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关于档案规范化管理的几点思考强英

发表时间：2020/11/2 来源：《基层建设》2020年第21期作者：强英

[导读] 摘要：在如今的事业单位档案管理工作当中，必须要将“规范化”作为一个关键的课题，积极加强相关的研究、探讨与实践，通过档案管理的规范化建设，取得更好的档案管理工作成效与质量，使事业单位档案管理的作用、价值得到更好发挥，促进未来的社会治理，推动社会进一步建设、发展。

        昌吉市城乡客运交通管理处新疆昌吉 831100
        摘要：在如今的事业单位档案管理工作当中，必须要将“规范化”作为一个关键的课题，积极加强相关的研究、探讨与实践，通过档案管理的规范化建设，取得更好的档案管理工作成效与质量，使事业单位档案管理的作用、价值得到更好发挥，促进未来的社会治理，推动社会进一步建设、发展。基于此，文章就档案规范化管理展开论述。
        关键词：档案管理；规范化；管理要点
        引言
        档案管理工作是机关事业单位基本日常管理工作之一，主要包括档案收集分类、归纳整理、价值鉴定、保管归档、索引编制、统计分析等工作内容。档案管理由两个基本组成要素组成，分别是管理对象和服务对象。管理对象包括档案实体与档案信息，服务对象包括企事业单位、人民大众、社会组织等档案利用者。档案利用者往往希望在较短时间内得到集中、清晰、完整、规范、有序的档案资料，而这与档案资料杂乱、分散、量大、繁冗、无序的特点相矛盾。当前，很多单位还没有意识到档案管理和档案服务之间存在的深刻矛盾，阻碍了档案的高效管理和有效利用，导致机关事业单位的档案管理水平难以提升到较高的水平。在这一背景下，强化机关事业单位档案规范化管理工作是非常重要和紧迫的任务。
        1 事业单位档案规范化管理的必要性
        事业单位主要是指在文化、科技、教育以及医疗卫生领域，为群众提供服务的组织，其在社会的建设、发展与治理中，占据着不可或缺的地位。事业单位的档案管理，则主要是指事业单位围绕自身的职能履行情况、行政管理情况、人事管理情况等，进行信息收集、整理、编撰、保管与挖掘、利用。在事业单位的所有工作任务体系当中，档案管理是非常重要的一项内容，其虽然没有直接参与服务群众、社会治理的职能履行，但是却详细记录了事业单位的职能履行情况、群众服务情况、社会建设情况，能够为未来社会治理的不断改进、完善提供依据。
        从当前的现实情况来看，由于业务的复杂度增加、工作量的增多，事业单位档案管理的工作量也随之增多，各种需要处理的资料、信息数据量巨大，而且非常琐碎，这就可能在实际的档案管理工作中导致各种问题出现，如档案信息内容不全、缺失、错位，或描述不清、索引混乱以及遗失、泄露等等，降低了档案管理工作的效率与质量，使得事业单位档案管理的作用、价值大打折扣。为了突破这样的档案工作困境，事业单位必须要推行档案管理的规范化建设，即以更加规范、有序和严格的方式，来开展档案管理工作，以此消除档案管理工作中可能出现的各种问题，提高档案管理工作的效率与质量，从而更好地发挥出事业单位档案管理工作的作用与价值，促进未来的社会治理，推动社会的进一步建设、发展。
        2 事业单位档案管理存在的问题
        2.1 档案管理信息化方面的标准化程度较低
        为了降低档案管理工作的压力，目前事业单位档案管理工作已经开始逐步转向了信息化技术平台，不可否认的是，信息化的档案管理工作方式，确实提高了以往传统人工方式的效率。不过其存在的一个突出问题是，很多事业单位在档案管理信息化方面的标准化程度较低，不论是硬件还是软件方面的统一性、规范性，都满足不了规范化的档案管理工作需求，可能对档案信息的开发、共享和利用，造成阻碍，影响档案的作用、价值发挥。
        2.2 档案管理人员综合素养有待提高
        从事档案管理工作的专业人员应该知道，事业单位的档案管理工作本身存在着一定的专业性与复杂性，如果工作人员专业水平不够，对工作的态度不够认真细致，再加上缺乏一定的工作经验，势必会影响档案管理工作的开展，这对于事业单位的长远发展会产生一定的阻碍。

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因此，在事业单位运用信息化技术开展工作的同时，务必要将工作人员的综合素养快速提升起来，要使他们明白，档案管理工作在事业单位中占据着非常重要的地位，与各部门之间都有非常紧密的关联，因此，在工作岗位方便，需要稳定长久的人员从事这一工作，人员的流动性会对档案管理工作造成很多的负面影响，对于工作人员的定期培训更需要严抓。
        2.3 档案管理方式还需进一步规范化
        档案规范化管理能够较好地推动事业单位实现科学化、规范化发展，提高单位的工作效率和工作质量。当前部分事业单位缺乏对档案规范化管理的认识，忽视档案管理规范化。甚至有些单位认为档案管理规范化不会产生经济效益而忽视其重要性，并且单位领导对档案管理工作不会关注。还有一些事业单位在人力财力等方面存在不足，造成档案规范化管理工作无法得到有效贯彻。当前很多事业单位对于档案管理的重视程度不足，并且在管理的方式上十分落后，将纸质档案进行分类后放到指定的场所。在需要相关文件时进行查阅，效率比较低。这种管理方式是以往档案管理采取的主要方式。随着社会的发展和进步，工作的内容逐渐精细化，档案的数量也明显提升，传统的档案管理方式效率低下，这会对整个单位的工作效率产生较大的影响。因此事业单位档案管理的方式要坚持与时俱进，不能够停滞不前，因此需要实现信息化和网络化管理，以此来提升档案化管理的实际效率。
        3 事业单位档案的规范化管理策略
        3.1 完善档案管理工作制度
        事业单位档案的规范化管理，首先要以完善的档案管理制度为依据，这既是基础也是必要条件。在实际的工作当中，事业单位需要建立完善的《档案管理制度》《档案借阅制度》《档案库房管理制度》和《档案安全保密制度》等，将档案归档范围、整理分类及保管期限等明确下来，让工作程序不断规范，这样档案的收集、管理、利用等才更加规范。档案管理制度要和单位其他各方面的工作管理制度衔接好，保证形成一个总体管理制度体系，同时还要在员工岗位责任制中纳入档案管理制度，这样才能让相关人员提起重视，保质保量完成档案管理工作任务，并注意规范自己的工作行为，严格执行各项档案管理制度，这样事业单位档案管理才能更加规范。
        3.2 提高档案管理信息化的标准化程度
        档案管理信息化，是一个必然和已经形成的趋势，就当前的事业单位来说，必须严格执行国家相关技术标准，满足数字档案资源数据和格式规范统一、数据共享安全等要求。国家档案局出台的《电子文件元数据方案》《电子文件长期保存格式需求》和《基于XML的电子文件封装格式》三个档案行业标准，为信息化建设打下初步基础。办公自动化（OA）系统以及档案管理系统应该在前期开发时就应该以这些标准为依据，从数据的最前端规范，让档案专业人员参与OA系统开发，按档案管理要求和特点提出系统需求，真正实现办公自动化系统与档案管理软件的无缝对接，实现文档一体化。并且，这样才更有利于各个单位之间的档案共享、开发和利用，可使档案的作用、价值得到更好的发挥。
        3.3 加强对档案管理工作人员的教育、培训
        为了保证档案管理规范化建设的高效推进，我们还必须要对档案管理工作人员做好相关的教育、培训工作，一方面要提高他们的职业道德意识，使其认识到自身工作的重要性，增强他们的责任意识，使其能够严格约束自身工作思想、行为，确保自身工作的规范性。同时还要对他们加强专业技能方面的培训，使其能够全面、深入地掌握档案管理以及信息化方面的知识、能力，增强他们对自身工作的胜任力，使其真正具备足够的素质、能力，提升档案管理工作的规范化水平。
        结语
        综上所述，为了适应时代的发展，机关事业单位需要结合自身实际情况，针对档案管理过程中出现的问题，采取有建设性的强化措施推动档案管理工作的规范化进程。
        参考文献：
        [1]朱小瑜.关于档案规范化管理的思考[J].传媒论坛，2019，2（24）：130+132.
        [2]李丽芳.基于档案规范化管理的几点思考[J].城建档案，2017（01）：74-75.