对机关事业单位档案管理信息化建设的探讨--中国期刊网

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对机关事业单位档案管理信息化建设的探讨

发表时间：2020/11/2 来源：《基层建设》2020年第21期作者：邓恩华

[导读] 摘要：本文主要解析目前机关事业单位档案管理中信息化建设所出现的问题以及原因，并且提供对应的解决对策。

        恩施自治州公路管理局工程处湖北恩施 445000
        摘要：本文主要解析目前机关事业单位档案管理中信息化建设所出现的问题以及原因，并且提供对应的解决对策。
        关键词：机关事业单位档案；信息化；管理
        1解析机关事业单位档案管理中信息化建设出现的问题和原因
        1.1存在的问题
        1.1.1信息化系统硬件不达标
        硬件设施达不到标准，主要表现在这些方面:①由于目前机关事业单位档案管理信息化的硬件设备在质量方面比较差，部分设备不是从正规渠道采购而来，并且配置非常低，使用年限短，达不到国家机关事业单位档案信息管理硬件设备的标准。部分区域为了节约成本，运用组装设备，这些设备存储容量非常大，运转也快，但是由于使用寿命比较短，很容易出现故障问题，维修起来程序过于复杂，从而影响到我国机关事业单位档案管理的质量和工作效率。②若设备老旧，使其部分功能逐渐退化，不能有效满足机关事业单位档案管理的标准，现阶段该管理系统硬件多数都是几十年前所采办，一直使用到如今已经老旧严重。现阶段，我国城市机关事业单位档案管理信息化硬件设备大部分都已经更新换代完成，但是部分偏远以及落后的农村等区域受各种因素的影响，硬件设备依然未进行更换，并且该设备长期使用并未进行修理，没有很好的查询以及扫描等功能，根本不能达到机关事业单位档案储存需要。③设备在更新过程中比较缓慢，同时配备等级都比较低。我国部分地区信息化设备更新换代过程中，并没有引用高科技的信息化硬件设备，而是为了有效将成本节省下来，则选用被市场淘汰的设备。这些设备在配置方面比较低，而且内存容量很小，根本没有办法达到国家机关事业单位档案管理的要求。
        1.1.2软件系统不合适
        部分地区开展机关事业单位档案信息化管理系统过程中，通常情况下都会运用单机版电子档案管理软件，这项软件购买成本低，并且可以有效将机关事业单位档案管理资金紧张问题解决。化简单为繁杂，有效处理机关事业单位档案管理工作人员不能统计、管理困难以及不容易查找等问题，有利于机关事业单位档案管理的精细化。运用该软件有很多优点，但是存在的优点只是相对于人力而言。然而，运用传统的单机版电子档案管理软件，由于适用的范围非常小，不能用在多样化的网络环境，诸多机关事业单位档案管理功能不能联网，没有办法满足信息共享的作用。最关键的是传统软件在智能化以及自动化方面比较低，没有办法达到智能以及自动化管理，实际运用过程中依然需要管理者辅助功能则是信息化系统，不能有效发挥指引功能。其次，该软件还缺少数字化以及人性化管理，不能有效将员工的工作热情激发出来。
        1.1.3档案管理者欠缺专业技术和责任心
        当代信息技术以及数字化技术等先进技术快速发展前提下，很大一部分地区已经开始构建机关事业单位档案，信息化管理对于老旧的信息化设备要进行更新换代，有效引进先进技术，有利于机关事业单位档案管理，具备数字化，自动化以及智能化等功能。但是人才方面却没有跟随时代脚步，诸多机关事业单位档案管理者缺少专业的信息技术知识，不会合理运用先进软件以及系统进行管理，妨碍目前机关事业单位档案管理信息化建设的步伐。由于很多员工受到传统思想的约束，在该管理逐渐引进智能化以及智能化等先进技术过程中，持反对意见。从而就会影响该信息化建设的步伐。其次，很多档案管理工作人员没有责任心，经常会发生玩忽职守现象，开展工作期间，懒惰存在侥幸心理。这种情况都会给目前机关事业单位档案管理信息化建设发展的速度带来不利影响。虽然有的员工经验非常丰富，能力也很高，但是不能发挥自身优势，甚至会影响机关事业单位档案管理信息化建设发展，有时候还会限制其发展。

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        1.2解析原因
        现阶段，机关事业单位档案管理信息化建设出现以上问题的原因，有这些方面:①国家没有重视该管理信息化的建设，这是由于机关事业单位档案管理，不能直接为国家提供很大经济效益，对于国家GDP的推动作用也非常隐晦，造成有的领导不重视该建设的管理。领导都不重视的情况下，基层管理者以及农民更不会对其进行重视，因此在管理过程中经常会出现懒散代工以及玩忽职守的现象发生，给该管理的质量以及工作效率带来不利影响。由于领导者的不关注，使机关事业单位档案管理方面的资金，人力等方面都受到限制，同时也局限该信息化建设的速度以及质量造成对其管理过程中出现过多的漏洞，间接也会给我国经济发展带来严重威胁。②对于信息化管理方面还没有足够的认识，目前国家不重视信息化建设的主要原因是由对其作用认识不够充足。信息化管理系统有利于管理者精准的解析机关事业单位档案管理中的各项数据，能够随时为我国的需要提供各种机关事业单位资料，保证机关事业单位资源的使用以及开发，使其更具有精准性以及及时性。并且有利于机关事业单位档案管理，更加规范化以及标准化，从而有效将其管理水平进行提升。运用信息化管理建设不仅节省大量人力，而且还能将机关事业单位管理的规划以及处理功能进行提升。降低管理者的工作难度，并且提升管理质量和工作效率，进一步推动机关事业单位档案管理制度的完善。
        2处理问题的策略
        2.1重视并引进先进的信息化系统
        我国要不断加强对机关事业单位档案管理的重视程度，同时还要重视该机关事业单位档案管理的信息化建设，并且要正确了解其信息化建设的作用，加大资金投入以及人力等各个方面的支持，可以有效推动信息化建设的发展步伐。依照我国目前机关事业单位档案管理的实际状况而言，引进先进且适合的信息化系统，例如金图机关事业单位档案管理信息系统，这项系统是针对市县级机关事业单位管理部门专门开发的专业性系统软件，在技术方面，达到国家有关要求，并且符合机关事业单位档案信息化管理建设的标准，同时，在标准化程度方面也符合其专业性要求，能够有效跟其他管理系统相互结合，满足各类型的档案以及影像文件的共同管理扫描以及录入，满足该档案管理信息化共享的作用。
        2.2强化培训，提升智能化和自动化
        对于管理者信息技术水平而言，其管理能力比较低和职业素养低的情况，应要加强培训工作。有效将该工作管理者信息技术以及职业素养培训计划归纳到国家培训的总计划中，每个机关事业单位部门可以邀约信息技术行业的专业人才进行有效培训工作，将该人员的信息技术水平进行提升，并且强化内部的思想教育，提升机关事业单位档案管理员工的责任心。突破老旧技术，建立新的先进技术，并且引进社会上信息技术水平比较高，且职业综合素质高等工作人员充实团队，提升整体水平。其次，国家也要逐渐重视起机关事业单位档案管理信息系统的智能化以及自动化探究工作。快速探究出高智能且高自动化的专业信息系统，有效将我国机关事业单位档案管理信息化系统的智能以及自动化程度提高上来。
        3结语
        机关事业单位档案管理虽然不能直接带来经济效益，但提升其管理水平具有优化使用机关事业单位资源、方便查询的功能，在我国发挥着重要作用。我国机关事业单位档案管理的重要问题是信息化建设。信息化建设的速度和质量跟不上时代，将严重影响我国机关事业单位档案管理水平。其存在的主要问题是软硬件设备不能达到管理要求，管理者缺少信息技术。对于这种情况，国家应高度重视机关事业单位档案管理信息化建设，加强培训，在社会上引进先进适用的信息系统。
        参考文献
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        [3]王瑞. 机关事业单位档案管理中的信息化建设[J]. 建筑工程技术与设计, 2015(5).
        [4]温小云. 关于档案管理信息化建设若干问题的思考[J]. 广东机关事业单位科学, 2006, 005(003):36-38.