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档案精细化管理模式构建思路

发表时间：2020/11/2 来源：《基层建设》2020年第21期作者：王嘉宁

[导读] 摘要：为了能够更好地提升企业档案管理的质量以及效率、为企业的正确决策提供依据以及促进企业的健康发展，需要在企业管理中推行精细化管理。

        哈尔滨二四二医院黑龙江省哈尔滨市 150066
        摘要：为了能够更好地提升企业档案管理的质量以及效率、为企业的正确决策提供依据以及促进企业的健康发展，需要在企业管理中推行精细化管理。基于此，本文主要对档案的精细化管理模式构建意义、存在的问题以及相关解决措施进行了分析，希望企业能够有更加长远的发展目标，提升档案管理的水平。
        关键词：档案；精细化管理；模式；构建思路
        引言
        在企业发展的过程中，一个重要的资源财富就是档案记录，所以说相关的工作人员在实际的管理工作中应该重视档案管理，不断创新档案管理模式，在日常的档案管理工作中应用一些新的精细化管理理念以及方法，保证工作的质量以及效率都能够得到有效地提升。
        1.档案的精细化管理模式构建意义
        1.1实现单位服务效能最大化
        在现代化管理理念中，精细化管理是一种较为新颖的理念，其对企业的促进作用是不容忽视的。但是，要想将精细化管理思想落到实处，就要利用企业的文化进行引导，保证单位内部思想与价值观的统一。在强化文化建设工作的同时，建立高素质的人才队伍，并且创设良好的工作氛围，使员工能够直观了解自身的不足之处，明确档案管理工作的使命，并且遵循和认同精细化管理思想。只有这样员工自身的综合素质才能够得到提升，在工作之中融入精细化管理思想，大幅度提升企业的向心力。
        1.2促进可持续发展
        取得经济效益是企业的最终目的，对于企业发展来说效益不仅仅是企业生存所需的基本能源，还是企业发展的核心所在。在竞争环境愈发激烈的背景下，企业要想获得更多地发展机遇，就要从内部管理工作入手，逐步引入、强化精细化的运作模式，以提升档案管理的效率。在企业的档案建立和完善过程中，对企业的发展过程进行了客观翔实的记录，包括了大量的原始文件或过程性资料。所以，相关的工作人员在工作过程中能够从档案资料中获取一些有价值的信息，为单位发展进行服务，对自身的基本职责进行明确，充分的发挥出档案管理工作应有的作用。
        2.档案管理存在的问题
        2.1缺乏精细化的档案管理制度
        对于企业来说，管理制度是极其重要的。然而当前很多企业在档案管理的职责和制度上不够完善，且没有全面检查考核，标准缺乏统一性，系统性不强，很多管理环节凸显粗放性，细节不到位，使一些应归档的文件依旧存在某个人或者是某个部门中[1]。此外，由于档案载体的多样性，业务部门很难将其完善、长期保存，这使得很多档案资源收集不完整，阻碍了信息资源价值的实现。上述问题的存在对企业档案管理工作地开展造成了很大的阻碍，精细化管理的要求也没有办法达到。
        2.2档案管理人才培养力度差
        在企业内部，档案管理工作一直没有形成系统，企业只是把档案管理工作认为是资料的整理和保管，而忽视了其真正的作用。思想的滞后使得整个行业专业人才不足，人员流动大，结构不科学，专业技能不强，很难充分发挥档案管理的作用[2]。另外，很多的工作人员将大部分的精力都放在了工作中，而没有系统地进行学习和培训，使得其整体的素质以及专业能力都没有达到相关的要求，影响了企业的发展。
        2.3档案信息化管理水平亟待提升
        现如今，我国的信息技术得到了快速地发展，传统的档案管理方式已经没有办法适应现代企业发展的需求了。即便现在市场上用于档案管理的软件各种各样，但大多数档案管理软件只具备了收集整编、数据管理、检索浏览、统计汇总、权限设置、系统维护等基本功能，没有做到与其他各信息系统之间衔接，更不能接收和兼容各信息系统生成的电子文件，这也影响了企业档案信息化的发展。

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        3.档案的精细化管理模式构建思路
        3.1创新精细化管理理念，明确岗位设计与流程设计。
        到目前为止，我国很多的企业都意识到了档案管理工作的重要性，在开展档案管理工作的时候也慢慢朝着网络化以及知识化的方向发展，也体现出了精细化管理的理念。因此，在企业的档案管理创新过程中，要将精细化管理置于首要位置，并保证档案管理创新工作的实施。此外还要根据档案管理的业务流程，做好岗位与流程设计工作。结合各个岗位的设计角色与任务，赋予员工相应的工作职责，并实施合理的绩效评价。把制度形式当做基础内容、利用信息化的管理模式来对各个档案的岗位关系来进行评估是流程设计的主要含义，流程设计能够对工作过程控制进行强化、规范档案管理工作、实现多个岗位的交流沟通。
        3.2创新管理模式，建立数据库
        为了实现电子档案和实物档案的融合，企业需要在档案管理工作中把建立档案室当做是核心的内容，尽职尽责建立资料库以及治理库。企业要明确档案管理重点，采取多元化的管理方式[3]。如组织档案管理人员开展业务培训，可以邀请行业专家举办讲座或集中上网课，还可以采取集体专访、培训等形式，借鉴其他单位的优秀经验和管理理念。在建立信息化档案管理平台的同时，要更加注重信息资源与材料的获取，并且对档案资源进行合理地利用，避免本末倒置，逐步实现规范化的管理目标。此外，还需要对档案的检查评价机制进行创新，建立完善的评估制度，将其中存在的问题及时反映给领导，采取相关的措施来对问题进行解决。
        3.3培养档案管理人才
        企业经营信息化是当前我国企业改革的重点，档案管理工作也应当跟随潮流进行信息化改革。在信息时代，企业档案管理工作需要相关人员具备一定的计算机技能，不仅有助于精细化档案管理工作的落实，也能提升档案信息的准确性。企业为加快管理人员专业素质提升，可以为员工提供学习机会，帮助档案管理人员学习尖端计算机技能，并将能力应用到实际的档案精细化管理中。精细化档案管理工作在实际应用过程中需要利用计算机技术辅助，因此这项工作对于管理人员的要求也发生了变化。档案管理人员经过长时间适应以后能够熟练地对计算机技能进行掌握，拥有独立的发现问题以及解决问题的能力。
        3.4建立档案监督机制
        企业进行档案管理的过程中需要建立起严格的监督机制，这样能够避免企业档案管理工作只是浮于表面，促进精细化管理工作落到实处，提高员工的管理意识。企业可以从档案管理岗位职责出发，制定出科学、合理、公平的档案管理工作监督考核机制。如：某企业为加快完成档案管理精细化改革，建立了档案管理监督部门，从档案收集开始进行监管，杜绝不实档案，严格控制档案准确性，同时将档案使用权控制起来，规定与企业经营密切相关的档案不能随意更改查阅，档案管理人员进行日常工作需要使用员工号码，进入档案管理程序需要验证码。此外，为了保障企业档案资料的安全性以及准确性，监督部门需要一个月更换一次验证码[4]。
        4.结束语
        总而言之，传统的档案管理工作已经不能够适应企业的发展需求，对档案进行精细化管理在解决档案资料调阅问题的同时，还在很多的方面有了很大的进步，提高了企业档案管理工作的质量和效率。此外，现如今的电子档案管理还替代了传统的纸质版管理，纸品的消耗量也得到了有效地降低，这些都是传统的档案管理没有办法超越的。需要注意的是，在未来的档案管理工作中需要充分地将档案精细化管理和传统档案管理的优势结合，这样才能够精益求精，真正地将档案管理的质量提高。
        参考文献
        [1]王莉娜.浅谈电子档案与传统档案管理工作的区别[J].办公室业务,2013（5）.
        [2]苏悦,杜丽杰.信息化背景下的传统档案和电子档案的交互作用[J].求知导刊,2015（10）.
        [3]吴铭,张年琴.数据挖掘技术在数字档案馆中的应用研究[J].档案与建设,2006（4）:21-23.
        [4]乔瑞花.档案管理在大数据背景下面临的挑战及对策分析[J].创新科技,2015（6）.