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事业单位档案管理创新路径探讨

发表时间：2020/11/2 来源：《基层建设》2020年第21期作者：张博文

[导读] 摘要：通过档案管理能够了解和监督事业单位自身的工作开展情况，能够保证事业单位良性发展，保证事业单位自身可持续发展。

        吉林省白城市医疗保障洮北经办中心吉林白城 137000
        摘要：通过档案管理能够了解和监督事业单位自身的工作开展情况，能够保证事业单位良性发展，保证事业单位自身可持续发展。由此可见，对于事业单位而言，档案管理创新发展是十分重要的。为了提高事业单位自身的服务意识和服务效率，为事业单位发展奠定基础，加强档案管理创新路径探索是本文研究的主要方向。
        关键词：事业单位；档案管理；创新对策
        引言
        档案的建立能够有效记录社会发展的主要历程。将档案资料建立好、维护好，对于社会发展大有助益，而要达到这一目标，就要加强档案管理，通过改革、创新、优化等手段，不断实现对档案的有效管理。事业单位作为经济社会发展的一支重要建设力量，其档案管理工作也同样至关重要。目前，我国事业单位正处于改革阶段，在该阶段，对事业单位档案进行有效的管理和维护，能够促进事业单位高效发展。然而从现状来看，传统的档案管理方式方法已满足不了当前社会和事业单位自身发展需要。对此，事业单位档案管理工作亟须改革与创新，紧随时代发展的步伐和对档案管理工作提出的新要求，对档案管理方式方法进行创新，以此实现对事业单位档案的有效管理。
        一、事业单位档案管理创新的必要性
        1.新时期事业单位档案管理面临着新变化
        对于事业单位而言，其本身就是为大众服务的，因此在管理服务方面的需求十分强烈，特别是近几年我国政府不断强调和优化服务意识，因此事业单位自身更需要从服务发展入手，在开展相关活动方面更加积极，由此带来的档案管理数量以及需求都在不断增加，传统的文字档案管理方式已经满足不了当前事业单位的需求，引入信息技术是十分重要的，由此才能够真正体现多样化的档案需求，只有与时俱进才能够更好地服务大众，满足社会的需求。
        2.信息化广泛应用，事业单位档案管理要与时俱进
        现如今，信息技术发展迅速，各个领域对于信息技术的运用十分迫切，而对于事业单位自身而言，在举办相关活动以及不断提高服务的过程中，同样也需要运用信息技术，可以说信息技术在档案管理方面的高效运用不仅改变了传统档案管理，同时也需要更加高效地促进档案资料的管理，方便档案资料的有效保存，促进档案管理的规范化，同时加速信息技术在档案管理方面的运用，有利于档案管理改革和创新，保证档案调取高效便捷。
        二、事业单位档案管理工作存在的问题
        1.档案管理专业人才缺乏
        目前，在我国大多数事业单位中，从事档案管理的人员并非专业的人才，也缺乏必要的档案管理知识和技能，其中少部分人员甚至根本未曾接受过任何的档案管理培训，自身不具备档案管理意识，未能有效意识到档案的价值和档案管理工作的重要性，在日常工作中，仅限于对档案的收集、装订和管理，对此项工作背后的含义和价值未曾深究，还有一部分单位内部从事档案管理工作的人员同时身兼数职，经常出现人员变动，造成档案管理工作缺乏系统性和连续性。
        2.信息化程度低
        加快档案信息化建设是当前事业单位档案管理的一个重要方向。随着时代的发展和信息技术的进步，信息技术在档案管理工作中的应用越来越普遍，发挥的作用也越来越大。然而，还存在少部分的事业单位未能及时跟上时代的发展，在档案管理工作上依旧采用传统的管理方式和管理手段，未能及时有效地应用现代信息技术，档案管理信息化水平较低，管理效率不高。
        3.制度流于形式
        目前，事业单位档案管理相关制度较为混乱，不够统一，一些单位甚至根本不重视档案管理工作，未能意识到档案管理工作的重要性，因此也未能及时学习和了解《档案法》《档案管理办法》等相关法律法规，加之单位内部管理制度上也未结合自身单位特点制定相应的档案管理制度，致使档案管理工作制度与实际工作脱节，流于形式，执行不力，管理混乱，影响事业单位整体发展。

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        三、事业单位档案管理创新路径
        1.创新档案管理规章制度
        对于事业单位而言，在档案管理工作的开展过程中，更需要注重档案管理制度的完善，要以实际情况为准，制定符合实际需求，提高档案管理效率的制度。要结合事业单位自身的特点，注重科学有效的管理模式创新，提高档案管理的效率，重视档案管理制度内容上的创新，加强事业单位内部各岗位对于自身档案管理的需求，保证制定的制度与时俱进。同时，在相关制度的制定过程中，要保证各岗位地位上的平等，不能因为员工与领导的区别而对档案管理区别对待，只有严格要求，规范处理，才能够真正意义上保证档案制度的有效性，同时可以创新设定档案管理的奖惩制度，对档案管理内部人员严格要求，不得恶意修改，随意添加，对档案管理负责人进行重点考察，关注他们的工作积极性和责任心，同时对于优秀的档案管理人员给予一定的奖励，激发他们的工作热情，保证事业单位自身档案管理工作能够健康有效运转。
        2.档案管理中的创新思维方式和思路
        在当前的事业单位发展过程中，档案管理工作尤为重要，要运用创新思维不断提高档案管理工作质量和效率，要提高档案管理人员的工作能力，保证档案管理工作的实效性，要真正在事业单位内部发挥出档案管理的实际价值，加强交流，重视交流，在交流中转变思维，从而培养优秀的专业人才，保证档案管理工作有效开展，从实际入手，促进事业单位档案管理智能化发展，要学会构建完善的档案管理体系，善于借用网络，加强对于档案管理的信息化建设，运用科学的方法进行档案管理资源的录入、存储以及利用，要做好档案信息交流工作，运用信息技术实现档案管理的信息互通，便于工作人员开展工作，同时要派遣相关的档案管理人员外出学习，掌握先进的档案管理技术，确保整个事业单位内部档案服务水平和意识不断提高。
        3.完善档案信息化安全监督制度
        在构建优化事业单位档案管理基础上，要建立完善的档案信息化安全监督制度，确保档案信息能够在安全、规范的制度下保存和管理。首先，要建立档案信息获取访问权限，单位内部工作人员想要进入系统内部调取和使用档案信息，必须要使用特有的用户名和密码，对于身份不明的人员一律进行拦截，强化档案信息保密工作。其次，内部访问者的身份信息、访问时间以及档案调取内容、具体操作等都要一一记录并上传，以避免出现问题互相推卸责任，杜绝工作人员利用工作之便泄漏档案信息。最后，要强化档案信息化管理监督，管理人员要明确自身责任和义务，要充实档案管理监督工作，每天严格按照流程进行档案信息监督与管理，确保每个管理环节都能够依据规范要求进行，每月进行突击检查，及时发现潜藏于表面之下的安全问题，并给予有效处理，全面确保信息化环境中档案信息的安全、有效。
        4.人员创新，加强档案管理人员专业培训
        要实现事业单位档案管理工作的有效优化，就不能忽视对档案管理人员的培训。事业单位要加强对档案管理专业人才的培养，通过开展定期或者不定期的培训，来提高他们的档案管理技能和专业性，使其能够熟练掌握和运用传统与现代两种档案管理方式。与此同时，还要注重档案管理人员素质的提升，可以尝试员工轮岗制，即为员工提供外出培训的机会，提高工作人员档案管理知识和技能，使其明确自身职责，更好地履职，以此促进档案管理工作科学、顺利地开展。
        结束语
        综上所述，对于事业单位自身而言，要想提高自身的发展水平，需要重视对于自身档案管理工作的创新，其中有效的方法是引入信息化的管理方式，培养相关的专业人员，科学分析，合理运用，将档案管理精准细分到每一个部门，细分到每一个责任人，把握与时俱进的管理方式，提高事业单位的档案管理水平，提高事业单位的服务水平。
        参考文献
        [1]李明.新时期事业单位档案管理创新思路的思考[J].办公室业务,2019(03):109.
        [2]高倩玉.新形势下事业单位办公室档案管理创新[J].办公室业务,2019(03):111.
        [3]魏峰.事业单位档案管理创新路径探索[J].兰台内外,2019(02):26-27.