隆化县郭家屯镇人民政府 河北承德 068150
摘要：随着科学技术的发展，很多先进技术应运而生，并且在不同领域中广泛运用，其中在档案管理工作的应用成效也很显著，这对档案管理工作质量的提高有较大的促进作用。档案管理工作主要由档案收集、管理以及保存等环节构成，能够全面反映单位的经济活动。但是，一些企业在进行档案管理的过程中存在着一些问题，这就需要企业在对影响因素进行分析的基础上，应用先进设备与技术提升档案管理质量，为企业发展奠定良好的基础。
关键词：事业单位；档案管理工作；优化策略
引言
改革开放以来，事业单位在我国国民经济发展中一直处于重要角色，在科技、教育、医疗、农林等方面做出了突出的贡献。而档案管理是事业单位日常工作中的关键环节，在互联网技术逐渐渗透到各行业的新形势下，事业单位档案管理工作也改变了传统的管理模式，从提升事业单位档案管理效率方向出发，通过合理优化档案管理手段，积极促进事业单位档案管理工作现代化。本文从分析事业单位档案管理工作存在的问题入手，深入探讨事业单位档案管理工作优化的必要性，并就优化策略阐述几点认识。
1 事业单位档案管理工作优化的必要性
1.1 提升档案管理信息化手段
信息技术的飞速发展给档案管理工作带来了不小的冲击，从长远角度来看，档案管理与信息技术的深度融合是档案管理工作的必经之路。目前，很多事业单位已经深刻认识到档案管理信息化的便捷性，逐步将传统的人工查询转变为信息平台搜索的方式。因此，事业单位可以从优化档案管理信息化手段着眼，积极寻求适合本单位工作性质的档案管理软件，搭建网络管理平台，为档案信息需求者提供多层次的查询服务。
1.2 促进档案事业的发展
档案管理自身具有连续性的特点，因此档案管理人员应当确保档案管理工作不同环节的连续性。在进行档案管理的过程中，应当结合实际管理情况对档案管理工作进行有效地完善。由于档案管理工作内容较为繁杂，需要对不同类型的数据进行收集与整理，因此档案管理人员应具备较高的管理技能和综合素质，以胜任电子档案管理工作，这对企业发展尤为重要。
1.3 建设档案管理现代化途径
现代化的档案管理工作离不开现代化的办公设备，如今的档案信息采集、整理、归档、查阅、分析等工作都由档案信息平台完成，这就要求档案管理部门要配备先进的高清拍摄仪、扫描仪、打印机等办公设施，同时，工作人员也必须熟练掌握现代化设备的使用方法，在信息系统安全技术方面也要做好功课，避免由于人工误操作而导致档案信息资料失真，有效提高档案利用效率。
2 事业单位档案管理工作存在的问题
2.1 思想认识程度不够
事业单位档案管理部门很少直接参与到事业单位规划发展中，使得一些领导干部没有充分认识到档案管理工作的重要性，虽然每个事业单位都配有专门的档案室和档案管理人员，但对于档案管理的功能还仅仅停留在资料保管和存放的层面，尚未形成档案管理体系，导致档案利用率始终处于较低水平，无法体现出档案资料的利用价值。
2.2 管理手段过于传统
传统的档案管理工作往往依托于纸质档案，并进行人工管理。虽然这种管理方式有一定的优势，但随着时代的发展，在现代化办公手段已经普及的今天，不符合社会的发展需求。目前许多事业单位固守传统档案管理工作模式，没有一套现代化的档案管理模式，缺乏相应的现代化设备支持，采取传统的人工管理，工作效率低下，还容易出现工作失误，让事业单位的档案信息丢失或者泄露，给事业单位带来了一些麻烦。
2.3 档案管理缺乏标准
事业单位具备完善的工作管理制度，细化到各个工作流程，可主要侧重点还是在技术部门和行政管理部门，对档案管理的相关要求还缺乏统一的标准，档案管理规章制度不够健全。
少数档案管理人员工作思想较为松散，档案利用意识欠缺，一些应该及时保存并录入信息的档案资料不能及时归档，导致很多珍贵的档案资料残缺不全，影响了档案资料的完整性。
2.4 档案管理人员综合水平素质与专业能力较低
事业单位中大多数的档案管理人员是通过人才招聘或选拔出来的，专业性与技术都有保障，但其中也不乏兼职人员。对这些兼职人员，因其要求不够严格，自身专业能力与素质都没有达到管理人员的平均水准，在工作中难免发生错误，整体工作效率也得不到保障。在信息化时代，档案管理人员如果不接受定期的培训，无法适应新的设备和新的管理方法，就会产生不进则退的现象，综合素质和业务能力都得不到提升，仅仅注重一些表面光的方面对提高实际工作效率并没有帮助。
3 事业单位档案管理工作的优化策略
3.1 牢固树立工作理念
事业单位要全员提升档案管理工作认识，尤其是领导干部要带头重视档案管理工作，牢固树立档案服务工作理念，加大档案管理利用的宣传力度。档案管理工作人员通过专业理论学习和实践技能操作，努力做到在工作中有耐心、有方法，对在工作中表现突出的档案管理人员应给予适当奖励，在重要人事调整时，优先考虑，从而不断提高档案管理人员的工作积极性，确保档案管理工作稳步开展。
3.2 加强档案管理人才培训力度
在进行档案管理的过程中，档案管理人员在其中扮演着重要的角色，其综合素质和管理技能直接影响着档案管理质量的高低。为此，企业需要采取有效措施有效提升管理人员综合素质和管理技能，并在此基础上加强档案管理人员的现代化信息技术。此外，还可以通过不同的奖励措施来提高档案管理人员工作积极性，促使各个部门对档案管理更加重视，为档案管理质量的提高奠定良好的基础。
3.3 将传统与现代做法紧密结合，保证档案信息的完整性和安全性
传统档案管理模式并不都是缺点，它也有其优势，而现代化的管理模式也存在一些不足之处，如果只是用现代化模式进行档案管理，也存在着一定的风险。因此，事业单位应注重传统与现代的紧密结合，保证档案信息的完整性和安全性。事业单位在建设办公区域时，应建立纸质档案室，将所有纸质档案进行妥善管理，进行信息的备份登记。同时应加大投入，研发适合实际工作需要的档案信息处理系统，并在每一个计算机中安装相应的防盗安全软件，让员工在工作时既可以享受现代科学技术带来的便利，快速进行档案信息的分类、处理、存储和管理，提高工作效率，又能够杜绝员工盗窃、泄露档案信息的行为，使员工在计算机上的操作透明化，避免不当操作。通过现代与传统做法的结合，可以让档案信息有多重备份，大大提升事业单位档案信息的安全性和完整性。
3.4 规范档案管理标准
为了避免档案室出现档案堆积现象应避免造成档案资料遗失。档案管理部门要严格自查，发现不符合标准的档案管理问题积极处理，认真查阅档案资料内容，逐一核对档案借阅者的身份信息和借阅缘由，做好档案查询登记，争取做到档案归档及时高效，规范有序，按照《事业单位档案管理规章制度》中的管理标准执行，妥善保管好档案资料。
结束语
事业单位必须重点关注档案管理的创新优化，制订科学有效的档案管理办法，建立相关管理工作制度，充分利用信息化技术和配套设备，有效提升档案管理工作水平，为事业单位的持续稳定发展发挥积极作用。
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