城建档案数字化过程中质量控制的必要性--中国期刊网

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城建档案数字化过程中质量控制的必要性

发表时间：2020/11/2 来源：《基层建设》2020年第21期作者：王建文

[导读] 摘要：在互联网时代发展推动下，计算机技术在人们日常生产生活中的应用范围在不断扩大，各项数字化技术对社会多领域发展具有良好推动作用，对提升档案管理成效具有重要作用。

        河南国安建筑装饰工程有限公司河南省 450000
        摘要：在互联网时代发展推动下，计算机技术在人们日常生产生活中的应用范围在不断扩大，各项数字化技术对社会多领域发展具有良好推动作用，对提升档案管理成效具有重要作用。当前在城建档案数字化发展中，在质量控制层面上仍旧存有较多问题，要注重对各项质量问题进行分析，探究数字化过程中质量控制必要性。
        关键词：城建档案；数字化；质量控制
        引言
        城市建设在城市的现代化发展中发挥着关键作用，依托相关规划建设工作的良好开展，促使城市资源可以得到科学合理的利用、城市格局面貌逐渐趋于合理、人们的生产生活活动可以更好地开展，因此城建单位在具体开展工作期间需要对城市实际发展情况与规划建设情况进行完整、真实的记录，编制城建档案，以此为城市后续的规划建设工作有序开展提供珍贵的参考资料，确保城市规划建设工作可以保质保量的开展，由此可见城建档案对于城建单位相关工作开展产生的积极影响较大，需要城建单位可以在日常进行的城市规划建设工作开展过程中，对于城建档案加强管理，并且要顺应社会发展趋势，积极利用现代化的先进技术对档案作数字化管理，本文便对城建单位进行档案的数字化管理建设有效办法进行了总结分析。
        1城建档案数字化过程中质量控制必要性
        1.1全面提升管理人员工作积极性
        近年来我国社会主义市场经济发展速度加快，随着城市建设规模的不断扩大，城建档案管理任务量也在不断增多。现阶段全面强化城建档案数字化建设有助于提高城建档案建设水平，通过有效的数字化建设能有效优化档案管理中的繁琐内容，提高档案管理人员工作效率，有助于激发管理人员工作积极性，促使城建档案数字化建设能朝着信息化、科技化方向发展。当前在城建档案管理中，相关管理人员要对原有的工作态度积极创新，良好的工作态度以及工作方法对城建档案建设质量具有较大影响。通过加速城建档案数字化建设能有效降低档案管理难度以及复杂程度，全面提升档案管理效率，激发广大管理人员工作积极性，推动城建档案数字化可持续发展。
        1.2在城市规划、建设及管理中的作用
        城建档案是城市现代化发展的详细记录，不仅有助于城市规划、建设效率的提升，还可以为城市的可持续发展提供参考依据，充分体现城建档案的服务价值，为经济社会发展做出更多贡献。在城市规划前期，应以城建档案为依据进行规划的研究制定。以旧城改造为例，城建档案作用比较突出。城建档案可为旧城改造规划提供必要的规划依据和基础情况，为旧城改造实施提供必需的地下管线布局等必要情况，也可为城市历史文化发展变迁提供参考资料。与此同时，在旧城改造中形成大量的规划设计以及拆迁、回迁安置等档案资料，能够为城市未来的整体规划与建设提供参考依据。
        2城建档案数字化过程质量控制措施
        2.1确保档案安全，做好安全防范工作
        一是要完善数字档案安全管理办法。首先要严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国档案法》等法规制度。从根本上确保原始档案的安全。二是要建立覆盖全面、制度健全、手段先进、保障有力的档案数字化安全工作机制。严格执行安全保密制度，加强对涉密信息的安全管理。确保利用过程中信息的安全，建立流程化、标准化的管理过程并通过制定规章制度保证数字化工作严格按照流程来执行。必须对系统中不同层级的人员制定相应的权限，并且在工作中要严格落实。三是必须高度重视档案数据备份工作。对电子档案进行定期备份，备份载体及格式应多样化，防止数据丢失，确保在突发情况下档案信息的安全。
        2.2积极推进城建档案利用数字化
        随着信息化、现代化建设的加快，传统的城建档案管理模式已经不能满足新时代的发展需求，城建档案数字化建设成为城建档案管理工作的发展趋势。

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城建档案数字化建设是指利用计算机技术、扫描技术、数据库技术、存储技术等现代网络信息技术，将各种载体的城建档案资源转化为以数字化形式进行存储，通过网络连接、应用软件系统等对档案信息资源进行管理和利用的过程。开展数字化建设，能缓解馆藏空间不足，创新城建档案管理模式，提高工作效率。比如查阅档案时，档案管理人员利用档案管理系统直接调用档案原件的电子图片，不需要再到库房查找、翻阅档案，既缩短了查阅时间，又保护了档案原件。我们应紧跟时代潮流，在全新的技术支持下，大力发展城建档案的开发利用事业。
        2.3通过建立健全配套管理制度提升数字化成果质量
        1.构建统一的城建档案数字化体系。由于城建档案的种类较多、来源复杂，可能会存在格式不统一等问题，不仅增加了档案管理的难度，而且也会影响到下一步城建档案的利用。因此，在推进档案数字化建设中，必须要构建统一的档案数字化体系作为一项最基础的工作。对城建档案的信息著录、提取、分类与加工等工作细部环节进行具体的规定与要求，所有馆室均按着统一的体系收集、加工和整理档案信息数据。按照主题、学科、专业等类别建立档案公共检索目录，所有的档案管理主体在统一的格式下将档案信息上传至公共检索系统，公共检索系统根据信息的类别进行再一次分类、整合，形成新的整合性、全面性的目录。
        2.补充完善城建档案数字化标准。在当前的城建档案发展形势下，城建档案部门的相配套制度已经逐渐趋于完善，但是在一些管理细节方面还要进一步的细化。尽可能针对不同类型、不同来源的档案资料，做出更为明确的要求。例如要纸质档案向电子档案转化时，不仅要明确哪些档案可以转化，还要对转化后的格式、内容等做出更为明确的要求。例如明确PDF图片的最低分辨率，保证电子图片中包含的数据、标注等信息十分清晰，这样才能使数字档案具备相应的利用价值。原来的城建档案可能有文本、图形、表格、音频等多种形式。在统一转化为数字档案后，应当对其格式进行统一规定。
        2.4强化各个环节监督检查
        城建档案管理部门要强化各个环节监督检查，做好数字化成果的验收以及评估。在城建档案数字化管理中，要对档案管理流程各个环节规范化并加以检查监督，确保验收与评估工作成效，有助于提升城建档案数字化建设质量控制成效。通过高效化监督检查能保障数字化建设各个阶段能基于预定要求进行管理，对数字化过程中产生的各项问题合理调控。在验收环节中要做好各个环节以及总体结果验收，通过提高各环节验收能保障后续各项工作稳定开展。总体验收能确保各项加工成果有效适应城建档案管理发展与利用要求。还要注重强化城建档案信息管理建设深层次加工，为城市发展建设提供决策参考，充分发挥档案信息利用价值。
        2.5做好数字化档案管理系统平台建设
        城建单位需要在城市规划建设工作开展期间，对于数字化档案管理工作的重要性不断加强认识与把握，促使自身的数字化档案管理意识不断得到提升，之后可以为该管理工作的良好进行提供更多的资金、技术支持，可以委托具有软件开发专业水平的企业机构，来到本单位档案管理部门进行专门的城建档案管理系统平台的构建，促使档案管理人员在工作期间，可以将调查所得到的全部资料信息上传到系统平台之中，确保大量的资料信息可以得到完整的保存，发生遗失或者随意修改的风险小，并且城建单位档案管理部门要进行专门的档案管理室的建设，在系统日常工作期间加强对档案管理系统平台的管理，确保系统平台可以正常稳定的运行，降低系统平台运行故障风险，此外档案管理部门需要对数字化档案管理系统做好网络建设工作，不断提升平台的软硬件水平，促使系统平台的运行稳定性与可靠性强，档案信息遗失或者恶意攻击泄漏的风险得到了较好的规避控制。
        结语
        城建档案是随着城市的产生和发展而形成的城市科学技术档案，是城市规划建设发展兴衰的真实的历史记载。科学地管理和开发利用城建档案，是城市现代化建设的迫切需要。让我们发掘城建档案在城市建设中的巨大作用，更好地助力城市的建设管理和繁荣发展。
        参考文献：
        [1]陈潇.城建档案在城市建设中的重要作用刍议［J］.现代经济信息，2019（10）.
        [2]李蕾.浅析旧城改造中档案管理工作的长期发展措施［J］.卷宗，2017（1）.