山东省曹县市场监督管理局 山东菏泽 274400
摘要：随着信息技术的深入发展和广泛应用，档案管理模式已经从实体管理向数字化管理转变，电子信息档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，但如何更好地做好电子信息档案管理工作，变得更加重要，这需要我们对档案信息化管理有深刻的理解和认识。
关键词：档案管理；优势；缺点；信息化
随着时代信息化的发展，档案管理逐渐从传统的纸质化管理向电子化转变，那么档案管理过程中的问题也就逐渐凸显，严重影响了工作效率。本文对信息化背景下的档案管理工作展开深入分析与探究。
1.档案信息化管理的主要优势和缺点
1.1资源共享快捷
传统的档案管理由于以实物档案为主，所以根本无法实现在同一时间、不同地点、不同空间进行多人查阅，档案利用模式基本比较单一，而对于信息化条件下的电子档案打破了传统档案的实物形式，以数据形式进行保存，利用网络进行共享传输，因此不在受时间、地点、空间的任何约束，可以瞬间完成多人、多地点、多空间同时进行信息的传递和查阅服务，及时方便快捷高效。
1.2投入的费用较少
之前在管理档案时往往会消耗大量的实物资本，同时在采集整合和使用档案时也需要投入一定的劳动力成本，因此完整的档案管理工作结束后往往会付出较多的费用。电子档案的出现极大解决了因为费用过高增加组织经济负担的问题，这一类型的档案在工作各个流程中只会涉及具体数据，并要求在联网的条件下开展相关工作，极大压缩了在实物和劳动力等各方面的成本费用，同时又能借助新兴技术实现对档案的高效化管理。在实际使用方面，比之前的档案处理环境更加严格，避免纸质档案的腐烂、磨损等，但是电子档案则完全不用考虑上述问题，不过也需要保证网络环境的安全性，避免黑客入侵等造成档案资料外泄。
1.3电子档案对网络环境安全性的要求更高
尽管电子档案有纸质档案无法比拟的诸多优点，不过因为互联网本身的共享和公共属性，档案资料在联网的条件下也很容易传输和搜索，一旦遭遇黑客袭击，那么档案文件处于极其危险的境地，病毒等迅速扩散和破坏电子档案运输的全过程，严重的甚至会危机档案数据库，部分电子数据因为受到不合理使用成为部分人牟取暴利的工具，进而不利于整个档案管理工作的有序进行。
1.4档案信息化对设备的依赖性
档案信息化必须借助一定的计算机网络、档案管理软件及相关安全设备才能完成，对设备具有很强的依赖性。由于电子档案需要长时间存储，很容易会出现各种意外情况，对档案产生影响，比如计算机本身的问题，包括达到使用寿命、硬件被人为破坏等，都会对电子档案造成严重影响，作为档案管理人员必须履行好职责，定期对信息化设备进行维护，用科学的方法保护好电子档案的安全。而传统档案以纸张和实物为保存形式，它的管理利用等环节无需借助任何电子设备，从这一点看，传统档案拥有电子档案不可替代的优势。
2.做好档案信息化管理的具体措施
2.1转变传统管理方式，树立信息化管理理念
近年来，随着信息化技术在档案管理工作中的广泛应用，档案管理工作正面临新的挑战和新的机遇。传统的档案管理模式已经不能满足和适应现在档案管理工作的需求，必须改变传统档案的管理模式和理念，不断开拓创新，把信息化技术运用到档案管理工作中，充分利用好先进的电子化设备和信息技术对档案信息资源进行管理，搭建全新的档案信息化管理平台，不断提升对各类档案材料进行数字化加工处理能力，使档案管理工作从收集整理、鉴定组卷到统计利用每个环节都实现信息化，不断提升档案管理工作的效率，积极适应信息化条件下档案管理工作的新要求和新形势，更好地服务国家和社会主义建设。
2.2关注档案管理软硬件设施建设，避免信息化档案管理出现漏洞
要牢牢把握时代发展方向，对档案管理进行技术处理的前提是相关装置应该提前配备齐全。所以，这要求相关机构的高管应该强化档案管理任务的重要性，创建独立的档案管理任务管理团队，将档案管理提上日程，不能有丝毫懈怠，同时强化档案管理所需的基础设施建设，发展和创建更加高效、便利和安全的信息化档案数据库，相关的软件和硬件设施都要进行定期检查、维护和更新，保证档案管理工作效率，同时只要发现任何现实或潜在的安全隐患，都应该立即将具体情况上报至有关责任部门，避免档案信息化资料的泄露及其他重大事故，以免组织遭受不必要的经济和财产损失。
2.3建立规范统一的档案信息化管理标准
档案信息化建设必须以规范统一的档案信息化管理制度和高效运行机制为保障。档案管理部门要主动适应档案信息化管理的新特点和新要求，结合实际工作需求，开拓创新，建立起档案收集、整理、鉴定、统计利用等一整套的信息化管理制度以及科学的工作流程，从制度上、工作流程上确保每名档案管理人员，在每个工作环节及具体操作上，都能严格按照统一的管理规范和标准去执行；同时要制定安全有效的档案信息化管理应急预案，确保一旦发生电子档案管理系统被入侵和硬件被破坏时，能第一时间采取有效的应对措施，避免出现手忙脚乱的情况，以致给档案信息化数据造成破坏，真正搭建起档案信息化管理制度的防护墙。
2.4加强档案信息化管理人员的业务素质和能力建设
信息化条件下，如何更好地做好档案管理工作，给信息化管理人员提出了更高的要求和挑战。一要加强档案管理人员的思想作风建设。培养档案管理人员过硬的思想素质和服务意识，坚定管理人员对档案事业的热爱和追求，激励他们工作中要甘于吃苦、乐于奉献、勇于创新，牢固树立服务第一的工作宗旨。二要加强自身学习。档案信息化管理工作对知识的要求非常高，涉及的知识面也更广，管理人员必须树立终身学习、主动学习的意识，不断通过档案继续教育培训、专题培训、网络教育以及个人自学等形式，优化和丰富自己的档案学知识结构，及时掌握新形势下最新、最快与档案信息化管理工作相适应的理论知识、业务技能、信息技术、网络安全知识等。三要档案管理人员学习最新的档案信息化管理法律法规，工作中有章可循、有法可依，避免出现原则性的问题，进一步提升自己的服务能力。四要开展好档案信息管理技术培训。档案信息管理技术是一个档案管理人员做好档案信息化管理工作最基本的要求，所以，做好这项工作十分必要。要定期开展对档案管理工作人员信息化管理技能培训，着重讲解档案管理系统操作运用、日常的系统维修、信息数据备份及安全防护等知识，不断提升管理人员的信息化管理水平和能力。
2.5加强档案信息化管理人员的人才储备
随着档案信息化管理工作的推进，对信息化人才的需求越来越大，尽管一些档案管理人员或多或少地有过这方面的培训，但这种培训时间都比较短暂，档案管理人员很难有比较系统全面深入的学习，对档案信息化管理也之是仅限于一般系统操作上，对一些深层次问题很难有效解决。许多单位在开展档案信息化管理工作时，只能采取外包等形式，工作推进中受制于人，一旦出现技术问题，也只能打电话找外包，严重影响到一个单位的档案信息化管理效果。因此，加强对档案信息化管理人才的储备已经是一件迫不及待的事，必须尽早做，人事管理部门要加强这方面人才的引进及培养，为档案信息化管理工作打好坚实的人才基础。
2.6实现电子档案数据资源的普及推广
档案的信息化管理是高新技术发展的必然趋势，持续优化信息化服务能力和受众领域，有序推进档案数字化任务，借助在线资源共享等形式，创建集更大受众、更快检索、更快传输和更多资源的数字档案馆，争取尽早达成跨地区数字档案馆的相互连接，持续拓展档案的受众领域。
3.结语
综上所述，档案信息化管理任务应该做到与时代同步，持续优化和完善对档案管理的数字化工作，争取尽快达成跨地区数字档案馆的有效对接，为实现国家富强、民族振兴和人民幸福作出更大的贡献！
参考文献
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