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摘要：在新的历史条件下，档案数字化成为电力企业档案管理的一大重要发展趋势，这对提升档案管理效率、增强档案利用率有积极作用。与此同时，如何保障档案数字化质量及安全，成为电力企业档案管理面临的关键问题。本文简单阐述了电力企业档案数字化的意义，重点讨论了相应的质量控制与安全保障措施，以供参考。
关键词：电力企业；档案数字化；质量；安全
电力企业的档案，是对于原始信息的重要记录载体，在档案管理的过程中，需要有较高的业务水平，专业能力的技术人员参与进来。档案管理的质量好坏，决定着能否给未来的发展提供有效的参考。当下随着我国科技水平的不断进步，以及信息化技术的普及，档案管理的效率在逐步提升，数字化的档案管理在越来越多的公司被应用，档案数字化管理开始变得多样化，例如，档案的扫描、数码电子设备的记录等。这些最新科技不断地引入到电力企业的档案管理中，大大的提高了企业档案管理的工作效率。本文针对我国当下电力企业档案数字化的现状以及数字化过程中遇到的一些问题，进行了简要的分析，希望能够给以后档案数字化提供一些借鉴作用。
一、电力企业档案数字化管理概述
电力企业档案管理内容包含一般档案管理工作的要求，但其特殊的行业性质也决定了特定职责的存在。从具体内容上看，包含以下几个方面。首先是日常业务管理，它是根据上级主管单位安排的工作目标，进行档案工作的合理调配，负责档案的整理、收集、保管，并符合各类档案的利用和鉴定工作。另外，全宗卷的编制和管理工作应该落实到位，并负责开展档案信息资源的开发和利用，统筹、协调好相关工作，对原始信息进行合理的收集、查询和管理。数字化管理后，纸质载体的档案可以转为机读档案，既节约了保管费用，也节省了占地空间，查阅方便迅速，避免了反复印制资料造成的纸张和人员的浪费。数字化管理后档案能及时归档，并能尽快提供利用服务。数字化档案管理使查询档案资料变得快捷、方便，做到足不出户可查所需，数字化使信息共享成为现实。可以看到原始信息的管控工作是档案管理工作的基本内容，而行业性的特殊内容体现在基建工程、变电站等相关部门的档案管理工作等方面。
二、电气企业档案数字化质量控制措施
1.合理制定数字化方案
数字化方案是档案数字化工作的重要指导，直接影响其工作质量。因此，电力企业有必要合理制定数字化方案。在此过程中，充分把握怎样实现数字化、应用什么技术数字化、通过什么流程完成数字化、如何进行操作等重要问题，排除影响档案数字化质量的风险因素，从而提升方案的合理性，为档案数字化工作的开展创造良好条件。
2.科学选择数字化软件
数字化软件是管理数字化后的档案的重要工具，不同的软件功能各异，适用于不同的应用场景。与企业发展相适应的数字化软件，不仅能够为档案管理工作提供有力的技术支撑，也有降低管理成本、提升工作效能的作用。所以，笔者认为电力企业应当科学选择数字化软件。在此过程中，深入分析自身发展模式与特点，明确自身具体适合什么样的数字化软件。选择好软件之后，以国家标准为参考，确定档案数字化的相关参数标准。
3.落实检验与评估工作
检验与评估工作的主要目的在于，衡量档案数字化质量是否满足实际需求，这是档案数字化中最重要的一环。因此，对于电力企业而言，有必要落实检验与评估工作。在此过程中，首先确定检验与评估的指标，将档案数据库建设、数字化软件运行状态、档案更新与信息录入、人员操作等均纳入到指标范围，以增强检验与评估的客观性与全面性。其次，基于确定好的指标，对档案数字化工作流程与各环节进行检验与评估，深入探索当前档案数字化中存在的问题，通过对问题产生原因的有效分析，提出相应的解决策略。对于某些难以解决的问题，上报给上级部门。最后，建立档案数字化检验与评估工作动态台账，记录检验与评估结果信息。
三、电力企业档案数字化安全保障措施
安全保密工作属于档案管理中的关键内容，档案数字化的安全保密管理，需要确保档案实体、档案内容以及数据的安全性，防止发生泄密的情况。安全保密问题属于档案数字化管理中的首要问题。
3.1建立严格保密管理制度
进行数字化处理的档案中包含涉密程度较高的信息。要保证这项工作能安全高效地进行，必须有一套行之有效的安全保密管理制度，通常包括：档案数字化系统及设备使用的安全保密规定，数字化加工涉密人员选择和管理办法，数字化加工场所安全保密方案，档案数字化设备的安全管理制度，参与人员身份识别管理制度，访问控制规则设置的规定，密码密钥的保密管理规定，扫描员、系统维护员、扫描质检员、系统安全员、档案保管员、值勤警卫工作职责等。
3.2提高档案管理人员工作能力，加强安防系统建设
提高电力企业档案管理数字化的安全保障力度的第二步就是提高档案管理人员的工作能力，加强安防系统的建设。对于任何一项工作而言，在开展过程中都需要人员的参与。换言之，参与其中的工作人员能力的发挥在很大程度上影响着此项工作的开展质量。因此，为了实现电力企业档案管理数字化安全保障这一目标，可以采取以下几方面措施。一是在对外的人才招聘环节中，要提高人才招聘的门槛，应充分考量应聘人员的专业素质和责任意识；另外，还要拓宽对外招聘的渠道，争取在这一环节招聘到符合条件的档案管理人员。二是在对内人员管理环节中，应定期开展培训活动来丰富员工知识、锻炼员工技能、培养员工的安全意识，并在此基础上全面提升员工工作能力。除此之外，安防系统建设的加强，需要充分结合信息技术的发展，在此基础上建设防火墙系统、身份认证系统等，以在最大程度上保障安全性。
3.3建立安全的网络环境
数字化档案虽然相对于传统纸质档案来说，具有一定的安全性，但是网络瘫痪、病毒等问题也会影响着数字化档案的使用安全，所以，在数字化档案管理和使用中，应建立安全网络环境。首先，数字化档案应多地存储，以防丢失。计算机安全会受到外界的因素影响，如果只在一台设备上进行档案的储存，会增加档案安全风险，一旦出现断电、死机等情况，档案便不能读取，影响办公。第二，档案的所有操作都需要在一个封闭的网络中进行，以防网络风险。数字档案要与外网隔离，安装杀毒软件和防火墙并定期升级，避免计算机病毒的侵入的和传播。第三，计算机以及服务器要放置在安全的环境中，做好防护。做到防火、防电、防破坏以及防偷盗，保证计算机的存放安全。最后，建立风险预警机制并编制应急方案以防紧急风险。风险预警能够有效的预防风险发生，并且能够减低风险所带来的损失。储备相关的专业人才，及时应对设备故障等问题，迅速响应，减少损失。
结语
档案数字化建设是档案管理发展规划的重要任务，其核心是资源建设，也是未来各企业发展的必然趋势。档案数字化建设可以通过各种技术手段来对档案信息资源进行数字化管理和利用。相比于传统的管理手段，在优化管理结构、提升管理水平、促进现代技术的使用等多个方面都具有显著的效果。因此，我国的档案数字化质量管理和安全管理工作也有广阔的发展前景，电力企业也应该意识到这些工作的重要性，并针对性地采取优化措施。
参考文献
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