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强化发电厂档案管理信息化建设的方法研究

发表时间：2020/11/2 来源：《基层建设》2020年第21期作者：刘姝

[导读] 摘要：近年来，我国的发电厂建设越来越多，发电厂的档案管理工作也越来越受到重视。

        四川广安发电有限责任公司四川广安 638000
        摘要：近年来，我国的发电厂建设越来越多，发电厂的档案管理工作也越来越受到重视。作为发电厂的核心部分，档案管理工作不仅承担着日常经营管理的重任，还对其他部门起着维系作用。这样一来，档案管理工作就显得十分重要。传统的档案管理方法已经跟不上时代进步的速度，无法对大数据进行有效地保存和查找。现如今强化发电厂档案管理信息化建设，寻求更多的方式才是有效的解决方法。在今后发电厂的发展过程中，应该对具体的档案管理信息建设方法进行确定，将效率的提高放在首位。本文对当前的发电厂档案管理信息现状进行讨论与研究，并提出相应的解决策略。
        关键词：发电厂；档案管理；信息化建设
        引言
        档案管理是一门相对完善且拥有严密体系的科学，通过建立档案管理信息化模式，改善传统档案管理工作质量低、效率慢、安全隐患大等缺陷，逐渐成为新时代档案管理工作的新方向，所以，企业自身应切实意识到档案管理工作与现代信息技术融合的重要意义。
        1信息化在档案管理工作中的应用价值
        1.1保证数据共享
        在档案管理工作中应用信息化，对企业档案管理工作的开展有着积极的重要作用。一是利用信息技术可以保证档案数据的共享。在信息技术支持的背景下，企业可通过信息化的方式对档案内容进行电子化处理，为档案信息的共享提供条件。二是实现了档案管理的高效模式。档案管理工作最重要内容就是对各种各样的信息资料进行整理、储存和运用，利用信息化方式可充分发挥其优势作用，一改传统档案管理工作的低效模式，为企业档案管理工作的顺利进行提供支撑。在信息化档案管理工作实践中，只有充分发挥出信息化的应用价值，才能实现档案信息的读取与共享，满足企业在现代信息社会中的发展需求，推动企业档案管理工作的顺利进行。
        1.2电子文件方便、快捷
        传统的档案管理一般是工作人员进行手工操作，这样的方式对于工作量大、复杂的档案管理工作来说是极其不方便的。相关的工作人员在日常的工作中，要对收集的信息进行归档，这项工作要耗费员工大量的时间，在精力方面也是一个不小的挑战，手工操作发生失误的概率就会增大，对后面工作的影响也是比较大的。利用计算机则不会出现这样的情况，还可以节约时间，提高工作效率，员工在进行信息处理时可以更加方便、快捷。
        1.3高度的安全性和保密性
        发电厂的相关档案是十分重要的信息，不仅关系着整个发电厂的生存，还对国家有一定的影响。发电厂相关档案的价值是不可估量的，在很多时候都涉及国家的发展机密。如果出现了外泄的情况，所造成的损失将是巨大的。利用计算机设备对档案信息进行储存，对其保密性有一定的保障，毕竟这与传统的纸质档案不同，安全系数也会有所提升。随着时代的进步，计算机的保密设置更加完善，出现信息外泄的概率将会大大降低。可以对档案室的计算机设备进行加密处理，减少人员接触，也可以有效地降低信息被窃取的可能性。
        2信息化应用于档案管理过程中存在的问题
        一是现阶段很多企业对档案管理信息化建设意义认识不到位，对档案管理部门不够重视，在档案管理方面的投入不足，难以满足现代社会对企业档案管理的要求。二是虽然一些企业在档案管理中应用了相应的信息技术，但也仅仅是表面工作，并没有落到实处，缺乏必要的支持，阻碍了档案信息化管理的发展。三是在档案管理信息化应用中，缺乏完善的制度和机制保障，而且应用技术有待提升，这都直接影响着档案信息化管理的工作效率。

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        3强化发电厂档案管理信息化建设的策略
        3.1注重培养发电厂工作人员的档案管理信息化意识
        现阶段，发电厂应根据本身的发展现状，加强培养员工的档案管理信息化意识，提高其重视程度。在整个发展过程中，一定要将档案信息化的宣传工作做到位，让每一个员工都能了解和掌握与档案信息化有关的知识点，不能放松对其的重视，使档案管理信息化存在的意义得到充分的体现。除此之外，还需要相关领导人员发挥作用，对这一部分的工作提高重视程度，充分了解档案是对发电厂的发展历程的历史记录，所保存的原始资料的价值是不可估量的，可以促进发电厂的长远发展，提高其社会竞争力。要对在发电厂工作的人员进行定期培训，不断提高工作人员的工作能力和综合素质。
        3.2引进配套设施，提高安全性和稳定性
        提高预算比例，配置与档案管理信息化建设相适应的高质量、性能优良的软硬件设施，避免受到电磁干扰及辐射等因素的影响，从源头上降低设备损毁概率，切实提高档案管理信息化的安全性和稳定性。与此同时，各企业档案管理部门还应根据自身发展水平，开发出适合自身企业档案管理部门的信息化系统，对档案管理人员也要提出更全面的要求，不仅要熟悉电子文件特征，还要对电子档案进行全程规范管理，掌握扎实的计算机技术和网络安全防护知识，对新旧档案资源实施统一规划和管理，根据实际情况制订长远规划，将档案改革工作落到实处。
        3.3健全信息化安全保障体系
        在企业档案信息化管理工作中，必须重视发生频率越来越高的安全隐患问题，并针对其实际情况坚持以信息安全技术为主的原则，引进安全性能更高的信息安全技术，将其与信息化档案管理软件相结合，提高档案信息化管理的安全性。与此同时，还要加强对信息工作软件所存在缺陷的改进和升级工作，以防因木马、黑客或者恶意破坏程序存在而造成档案信息泄露问题的发生。另外，可利用信息技术方式加强对档案危害问题的处理，尽其所能地做好档案管理防范工作。最后，借助信息技术的功能和优势，建立多层次的保障网络，如设置管理系统访问权限、设置信息阅读加密等，以此来确保档案信息的安全，完善档案信息化管理的安全保障体系。
        3.4加强管理力度，提高安全性
        对目前的情况进行调查可知，应该对发电厂的档案信息采取系统化管理模式，完善相关体系，做好档案的保存工作。需要对档案的保管提高重视，要制定相应的规章制度来应对丢失等突发状况，提高安全性，保证完整性。在工作期间，工作人员要对自己的本职工作做到明确知晓，工作流程严格按照标准进行。
        3.5构建专业性的档案管理团队
        发电厂需要提高档案管理人员的素质，加大人力投入，提高管理人员的知识和业务水平，完善档案管理的科室和团队，保障档案管理效果。发电厂需要建立档案管理部门，引入高素质的管理人员，突出发电厂业务特色，利用针对性的档案管理措施，使档案管理人员的业务能力不断提高，完善档案管理制度，提升档案管理水平。在现代化档案管理过程中，管理人员发挥重要的作用，完善信息化环境，使管理人员的综合管理水平不断提升，提高发电厂档案管理质量，突出管理人员的工作责任心，建立终身学习意识，这样可以有效发展档案管理工作。
        结语
        总之，信息化在现代企业档案管理工作中发挥着十分重要的作用。而要想实现信息化、科学化的档案管理模式，就需要档案管理人员及时转变观念，合理改变传统的档案管理模式，充分应用信息化的优势和功能，完善档案管理信息系统，以增强企业档案管理效能，实现现代信息社会背景下的智能化档案。
        参考文献：
        [1]赵晓勇.关于企业档案管理创新的探讨[J].中国高新技术企业，2018（04）：74-76.
        [2]黄慧.电厂档案管理中信息技术保护系统的应用[J].经贸实践，2017（07）：207.
        [3]任纪兵.基于NET的兴隆电厂档案管理系统设计与实现[D].电子科技大学，2017.