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档案管理的利用和保护魏雪燕

发表时间：2020/11/2 来源：《基层建设》2020年第21期作者：魏雪燕

[导读] 摘要：随着社会经济的飞速发展和科技水平的日益提升，档案管理的信息量日益增大，档案管理的内容日趋复杂化，为档案管理实现自动化和程序化提出了现实需要和必要挑战。

        身份证号码：6543231975****0025 新疆阿勒泰 836400
        摘要：随着社会经济的飞速发展和科技水平的日益提升，档案管理的信息量日益增大，档案管理的内容日趋复杂化，为档案管理实现自动化和程序化提出了现实需要和必要挑战。现代化档案管理工作可以在档案管理过程中发挥其智能、高效和科技的优势，有助于档案管理节省大量的人力、物力和财力成本，使得档案管理在形成、管理、存储、利用、分享等方面都能产生翻天覆地的变化，将极大地提高档案管理的效率。鉴于此，文章首先分析了当前档案管理工作存在的问题，然后提出了具体的解决对策，以供参考。
        关键词：档案管理；问题分析；优化策略
        1档案管理的内容简析
        档案管理工作是通过管理相关档案而展开的各种形式的工作活动，主要包括各种档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研以及利用。在档案工作中，必须要按照一定的原则，对不同形式、不同内容的档案实体进行系统的分类和组合，然后根据不同的使用需求进行编号、编目排列，这样能帮助人们更加便捷地检索和利用相应的档案信息。
        2档案管理中存在的问题
        2.1制度流于形式
        目前，部分单位的档案管理相关制度较为混乱，不够统一，一些单位甚至根本不重视档案管理工作，未能意识到档案管理工作的重要性，因此也未能及时学习和了解《档案法》《档案管理办法》等相关法律法规，加之单位内部管理制度上也未结合自身单位特点制定相应的档案管理制度，致使档案管理工作制度与实际工作脱节，流于形式，执行不力，管理混乱。
        2.2信息化程度低
        加快档案信息化建设是当前档案管理的一个重要方向。随着时代的发展和信息技术的进步，信息技术在档案管理工作中的应用越来越普遍，发挥的作用也越来越大。然而，还存在少部分的单位未能及时跟上时代的发展，在档案管理工作上依旧采用传统的管理方式和管理手段，未能及时有效地应用现代信息技术，档案管理信息化水平较低，管理效率不高。
        2.3档案管理专业人才缺乏
        目前，在我国大多数单位中，从事档案管理的人员并非专业的人才，也缺乏必要的档案管理知识和技能，其中少部分人员甚至根本未曾接受过任何的档案管理培训，自身不具备档案管理意识，未能有效意识到档案的价值和档案管理工作的重要性，在日常工作中，仅限于对档案的收集、装订和管理，对此项工作背后的含义和价值未曾深究，还有一部分单位内部从事档案管理工作的人员同时身兼数职，经常出现人员变动，造成档案管理工作缺乏系统性和连续性。
        3档案管理的利用与保护工作要点
        3.1强化档案意识，进一步完善档案管理制度
        想充分发挥档案管理的职能与作用，在工作上获得更好的效果，单位领导必须高度重视档案管理工作，要充分认识到这项工作对单位发展的意义，将其摆在重要的位置上。同时，档案部门开展档案宣传工作，向广大职工普及《档案法》，让大家充分认识到档案管理的意义，自觉配合好档案管理工作。然后，结合单位实际，进一步完善单位档案管理制度，适应新时代档案管理发展的要求。在制定制度的过程中要特别注重制度的可操作性、科学性与合理性，符合单位自身需求。完善的档案制度能对单位领导与职工产生制约作用，在日常档案管理过程中突出地位的平等性，这是确保档案管理效率的一大保障。单位档案部门负责对档案制度严格执行，确保档案制度的公平性与严肃性，让档案工作得以顺利展开。另外，出台一套健全的绩效考核制度，对档案工作进行科学合理的量化，以获取公正、客观的结果。根据考核结果对档案人员进行奖惩激励，以更好地激发他们的工作热情。

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        3.2打造优质的档案管理工作队伍
        在档案管理人才引进中，要加强对人才档案管理能力或者档案管理意识的关注，既要引进具有档案管理专业背景出身的人才，也要加强对现有人员的档案管理工作培训，从人才引进和岗培训等多个方向入手，切实提升工作人员的档案管理能力以优化档案管理效率。一方面，应充实现有档案管理工作队伍，改变兼职或者是退休人员管理档案的现状，突出档案管理工作的重要性，强化对现有办公人员的档案管理培训，以信息化技术学习和档案管理知识教育为切入点，运用网络视频、专题讲座等多种等手段，提升档案管理工作人员的专业能力及素质。另一方面，则是要加强对工作人员的档案管理工作考核，建立健全的激励机制，按管理工作的效率以及档案信息的完整度、更新速度作为考核标准，对于档案管理工作突出的人员进行物质及精神奖励，而档案管理工作滞后的人员则要进行相应的惩处，从而全面提升档案管理工作的效率，调动档案管理人员工作的积极性。
        3.3做好档案管理工作，促进档案资源的充分利用
        档案运用的合理有效是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。对于把握经济活动的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义。全面加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用，为实现建设小康社会的目标服务。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段。做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现，档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享，就必须加强档案基础管理。档案人员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制适用的检索工具，建立健全检索体系，增强档案工作与生产发展的贴近度，根据发展需求，可编写《组织机构沿革》《大事记》《年鉴》《项目简介》《基础数据汇编》《专题工程综述》等编研材料，及时、系统、完整地提供档案素材、满足利用者的需要，更好地发挥档案的服务作用和应尽的职能，为生产部门提供优质、高效的档案服务。
        3.4加大对档案信息资源的整合
        由于档案资源所涵盖的范围较大，信息内容较为复杂，因此，在执行档案管理信息化工作时，必须要整合其中具有较高研究价值的部分资源信息，并对该部分内容所具有的潜在价值进行挖掘，还要对所搜集来的档案信息资源进行详细分类及统一部署，再通过分级管理方式，为企业档案信息资源的归纳、整合、共享创造有利条件。由此可见，加大资源整合力度，选择恰当的管理软件，完善档案管理存储设备以及电子文件管理，应备有充足的档案装具，并科学、合理地存放各种类型的档案。
        3.5确保档案信息管理工作的安全
        在信息化改革与创新过程中，所有工作都是以计算机网络技术为基础展开的，即所有档案信息管理任务都要通过信息网络这种操作方式展开。在这种情况下，由于信息网络具有较强的开放性特征，档案管理工作自然会受到网络特性不同程度的负面影响，使得档案信息安全管理工作成为重中之重。因此，首先要明确档案信息化管理模式，把档案资源统一上传并存储在云盘当中，当存储档案资源的电脑遭遇黑客或病毒时，就会发生档案资料丢失及损毁等严重后果。对此，就可采用档案资源备份的方式实现对资源信息资源的妥善保存和管理，同时，也应加强网络安全手段，比如及时建立防火墙等，并施行企业内部信息访问安全制度，设置相应的档案信息访问权限，同时采用密码校验制度，这样才能够最大限度地避免档案信息丢失。
        结语
        综上所述，档案管理是企事业管理工作的重要组成部分，要不断完善档案管理制度，注重档案管理人员的综合素质培养。档案管理工作要与时俱进，不断创新，才能提高信息化管理水平，实现档案事业的可持续发展。
        参考文献：
        [1]韩冰.创新档案管理工作思路的理性思考[J].赤子（上中旬），2014（15）：268.
        [2]李玉华.现代档案管理创新与发展的思考[J].赤峰学院学报（自然科学版），2012（20）.