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企业文书档案管理工作现状及创新路径

发表时间：2020/11/2 来源：《基层建设》2020年第21期作者：马海荣

[导读] 摘要：企业文书档案是指企业在行政管理活动中形成的具有保存备查价值的文件，企业文书档案又叫管理性档案，是企业科学管理、产品开发、经营决策的重要依据。

        身份证号码：6543011975****0025 新疆阿勒泰 836500
        摘要：企业文书档案是指企业在行政管理活动中形成的具有保存备查价值的文件，企业文书档案又叫管理性档案，是企业科学管理、产品开发、经营决策的重要依据。企业文书档案管理是企业档案管理的重要组成部分，包括收集、整理、鉴定、保管、编研、利用等环节。文章主要就企业文书档案管理工作现状及创新路径展开论述，希望可以促进企业文书档案管理工作的进步。
        关键词：企业文书；档案管理；工作现状；创新路径
        引言
        在瞬息万变的现代社会和激烈竞争的市场环境背景下，企业文书档案管理的效率和水平决定着业务发展的水平。企业文书档案管理工作是决策者做出各种决策并提高文书档案管理水平的重要基础，其影响到企业的长期稳定发展。随着文书档案管理的重要性不断提高，文书档案管理出现了新的发展机遇，但同时也面临巨大的挑战。
        1 企业文书档案的基本特点
        1.1 文体的多样性
        企业文书档案能够通过一段时期企业生产经营管理过程的具体内容，将企业特定事项、特定人物以及所发生的机关活动真实记录、反映出来，具有普遍适用性，是一种规范体式与具有内部法定效力的文件材料，在信息文体表现方式上具有多样性，如决定、指示、命令、请示、报告、批复、通知等等。行文的目的在于通过采取合适的办法解决企业日常生产、经营、管理过程中遇到的各种实际问题，在时效性和效用性方面具有直接的联系。
        1.2 内容的丰富性
        企业文书档案是在企业管理活动中形成的、由全部文件材料组成的、反映企业全部历史的记录，其内容丰富多样。一方面，是立档企业的建立、部门的设立及概况、部门沿革及生产经营职责与变更、企业大事记，这些都是立档企业历史面貌的真实反映；另一方面，企业文书档案管理是从收集、形成，到后期的整理、鉴定、利用、销毁等全生命周期形成的，具有较强的凭证性、历史记录性的文件材料，内容丰富、门类众多。
        2 企业文书档案管理工作现状
        2.1 重视程度不够
        长期以来，企业把经济效益作为发展的根本任务，而对一些具有重要支撑性的基础工作不重视，尤其是文书档案管理工作，很多企业领导对其认识不充分，不透彻，觉得档案管理只是简单的保管工作，不需要投入较多的人力物力，即便投入了也不能很快收到经济效益，同时档案管理工作也是很多企业降本增效时的对象。档案管理人员很难对档案管理工作的重要性有全面的认识，在工作中也很难开拓进取，这就造成企业文书档案管理工作的质量难以提高，缺乏规范，文书档案资源欠开发，利用率较低。
        2.2 档案工作人员能力欠缺
        在实际工作中，不少企业没有配置专职的档案管理工作人员，很多从事档案管理的人员是兼职，没有进行过专业系统的培训，对文书档案管理工作认识不到位，只能对档案进行简单的收集和整理，使得档案管理工作质量难以提高。另外一些企业对文书档案不重视，从事档案管理的人员严重不足，且存在专职人员年龄偏大，文化程度不高等问题，甚至出现一旦档案管理人员退休，没有人员可以接替上岗的情况，这些问题的存在导致企业的档案管理工作水平无法适应新时期企业文书档案管理工作的需要，在很大程度上阻碍了档案管理工作的发展，长期来看对企业的发展也带来影响。
        2.3 信息化程度不高
        有的企业文书档案管理工作仍然停留在纸质档案的传统管理模式下，还没有开展数字化档案工作，无论存档、借阅都非常不便，效率低下，不利于档案价值的开发利用。

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有的企业出于成本控制的考虑，没有完善相关硬件设施的配套工作，然而档案管理工作因其保密性强，重要程度高，档案设施设备更新较快，尤其是档案信息系统所用的服务器和安全设备不断更新升级，如果没有充足的档案设施设备，档案管理工作的信息化建设很难推进，且档案信息的安全保障也受到威胁。
        3 企业文书档案管理的创新路径
        3.1 创新企业档案管理模式
        在一个不断变化和发展的时代，企业必须改革以实现利益增长。企业文档的管理必须随着时代发展而改变。企业领导者必须改变管理理念，并根据目标和计划创建新的档案管理模式。首先，企业需要开发有效、简短、清晰且功能强大的管理系统，职责和责任明确的管理模型，并创建专用于个人和分层管理的集成管理模型。其次，管理系统应着重于建立有效的激励机制和惩罚机制，这些机制可以共同促进档案管理，将当前的企业经营与社会发展的需求联系起来。最后，密切关注与管理系统有关的文书档案管理系统的创建，该系统应根据企业的经营状况来改进，并以科学和“存档”的方式统一执行。管理规则，是基于管理内容的规则，包括档案设计规范，档案管理措施以及相关的政策和法规，这些可以确保良好的管理工作系统，以保证管理者以标准有效的方式进行管理工作。
        3.2 创新思想观念
        为了实现文书档案管理的价值，需要更新观念并提高对文书档案管理的重视。首先，主管人员需要更新观念，要完全理解管理文书档案的重要位置，了解并解释领导职责，确保其工作已包含在完成的年度绩效评估中。同时，应增加对文书档案管理及相关人员和设施的投资。接下来，需要加强宣传工作，提高人们在文书档案管理中的意识，促进不同部门之间的协调与积极合作，并全面管理文件。最后，档案管理人员必须更新观念，透彻理解档案管理的重要性，改变服务模式，积极开展业务学习，简化档案管理并进行实践管理。
        3.3 创新人才培养手段
        由于文书档案的专业性强，所需管理人员的素质相对较高，因此，企业必须不断开发和加强人事管理档案的培训。首先，该培训对于文书档案管理非常重要。企业必须在内部为专职管理人员提供足够的预算，并深刻理解自上而下的存档功能的重要性，并推动文书档案管理的发展。其次，应利用制度和政策吸引档案管理的优秀人才，重点是对备份人员的培训和团队管理的不断加强，尤其是要建立档案管理人才团队，使不同年龄的文书档案管理人员增强解决实际问题的能力。最后，应加强管理人员的培训和交流，继续进行专业培训，打开管理者的视野，更新知识体系，全面地理解理论。通过内部和外部交流进行文书档案管理，学习先进的技术和实践技能，以提高经理的领导能力，并进行持续学习。
        3.4 创新信息化工作方式
        促进文书档案管理和文书档案管理流程的开发是企业的重要任务。首先，企业需要改变观念，改变工作方式，积极学习先进的管理观念，快速建立数字档案以及改变现有的采购管理模型，提高档案管理的作用和有效性。其次，通过开发在线信息管理平台，实施电子文书档案分发以及调查管理和文书档案的共享来提供满足业务需求的软件支持，并改善信息相关设备的硬件支持。创建安全性网络，对数据传输节点进行安全控制以及对数据文件的存储和使用进行保护。再者，提高文书档案管理的信息管理水平，为企业管理层创造各种学习和培训机会，培养管理系统知识。对文书档案管理经理而言，则需要充分了解管理任务和被系统创建集成的信息内容。最后，通过各种形式的开发，必须包括文书档案管理的各个方面，必须建立业务信息管理标准，并共享文档资源以识别文档的价值，加以充分的利用。
        结语
        总而言之，企业要认清客观形势，积极地采取对策和措施来有效应对档案管理的问题，不断地创新档案管理科技，提高档案管理的信息化水平，加大档案管理人才的培养力度，为档案管理提供人才储备与技术支持，以此来推动并实现企业文书档案的科学化管理。
        参考文献：
        [1]刘茜.企业文书档案的管理及利用分析[J].陕西档案，2018（06）：37.
        [2]刘萍.文书档案管理的特点与创新策略的相关研究[J].科技风，2018（35）：263.