东莞市塘厦镇宣传文体局 广东东莞 523000
摘要：在现代化办公中文档管理工作占据重要位置，文档通常关乎企业发展机密，因此文档的保密工作应该加强，文档一旦发生信息泄露，就会损害企业的发展，为企业带来经济上的重大损失。因此，做好办公室文档管理以及保密工作非常重要，能够有效促进企业的发展。本文对办公室文档管理中的公文管理与保密工作进行了相应的探讨，希望能够为办公室文档管理的科学化提供一定的帮助。
关键词：办公室；文档管理；公文管理；保密工作
文档管理是国家企事业单位工作中的重要内容，文档可以肩负着传递工作内容和信息的任务，文档管理的科学化关系到企事业单位的有效运转，因此需要加强对文档管理的规范。在国家、企事业单位等各个机构的文档管理工作中，一定要做好文档管理的保密工作，确保文档中的信息不会泄露，文档内容不会因为泄露而对机构运转造成危害，因此应该采取更加有效的措施使文档工作更好地发挥价值，确保文档工作的严密性落实到位，采用更加科学化和规范化的文档管理方式开展文档的管理，确保文档管理工作能够切实发挥其在促进企业可持续发展中的作用。
一、办公室文档管理与保密工作存在问题
（一）相关制度不健全
办公室的文档管理工作是一项系统、复杂的工作，需要相应工作人员进行一系列的公文等级、审阅工作，并且充分落实好档案文件的保密。因此，健全的办公室文档管理与保密制度非常重要，能够有效确保办公室文档管理的科学性。然而，目前很多机构和组织单位没有健全的办公室文档管理制度，在文档管理的过程中处于混乱局面，经常由于疏忽而使文档信息泄露。同时，由于没有相应的管理制度，文档管理人员在开展文档管理的过程中就按照自己的方式进行，不能够更好地实现文档管理的统一化。目前很多办公室文档管理工作都没有健全的制度，导致办公室文档管理工作难以发挥其有效的作用，在机构中呈现可有可无的面貌，无法充分落实相应的文档管理价值。
（二）公文保密意识较匮乏
目前很多文档管理工作人员对文档管理的认识就是整理和归类，没有充分的保密意识，不能够认识到文档的保密工作对于企业和机构的发展具有极其重要的作用，也没有在档案管理工作中采取相应的手段来确保保密工作的落实。在办公室档案管理工作中，经常会出现档案管理工作缺乏相应方法和理念的现象，使档案管理工作效率大大降低，档案保密工作不能够落实到位。档案管理人员不能够将保密意识同档案管理实际工作相结合，因此造成了档案管理工作中文件丢失、公文泄密等现象，为机构和企事业单位的发展造成了阻碍，给企业的发展带来了经济上的损失。
二、优化公文管理与保密工作的有效措施
（一）完善公文管理与保密系统
企事业单位要为办公室档案管理工作制定完善的公文管理和保密系统，能够充分发挥档案管理工作的重要作用，从而使档案管理工作能够更好地为企事业单位的发展服务。首先，制定完善的文档管理与保密法律法规以及规章制度，对文档管理工作的流程进行严格的规定，要求文档管理工作人员严格按照相应的流程开展文档管理和保密工作。在文档保密工作开始的过程中，要制定严格的文档保密细则，要求每个文档管理人员都要遵守，形成文档管理工作中传递、复制以及归档的统一整体，进而通过更好的方式确保文档管理工作的有效性，使文档管理工作能够更好地完成。其次，在开展办公室文档管理工作的过程中，必须首先确定有效的负责人，使文档管理工作能够在负责人的管理下，处理文档传递过程中的泄密问题。由于文档在传递过程中的完全透明化，因此难免会产生信息泄露，在开展文档管理的过程中通过设置文档负责人的方式，对能够设计文档秘密的工作人员进行明确指派，能够确保文档传递过程中的保密性。
即使办公室文档管理的过程中出现各种泄密问题，也会因为负责人减少而使追究对象更加容易确定，提高了文档泄密问题处理的效率，也使文档负责人对于文档管理的责任意识更加强烈，使文档管理工作能够更好地发挥其在企事业单位发展中的作用。
另外，随着信息化技术的发展，计算机加密技术使文档管理工作的安全性大大提高。因此，为了减少我国企事业单位文档管理过程中各种泄密事件的发生，应该建立起大数据加密平台，使文档加密工作能够更好地符合我国相应的文档管理保密水平，确保我国企事业单位文档保密工作的顺利进行。
（二）加强队伍建设，提高保密技术
办公室文档管理工作的主体还是人，因此要开展更加有效的文档管理工作，必须首先建设一支高素质的文档管理队伍，同时还应该提高办公室文档管理的保密技术，从而从工作人员和技术两个层面确保文档管理工作的顺利进行。在开展文档管理工作的过程中，相应的闭环还礼工作要能够得到落实，建立文档闭环管理的制度，使文档信息能够在一个封闭的空间内传递，不会因为其他原因而泄露。闭环管理制度可以用来作为建设文档管理队伍的标准，相关文档管理人员在开展文档管理工作的过程中，也要娴熟闭环管理协议，从而确保文档管理工作能够更好地满足企事业单位发展的需要，使每个工作人员都能够按照公文保密协议中的相关内容开展自身的工作。其次，在办公室公文管理工作开展的过程中，相关工作人员要具备充分的保密意识，能够在开展文档管理的过程中自觉进行保密工作，对文档信息的泄露保持高度警觉意识，防止在文档传递的过程中出现文档信息泄露的现象。文档管理工作人员对于前来查阅和借阅文档的相关人员要能够一视同仁，无论地位多高的领导或上级都要严格遵守文档保密协定，严格确保文档信息的保密。最后，我国计算机信息化技术正在大力发展，在文档管理和保密工作中，信息化和数据化技术发挥了重要的作用。因此，办公室文档管理的过程要充分借助计算机信息化技术，加强对文档保密技术的研究，采用更加先进的文档保密技术，使文档保密工作能够得到充分落实，确保文档保密技术能够最大限度确保文档安全。如在密码技术上可以采用动态密码与静态密码相结合的方式，来确保文档信息的安全。
（三）加强保密意识，强化监督管理
随着网络社会的发展，现代社会文档保密问题应该得到更多的重视，同时文档保密工作也更加有难度，使文档保密工作难以在传统的保密技术下顺利进行。在办公室开展相应的文档保密工作过程中，强化办公室文档保密工作人员的意识和能力非常重要。因此，办公室应该跟上时代的步伐，采用更加先进的文档保密技术，使文档保密技术能够更好地符合当代文档保密工作的开展。要求相应的文档管理工作人员能够充分掌握相应的档案管理技术，具备丰富的现代化信息知识，能够适应现代化科学的发展，增加自己的知识储备，使自身能够在信息技术的帮助下，更好地开展相应的文档管理工作。另外，企事业单位要对文档管理工作人员进行定期的培训，使文档管理工作人员要能够开展更加有效的文档管理工作，从而更好地促进相关工作人员在开展文档管理工作时高效有序、目的明确，取得良好的文档管理和保密效果。
三、结束语
由此可见，在企事业单位开展文档管理工作的过程中，需要加强企事业单位文档管理信息化以及高素质人才队伍培养的落实。文档管理与保密工作关系到当前国家机关与各大企事业单位的顺利运转，关系到社会的稳定和繁荣，因此应该加强重视，用更加先进的管理和保密技术来加强文档管理工作的有效性，使文档管理工作更好地得到落实，从而促进企事业单位的可持续发展。
参考文献
[1]王菊红.论办公室文档管理中的公文管理与保密工作[J].大科技,2012(20):45-46.
[2]龙富平.探究办公室文档管理中的公文管理与保密工作[J].办公室业务,2018,000(006):109,115.
[3]贺亚妮.办公室文档管理中的公文管理与保密工作研究[J].办公室业务,2019,000(020):102.