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探析提高办公室档案管理工作的优化

发表时间：2020/11/2 来源：《基层建设》2020年第21期作者：王嘉宁

[导读] 摘要：随着信息化时代的到来，计算机以及信息网络技术被广泛应用于人们的生产生活中，档案管理工作也不例外，当前档案管理工作存在着效率低下的问题，严重影响着其进步和发展。

        哈尔滨二四二医院黑龙江省哈尔滨市 150066
        摘要：随着信息化时代的到来，计算机以及信息网络技术被广泛应用于人们的生产生活中，档案管理工作也不例外，当前档案管理工作存在着效率低下的问题，严重影响着其进步和发展。基于此，本文研究了办公室档案管理工作存在的问题，并提出了相应的优化策略，希望为相关人员提供借鉴，以此促进办公室档案管理工作改革。
        关键词：办公室；档案管理工作；信息化；优化策略
        引言
        档案作为信息载体价值重大，在办公体系中占据重要地位，档案管理工作的高效开展有助于提升办公效率。要想促进办公室档案管理工作的进一步发展，就要对其进行改革，解决潜在的问题，同时要注意引进现代化的管理理念和管理措施，寻求行之有效的方法，弥补档案管理工作中存在的缺陷，使得档案工作朝着现代化、可持续的方向发展。
        1.优化办公室档案管理工作的必要性
        办公室档案管理记录着该单位的发展变迁，不仅可以为以后的发展指明方向而且可以进一步促进管理者和内部员工对档案的了解和认识，提升办公效率和单位发展水平[1]。另一方面，办公室档案管理工作在文件保护方面有着重要作用，不仅可以对实体资料进行分类、储存而且可以保障电子资料的私密性和安全性。除此之外，做好档案管理工作可以为其他工作的开展奠定良好基础，办公室的各类文件是对该单位的发展情况以及各项政策实施情况的记录，不仅可以指导各部门当下的工作还可以为以后工作的开展提供便利。特别是进入信息化时代以后，档案信息化使得检索和获取资料更为便捷，可以省去冗长的翻阅步骤，因此优化办公室档案管理工作，促进档案的信息化建设十分有必要。
        2.当前办公室档案管理工作存在的问题
        2.1缺乏健全的管理制度
        现阶段，缺乏健全的档案管理制度是许多单位办公室档案管理工作普遍存在的问题，制度的不完善使得办公的效率大大下降。许多单位在办公室档案管理中未设置明确的岗位职责要求，无法有效约束相关管理人员，导致管理混乱现象突出，一旦发生问题，很难快速落实责任，确定相关责任人。此外，不健全的管理制度使得管理人员不能制度化、规范化的开展工作，其对工作的重要性认识不够，工作态度较为散漫，容易出现纰漏，进而影响到单位的工作效率。
        2.2基础设施不完善
        办公室档案管理工作离不开软硬件基础设施，基础设施的建设是促进档案信息化的重要手段，要想提高办公室档案管理工作的效率就要配齐软硬件设施。不过，现阶段部分单位存在着档案设施不健全、设备故障频发等问题，导致档案的损失，档案管理工作的效率低下。
        2.3人员的专业素养有待提升
        档案管理人员的专业素养是档案管理工作进步和发展的重要因素。目前，很多单位的领导对档案管理工作的重要性认识不足，进而使得工作人员对办公室档案管理工作不够重视。部分单位的档案管理工作人员很多都是非专业出身，对档案的管理较为随意，例如，纸质资料随意堆放、电子文件未妥善保存。与此同时，相关管理人员所负责的档案工作缺乏科学的规划和管理，导致许多档案的价值不能够很好地展现出来。由于专业素养的缺乏，工作人员业务能力不精，认识不足，无法对档案管理相关工作认真负责。办公室的工作内容较为复杂，要求档案管理工作人员具备较高的专业能力，一旦专业素养欠缺，就无法高效解决档案管理工作中存在的问题，使得档案管理工作的质量和效率受到影响[2]。

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        3.提升办公室档案管理工作效率的有效途径
        3.1建立健全办公室档案管理机制
        高效的办公室档案文书管理是提升单位人员效率的前提，基于此，单位领导应当高度重视办公室档案管理工作，给予其足够的关注，着手建立健全相关管理机制，并且贯彻落实相关制度的实施和开展，以此督促单位人员，进一步提升办公室档案管理的效率和水平。在对办公室档案管理机制进行完善的过程中，可成立相关的调查小组，对原有档案管理机制存在的弊端进行分析，找出不合理之处，并对其进行记录，调查完毕以后，将相关问题进行上报，再组织召开相关研讨会，探究相关解决措施。调查的过程一定要全面细致，完善过后的管理措施要不仅能够适应原有的档案管理工作并且要弥补其存在的缺陷，以此保障档案管理工作的顺利开展。
        3.2加强档案工作人员培训，提升工作水平
        如今，单位办公室档案管理要求和环境逐渐动态化，相关从业人员也应当加强综合素养、提高业务能力，适应办公需要[3]。在此基础上，各单位要做好引导和培训工作，不断提升档案工作队伍的综合素质，建设一支现代化高素质的专业队伍，为档案管理工作服务。首先，要注重引导，使得档案人员充分熟悉档案管理工作的环境和相关制度，并且在培训过程中引入现代化的档案工作理念和相关技术。其次，健全档案人员培训机制，对培训目标和流程进行科学规划，避免盲目进行培训活动，浪费人力、物力，收效甚微。最后，建立健全考核机制和激励机制，进一步激发档案人员的工作热情和工作动力，为档案管理工作的开展提供人员保障。
        3.3树立现代化档案管理思维
        档案管理工作要紧跟时代步伐，因此现代化的档案管理工作理念在当前的档案管理工作中必不可少。在开展档案管理工作时，要将当前的档案管理现状和实际发展充分结合，使得制定的管理制度更加全面细致、具有前瞻性，满足办公的需要。不仅如此，还要懂得运用现代化的管理手段，减轻档案管理工作人员的相关负担，促进档案管理工作的进步和发展。
        3.4加强信息化建设和基础设施建设，提高管理水平
        在档案管理工作中，基础设施和信息化建设必不可少，一方面可以提升档案管理工作的效率，另一方面可以为档案管理工作的安全性提供保障。在软硬件建设方面，可以配备防盗柜、防磁防火柜和监控系统设施，保障档案的安全，还可以配齐防火设施，例如：灭火器，灭火毯、防毒面罩等，方便紧急情况下人员能够及时逃生、档案能够快速抢救。此外，为了保障珍贵音频、图片和文字的储存和记录，还要配备高质量的计算机、扫描仪、打印机、相机、录音笔等办公设施，选择合适的储存介质，保障档案的安全，还可以引进CD、DVD等设备，对珍贵档案进行光盘刻录。在信息化建设方面，要使用专业的计算机管理软件，方便电子档案的管理，为实现办公室档案管理信息化提供便利。电子档案的实际效益在当下不能充分展现，但在社会发展的过程中其经济效益逐步凸显，在电子档案不断增多的趋势下，计算机档案管理软件的使用，在促进办公室档案管理工作效率和质量提高方面有着重要作用，应合理选择计算机管理软件，促进办公室档案信息工作的建设，并且注重构建档案管理的相关平台，为顺利开展档案管理信息化奠定基础，方便档案的管理和利用。
        4.结语
        综上所述，办公室档案管理工作是各单位开展工作的重要保障，在促进单位运作和发展方面意义重大，因此应当不断优化档案管理工作，提升档案管理人员的综合素质，更新完善其工作方式，充分发挥档案的作用，实现档案的高效利用，使得档案的价值充分展现出来，更好地服务单位的发展，进一步为社会发展贡献力量。
        参考文献：
        [1]吴燕.新时期办公室档案管理工作创新分析[J].商业文化，2018（12）：75-76.
        [2]王智华.如何提升办公室档案管理工作效率[J].科技经济导刊，2019（03）:225.
        [3]黄雁.浅析办公室档案管理工作效率提升途径[J].现代国企研究，2018（06）：134.