事业单位档案管理信息化建设研究陈凤国--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

事业单位档案管理信息化建设研究陈凤国

发表时间：2020/11/2 来源：《基层建设》2020年第21期作者：陈凤国

[导读] 摘要：随着现代社会信息化手段的不断发展，信息化技术手段对于促进事业单位体制机制改革有着强大的推动作用。

        吉林省白城市医疗保障洮北经办中心吉林白城 137000
        摘要：随着现代社会信息化手段的不断发展，信息化技术手段对于促进事业单位体制机制改革有着强大的推动作用。如今在科学技术水平不断发展的时代，我国的档案管理工作可以和互联网相结合，开展档案管理的信息化管理。基于此，本文就事业单位档案管理信息化建设的重要性展开分析，并结合具体的问题，给予参考建议。
        关键词：信息化；事业单位；档案管理；重要性
        现如今，我国社会经济飞速进步，以往的事业单位档案管理模式已经无法满足广大人民群众的需求，为确保我国事业单位的长远发展，必须紧跟时代发展的步伐，积极开展资源档案信息化管理工作，同时事业单位是否能够长远发展，直接影响到我国国民经济的建设及国民民生保障的方方面面。在信息时代背景下，由于以往单一的纸质档案已经难以满足这一时代的发展需求，我国事业单位档案管理需要不断创新和完善，促使事业单位档案管理实现数字化与智能化，减轻档案管理工作的强度，提高档案管理工作的效能，大大提升事业单位的公众形象，有效保证社会大众的利益，构建起一个健康稳定的社会环境。
        一、事业单位档案管理信息化建设的重要性
        事业单位与普通企业的档案管理工作相比，具有一定的独特性，这是它隶属于国家的性质而决定的。人事调动、工作纪要记录以及发展历程等内容则是其工作的重点，这些资料都是事业单位历史变革的见证，有着重大的意义。现代社会科技的快速发展，使得办公走向自动化、无纸化的道路，档案的生成方式也从传统的方式走向了信息化的道路，读取的方式从人工走向了机读。这样的档案管理方式与传统的纸质管理方式有着很大区别。在未来档案管理当中，档案工作人员会面临各种各样的档案文件，对于信息检索者来说，无论是进行信息决策还是开展有关的项目服务，这些都是可以参考的重要内容。所以，积极创新事业单位档案管理的方式方法，深入数字化、信息化的应用手段，推进档案信息化管理工作，更有助于实现事业单位档案管理工作的优化、效率的提升，对于实现档案管理工作的可持续发展大有裨益。
        二、事业单位档案管理信息化建设过程中存在的问题
        1.档案信息化管理专业人才缺乏
        但从目前事业单位档案工作开展情况来看，多数档案管理人员非相关专业毕业，缺乏一定的专业管理能力。其次，档案管理人员存在老龄化的现象，信息化意识薄弱，仍然习惯于纸质档案的管理模式，难以适应信息化技术下的档案管理工作。再次，有的档案工作人员工作认识不到位，工作态度不端正，一定程度影响了档案管理的质量。综上，由于事业单位档案管理队伍人才建设存在差距，无法高质量地开展档案工作的信息化建设，严重阻碍了事业单位档案管理水平的提升。
        2.配套设备不完善
        配套设备是信息化建设的主要硬件支持，其完善程度直接影响着档案管理信息化建设的落实效果。但现阶段，政府部门对信息化建设的投入有限，导致各项硬件设施尚未配置到位，阻碍了档案管理信息技术的正常应用。同时，在设备使用过程中，管理部门往往会忽略设备的检修工作，造成设备长期处于不良的工作状态，而且会缩短设备的使用寿命，使一部分硬件设备出现了闲置、损坏等问题，无法正常使用，这些问题如果不能得到及时的解决，就会产生应用设备配置不完善的问题，为事业单位的档案管理信息化建设增添难度。此外，配套设备的不完善还会直接影响信息化系统软件的稳定性，降低工作者的信息技术使用效果，制约了档案管理的发展。
        3.缺乏对档案信息化管理的重视
        在传统的档案工作中，事业单位领导往往缺乏对档案管理的认识，导致在工作中没有主动性，也没有管理创新的意识。在统筹规划上，通常认为档案管理的工作只是对人事档案信息的保管、储存，并不愿意耗费过多的精力和时间，最终让档案管理信息化流于形式。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

尤其是在信息化管理日渐普及的当下，这种管理思维已经不能顺应档案管理的新需要。
        三、提升事业单位档案管理信息化建设的策略
        1.提高事业单位档案管理人员的专业技能
        目前，我国事业单位档案管理工作中，仍然是以档案管理人员为主体，档案管理人员的专业水平制约着档案管理水平和管理效率。从现有的档案管理队伍来看，多数管理人员缺乏专业知识储备，专业技术水平低下，无法适应信息化建设下的档案管理工作。提升事业单位管理人员的专业化水平，能够有效推动档案管理工作的信息化建设。事业单位要重视对档案管理人员专业技能的培养，通过开展专题培训班，组织赴外参加档案管理交流活动等，多措并举提升档案管理人员的专业技能，建设一支高水平的档案管理队伍，实现档案管理质量和效率的提升。
        2.健全制度和机制
        目前我国部分事业单位在进行档案管理时仍旧没有做到真正的信息化管理，需要在事业单位建立信息化管理机制，其目的是提高信息管理的规范化以及制度化。在管理过程中可以通过以下几个不同的步骤，健全和完善信息化管理机制。第一，在实际开展建设时，应明确考虑到事业单位自身的发展状况以及事业单位所处的地域环境，立足于自身发展的实际状况才能够针对管理机制进行完善，并且提高事业单位档案管理工作人员在实际应用时对该机制的应用效果。作为事业单位管理者，应始终明确档案信息化在建设过程中的重要意义，并且让档案管理人员与网络技术人员的沟通交流质量得到提高。作为档案信息管理人员，能够明确不同的功能应如何使用，网络技术人员在开展程序设定时应该考虑到档案管理人员的工作方式、工作效果以及工作习惯，只有两者不断地加大交流才能够提高合作的质量，并且确保更好地在事业单位中开展工作，提高档案建设的信息化质量。第二，事业单位管理者应结合事业单位的实际发展效果，并且将绩效考核制度落到实处，无论是管理人员或者是网络技术人员，通过绩效考核都能够调动其工作的积极性。确保在开展信息化档案管理建设时，能够让更多的档案管理人员了解自身工作的意义。
        3.优化设备配置
        为了缓解设备配置问题，奠定扎实的事业单位档案信息化建设基础，政府部门需要加大在硬件上的投入，并完善配套的检修维护措施，确保各项先进信息技术能够顺利应用到档案管理中。在设备配置上，政府部门要规划好信息技术引进计划，并根据信息技术的作用规律，来为各个事业单位合理配置硬件设备，同时，在安排采购工作时，选择口碑好、规模大、资质齐全的设备供应商，从源头保障设备的质量。此外，领导者还要结合硬件设备的运行规律以及档案管理工作安排，科学规划检修维护方案，而且要针对设备运行中容易发生的故障，提前做出应对策略，缩短故障维修的时间，保障信息化管理系统的稳定性，提升事业单位档案管理信息化水平。对于老旧设备，事业单位要及时进行淘汰和更新，并及时提取老旧设备的剩余价值，避免出现浪费，进而深入优化信息化建设工作的效果。
        结论
        综上所述，有效缓解事业单位档案管理信息化建设中的问题，能够提升单位档案管理水平。所以，在这个过程中，需要优化自身的信息管理水平，与单位的运行情况相结合，探索真正适合自身发展的科学道路。了解最新的网络信息、计算机技术以及应用软件，为今后档案工作的有效展开奠定基础。
        参考文献
        [1]郭秀卒.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].环渤海经济瞭望，2020.
        [2]李欣.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].科学大众（科学教育），2019.
        [3]符永照.事业单位档案管理信息化建设路径分析[J].城建档案，2019(12).
        [4]吴新兴.如何提升机关事业单位档案管理信息化水平[J].城建档案，2019(12).