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新形势下高校人事档案管理问题与对策刘现春

发表时间：2020/11/2 来源：《基层建设》2020年第21期作者：刘现春

[导读] 摘要：随着社会的快速发展，信息技术时代中会让各种消息迅速传播，不少干部人事档案造假问题层出不断，对于干部人事档案的专项审核提高新高度，各高校也在全面审核干部人事档案，促进了人事档案管理走向规范化道路。

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        摘要：随着社会的快速发展，信息技术时代中会让各种消息迅速传播，不少干部人事档案造假问题层出不断，对于干部人事档案的专项审核提高新高度，各高校也在全面审核干部人事档案，促进了人事档案管理走向规范化道路。同时，也暴露出高校在管理人事档案方面也存在一定的问题。本文根据当前社会的发展形势，结合高校人事档案的问题进行探究，并且提出一定的解决策略。
        关键词：高校人事档案；问题；解决策略
        对于一个社会公民来讲，档案是非常重要的，尤其是对于高校毕业之后的从事相应工作的人员，档案是单位组织考察干部的重要依据之一。借助于档案信息，能够将干部的真实情况准确反映出来，如果信息失真就会给组织人事工作来到很多层面的消极影响。特别是近年来频发干部档案造假事件，让人们对高校档案管理工作更是提出了新的要求。
        一、当前高校人事档案管理中存在的问题
        （一）档案管理不够规范
        随着信息技术的快速发展，计算机已经在高校人事档案管理中进行了多方面的应用，但是不少的档案依然需要采用传统的记载方式，特别是时限较长的人事档案，集中于书面文本记载。目前，高校人事档案管理存在较多不规范的现象，主要表现在档案材料书写不规范，尤其是早期材料，有使用圆珠笔、蓝色墨水笔，甚至是铅笔填写的；字迹潦草，不能直观辨识，同时存在涂改勾抹的情况；有些档案表册并没有根据要求进行填写，照片缺失，签名不清晰，未盖章等情况；有的档案没有清晰规范的卷宗目录，目录打印不规范，装订较为随意等等。此外，还存在档案记录显得过于敷衍，比如有的干部的年度考核表和工作学习总结等，每年都是完全一样。这些不规范的现象导致一部分人事档案不具备真实性。
        （二）档案信息不对称
        在档案信息方面，也存在较多的问题，主要表现在年龄记载没有体现出一致性，就算信息记载并没有出现涂改的情况，可是早期材料与后面的材料中出现了不同的出生年月，或者并没有注重如实填写信息的地方，有的出生年月采用公历，有的采用阳历。有的年龄与实际情况有所出入等。工作经历记载和工龄之间有着一定的差距，有的差距达到了一两年，主要原因在于不少干部在校时间较早，而参加工作之后并没有进行相应的跟踪记载，早期材料缺失不少关键性材料，却无法进行及时的补录。学历学位材料不齐全，甚至出现造假的情况。不少干部并没有进行很好的归档，没有将自己的学籍材料进行及时交送，甚至有个别干部对自己的学历学位进行作假，从而让自己能够达到岗位晋级晋升的要求。
        （三）档案材料严重缺失
        对于高校来讲，每年都会进出大量的人员，在收集档案资料的时候并没有根据要求全部上交，导致不少的档案材料严重缺失。主要是相应的学籍材料、党员材料、学历材料、参加工作佐证材料、调转材料、干部任免审批表、奖惩材料等等。由于材料的缺失，组织在培养和选拔干部的时候，不能对材料进行充分的利用。同时，有的材料不够完成，缺少签名、印证公章，甚至有些填表时间都没有，导致材料不够真实可信。
        二、导致高校人事档案管理问题的原因分析
        （一）管理制度不健全，缺少监督机制
        虽然在高校的人事管理中，都形成了相应的规章制度，并且经过系统的培训，但是真正的落实却存在一定的问题。究其原因是并没有对具体的人事管理工作进行相应的监督，导致管理人员能够动用自己的权力对档案进行修改。同时，管理过程中也存在玩忽职守的现象，有些管理人员并没有充分重视档案管理工作，材料收集混乱，导致档案信息不够明确，信息出现不一致的现象，而管理人员对其中的问题并没有进行反馈，只是将这些收集到的材料胡乱归档到一起，从而导致材料缺失的现象。

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        （二）高校干部个人缺乏档案意识
        高校的干部人员都是学历较高的人才，主要工作与教学教研工作中，对档案工作不够了解，总觉得这些工作是由档案管理人员担任，需要自己的提交的时候才会进行提交，尤其是后期获得的学历、职称和奖励等相关材料，并没有进行主动上交，从而导致个人档案并不齐全。在需要填写个人档案材料的时候，书写潦草，出现错误随意涂改，填写过程中显得较为随意，并没有注重检查，导致多次提交的材料信息不对称。尤其是对于个人工作总结和年度考核等相关材料，都是网络上全文摘录，甚至有些的相关材料多年来都完全相同，对干部在某段时间的具体的表现不能真实地反映出来。从中可以看出，部分高校干部个人并不具备档案意识，导致档案信息不够齐备和真实。
        （三）管理手段传统，没有充分应用现代信息技术
        大部分高校都将工作重心放到教育教研方面，在档案管理中投入的经费和人力都不够充分，从而导致软件硬件配套落后，现代化信息技术使用水平不高。集中表现在硬件和软件设施方面。在硬件方面，不少高校的档案库房和阅档室并没有配置齐全的设施设备，从而导致管理条件落后，相应的监控设备、消防设备等基本硬件达不到工作的需要。在通风、防潮等方面不能有效跟进，从而让档案材料的保存有着一定的安全隐患。硬件方面主要是档案管理人员不够专业，并没有开展定期或者不定期的培训，在档案管理方面方法传统，不能形成较好的管理效率。当前依然有一些高校依然采用传统的查阅方式，采用手写记录的方式，并没有对现代信息技术进行充分的利用。
        三、高校人事档案管理的有效措施
        （一）建立与之对应的管理制度
        针对高校人事档案管理的现状，对不规范的情况进行充分的改善，主要是需要将与之对应的管理制度建立起来。只有形成了相应的规范管理制度，才能让高校档案管理步入科学化、制度化、规范化轨道。制度涉及到众多方面，尽量进行全面的考虑。具体涵盖了岗位职责、管理程序、保密制度、查阅利用制度、库房管理制度等。同时，需要对责任追究机制进行建立和完善，将依法管档理念树立起来，对于有涂改或者造假的档案材料，务必进行及时上报并处理。借助于相应的管理制度，能够让管理工作落到实处。
        （二）建立档案收集工作的长效化，维护档案权威
        高校在人事档案整理工作开展中，需要注重对材料的收集，这是最为基础性的工作，管理人员需要仔细鉴别材料，对于有疑问的材料务必需要进行相应的核实，如果出现了伪造、存疑或者涂改过的人事档案材料，不能进行入库，从而能够保证材料的真实性和规范性。已经经过收集获得的材料，需要进行妥善保管，科学合理进行分类并进行装订。在查阅和专递等环节中要遵守相关的规章制度，对人事档案进行安全使用。
        （三）提升档案管理人员的专业化管理水平
        对于高校人事档案管理的工作人员，需要选择专业对口、党性较强，有着责任心和业务能力较强的人员。在管理过程中，需要对他们的工作进行细化，坚决按照法律法规和档案管理制度工作，从而保证人事档案材料的真实性和完整性。多加强业务培训，定期或者不定期进行培训，重点培养其业务素质、管理手段，加强审核档案的能力。
        （四）加快建设档案工作数字化，建设信息化管理
        由于高校人事档案价值较大，需要从传统的档案管理方法中转变过来。传统的手工分类、装订和保管等环节中，容易出现一些私藏、造假和涂改等情况，对于档案的真实和全面方面有着一定的影响。因此，可以充分借助于现代信息技术进行管理。通过扫描的方式将材料变成电子文档进行保存，从而让保存体现出多样化形式，并且能够提高管理的工作效率。
        总之，高校人事档案管理工作存在一定的问题，我们需要对导致问题的原因进行充分的查找和研判，针对性实施一定的改进策略，以此提高高校人事档案管理的工作效率。
        参考文献：
        [1]盛若蔚；各地正分级分批对干部人事档案进行专项审核——给干部档案“大体检”[N]；人民日报；2015-4-21.
        [2]杨伟龙；做好干部人事档案专项审核工作的意义和几点思考[J]；黑龙江档案；2019年第9期.