的工作进行落实，强化档案管理工作，有效的建立起一套从下而上的档案管理网络，明确各员工的职责，这样才能有效的帮助档案管理工作的展开。
        2、在基建工程全过程贯彻档案管理工作
        从档案管理的角度出发，需要注意加强工程项目的建设和档案管理工作，全方位的对档案管理项目进行落实。在项目立项初期需要对档案管理工作进行认真考虑，尤其是在前期需要注意认真对审查资料进行整理和收集，在竣工时需要重视档案的验收和归档，这也是加强档案管理的基础。
        3、强化人才培养
        档案管理人员的整体素质高低，对档案管理的效率有着直接影响，需要重视加强对档案管理人员的培训工作，强化学习理论，树立终身学习的理念。在学习的过程中逐步强化纪律意识、法律意识、档案管理意识，还需要有机的融入自身的想法，将工作经验与工作技能相融合，以实际要求为基础，不断提升自身的工作能力和综合素养，需要重视加强管档案管理人才的储备工作，通过培训和进修深造等方式，逐步提高人才的业务素质和管理能力，建立起人才团队，不断充实和职能分解。还有项目建设过程当中的具体流程等。这些环节充分的发挥作用，可以有效地建立一个覆盖很多不同层次的管理系统以及信息平台，让信息相互之间整合起来。同时也可以保障信息交换的标准化，使项目的施工现场管理以及项目的目标控制等各方面工作，都可以顺利地展开。
        综上所述，作为基建项目管理工作的重要部分，档案管理工作理应得到高度重视。毕竟，高质量的档案才能体现出项目管理水平，才能为基建项目以后的运维、改造、扩建等工作提供准确的信息资源，才能充分发挥档案的利用价值和保存价值。
        参考文献：
        [1]程阳.浅谈基建项目档案管理现状及优化对策[J].办公室业务，2019
        [2]白鹤.医院基建档案的重要性及有效管理[ J ].绿色环保建材，2017（1）：252.