临清市刘垓子镇人民政府 山东省临清市 252660
摘要：档案管理是公共机构工作的一个重要组成部分，其效率直接取决于市政当局的其他活动是否成功。在档案管理方面的缺陷在产生效果之前就已存在，从而为进一步发展对乡镇机构档案的管理提供了实质性支持，这也是这是社会进步和发展的先决条件。因此，本文件将详细讨论如何提高乡镇机构档案管理的信息化程度。
关键词：乡镇机构；信息化；档案管理；途径
随着信息技术的发展、通信技术、信息化和数字技术的进步，人民的生活也得到了改善。并带来了前所未有的快速经验的人的生活。然而，我们也必须认识到，在向信息社会过渡的过程中，信息管理主体已成为社会中最重要的信息角色，并已成为信息社会中最重要的行动者。因此，必须加快建立信息系统，管理乡镇机构档案的步伐，通过互联网技术加深对乡镇机构档案信息资源的了解，更好地利用档案资源并提高其价值。
1 乡镇档案管理建设信息化的必要性
随着社会的发展，管理国家档案的资源和数据变得越来越多余，档案管理方面的问题也越来越严重。
（一）档案管理信息化内容。
管理信息化涉及内容比较多，归纳起来主要包含三个方面：1.将档案信息资源朝着数字化方向进行调整。2.加强档案信息的接收、整理、存储、使用以及管理各方面信息化程度，让档案资料形成电子档案。3.构建信息共享机制，提高档案资源的利用率。
（二）档案信息化管理的优点。
市镇当局正在建立档案管理信息系统，以促进档案的综合管理。一旦各部门管理档案分类和信息管理，档案资料的用户应在因特网上输入关键词，以便利和便利查阅各类档案的资料。这有助于那些需要信息的人迅速、及时地获得相关信息。此外，市镇档案信息管理也可以减少管理人员的工作量和时间。建立一个信息档案管理系统将减少纸张档案管理所需的存储空间，并为另一个系统腾出空间。极为重要的是，对乡镇政府档案进行信息管理，因此，地方当局应该加强档案管理的信息建设。
2 乡镇政府档案管理信息化建设中普遍存在的问题
随着互联网技术的发展和传播，各行业已开始在其以前的工作环境中进行信息改造。作为负责管理城市和农村行政的重要机构，市政当局有责任改善其服务质量，将日常行政工作与信息技术有机地结合起来，这是提高市政效率的必要手段。
（一）管理设备与管理方式落后。
目前，我们的城镇档案管理系统在管理和管理方面存在着明显的缺陷。管理设备的使用主要取决于人工操作，效率和质量没有得到充分保证。关于管理做法，传统的档案管理在很大程度上取决于工作人员的分类、编辑和检索能力。在查询过程中，适当的授权和查询程序是一个负担，一个小的错误可能会造成信息方面的空白，所获得的信息可能不符合实际需要。
（二）管理人员专业知识水平有待提高。
市镇负责档案管理的工作人员在档案管理方面仍然存在明显的缺陷，没有基本的档案理论，没有足够的经验来处理新的信息设备，也不符合效率和准确性的要求。此外，在资料的编辑和分类方面也存在一些不确定性，在使用档案信息时，用户需要独立地寻找某些细节，工作效率还有很大的改进余地。
（三）管理制度有待完善
目前，缺乏有效的档案管理系统也是档案管理电脑化程度无法有效运作的主要原因之一。特别是由于对档案管理的重视有限，这导致了以下情况：许多政府部门在基层没有建立系统的档案管理系统，没有对档案管理进行有效的监督和控制。第二，目前，许多基层市镇的档案管理系统是以传统的管理模式为基础的。随着档案管理的信息化程度的提高，这种管理系统已经不能发挥应有的作用，必须进行改革和创新。
3 解决乡镇政府档案管理信息化建设问题的对策
（一）对管理方式进行升级
在建立市镇政府档案管理信息系统的过程中，必须使其管理方法现代化，为了适应由于信息技术而引起的档案管理方面的变化。关于具体措施，首先，公共当局必须进一步简化现有的档案管理程序，满足与建立信息系统有关的档案管理的新要求。第二，在档案管理方面，工作人员必须摆脱传统档案管理模式的影响，深入研究和采用新的档案信息管理方法，保证有效建立档案管理信息系统。
（二）引进专业技术人员。
高级技术人员的部署是在城市档案和档案管理方面更新信息的一个必要工具，以充分完成任务。档案管理信息化系统，政府和有关机构应利用一切资源加强建设和培训档案信息管理人员，对档案信息化管理人员进行选拔。为档案干事提供专门的职业培训，使他们能够在日常工作和学习中不断积累经验，丰富自己的知识结构，适应新的管理技术和做法，提高自己的专业素质和实际工作技能。在引进技术人员的同时，应综合利用各种手段留住技术人员，提高档案管理人员的工资和福利，确保有效和高效的专业人员能够在地方政府档案部长期工作，同时避免人才流失。
（三）建设乡镇政府网络档案。
在城市信息化过程中，首先要系统整理乡镇政府档案，使他们能够对城镇档案进行信息管理。因此，市政当局必须首先建立和及时更新一个城市网站，其内容应与城市政策相联系。保证信息的准确性，在该网站上创建档案管理网页，扫描纸张档案文件，将其存储在电脑上，并为其设定类型，这使用户能够迅速和准确地在网站上找到相关文件，并使档案文件更完整。
（四）革新档案管理制度，建立新时代的档案信息中心
高技术产业的迅速发展导致了信息化的迅速发展，并相应地刺激和改变了收集方法，信息的存储和使用。因此，档案干事的工作方法需要相应改变。档案管理系统也必须适应新的变化和情况，改进档案管理系统，并对工作流程进行管理。同时，应当努力建立一个档案管理中心，便于公共管理，并便于档案管理，方便快捷的存储，充分发挥网络的不限地域、不限时间的巨大优势，实现专业化精准查询，为“三农”服务，为群众服务。使基层群众真正享受到信息时代的实惠。
4 结语
改进对乡镇机构档案的管理，建立乡镇机构档案管理信息系统是提高办事处效率的必要手段，同时也是时代发展的必要条件。虽然乡镇机构档案管理工作目前正在朝着信息化方向发展，并取得了一些进展。然而，我们也必须认识到，我们在档案管理方面的工作存在一些缺陷，因此，必须在现有问题的基础上尽快采取有效措施，以加强对国家档案的管理。
参考文献：
[1]张忠文.事业单位档案管理信息化建设的途径[C]//“决策论坛——管理科学与工程研究学术研讨会”论文集(上),2016.
[2]孙丽丽.浅谈对乡镇档案信息化建设的几点认识[C]//“决策论坛——企业管理模式创新学术研讨会”论文集(上),2017.