河南焦煤能源有限公司中马村矿综合办公室 河南焦作 454171
摘要:随着信息技术的快速发展,其与企业档案管理工作的融合程度在不断加深。因此在信息化环境下企业档案管理与服务模式的创新十分必要,这对于推动企业档案管理工作的完善并发挥档案管理的作用有着重要的意义。
关键词:信息化;企业档案管理;创新策略
引言
随着我国社会经济的不断发展,传统的纸质档案管理工作已经不能够适应当前的信息化时代发展要求,企业需要改变管理模式和服务模式,不断适应当前的时代趋势,让企业获得更好的发展。这种情况下,作为企业的档案管理部门应该坚持创新驱动,改进落后的档案管理模式,积极开展企业信息化建设,推动其管理工作符合时代要求。
1、企业档案信息化管理的内涵
想要充分实现新时代档案管理的革新性、高效性和价值性,企业就必须打破传统档案管理的模式,实行档案的信息化管理。企业档案信息化管理,指企业利用先进的计算机技术、信息技术以及通信技术等现代科技,对信息资源进行收集、整理、加工和利用,把各类分散的信息资源分类后有效存储,用统一标准的方法进行管理,并且以网络化的方式进行连接,用户可以利用网络方便快捷地获得授权了的档案信息和进行相关合法合规操作,从而提高资源利用率,实现资源共享。
2、企业档案管理模式创新的重要性
2.1、有利于促进企业文化建设工作的开展
企业文化是现代企业发展的内在动力,也是企业核心竞争力的重要体现。而档案则是企业文化保存和延续的重要载体,在信息技术的融合下,企业档案管理工作成效得到了明显提升,而且信息化环境下企业档案管理与服务模式创新,能够使企业优秀文化得到保存,并不断作用于企业的长期发展,所以信息化环境下企业档案管理与服务模式创新有着重要的意义。
2.2、能够为企业的发展提供保障
在我国经济体系不断完善的过程中,国内企业数量及规模在不断增加,在企业的运营发展过程中,所存有的档案数量也在不断增加,因此企业档案管理工作的压力也在持续增长。而企业的基础管理、信息资源以及无形资产等无不体现在档案之中,在新形势下,企业档案管理工作直接作用于企业的运营管理效果,因此,信息化环境下企业档案管理与服务模式创新能够为企业的运营发展提供良好的保障。
3、企业档案信息化管理与服务模式发展趋势分析
3.1、信息的实时性
信息化时代的不断发展,企业获得了更多的信息,可以通过网络、市场调研或者基层部门反馈等多种方式得到信息,使信息表现出了突出的时效性,有助于企业实时掌握市场的变动情况。同时在互联网信息化大背景下,通过相关档案管理工作人员利用大数据挖掘技术,对信息本身进行深入分析,可以为企业提供具有更高价值的信息。
3.2、内容的隐秘性
在信息化时代,信息技术为企业的档案管理工作提供了非常便捷的方式,但是由于互联网的万物互联、互通互近等特点,加大了信息泄露的可能性。所以在今后开展企业档案管理工作中,相关人员应该加强档案保管的隐秘性和加密性。特别对于企业的重要信息要由专人进行管理,对于极为关键的信息应由公司的管理高层掌握密码,确保公司的机密不外漏,减少企业的经营风险,避免发生不必要的损失。
3.3、信息的多样化
当前的信息档案管理工作中,档案有着不同的类别且信息较为复杂、多元化,从而造成大量繁重的工作,影响档案管理的顺利进行[1]。对于企业的档案管理工作来说,管理的方向应该朝着信息化方向改变,这样能够帮助种类繁多的档案信息进行分类,对企业的档案管理和档案调取有着重要的指导意义,促进企业的档案管理工作顺利进行,帮助企业更好的发展。
4、强化企业档案管理信息化建设的策略
4.1、加强档案安全管理
维护档案安全是做好企业档案信息化管理的底线。除了保证档案实体不受侵害外,新时代下,维护档案数据的安全是企业档案管理,乃至是企业管理的新要求。企业在享受档案信息化所带来便利的基础上,要充分利用反病毒、反黑客等技术手段来保护档案信息资源,同时,区分档案的密级和重要程度,做到分类加密管理。
4.2、制定企业信息化管理长远规划
要想对企业档案实施信息化管理,首先,要做到的便是构建企业信息化管理的长远规划,以此来引起企业自身的高度重视,意识到档案信息化管理在利用方面对企业所产生的效益。作为企业的档案管理部门,应该承担起促进企业综合性发展的责任,凭借战略性眼光与踏实肯干的作风进行内部档案信息化建设。其次,针对企业档案信息化管理,应该制定出明确的规划和实施方法,以科学流程指导操作。在整个执行过程中,都具备长远性和复杂性,因此,相关部门之间的密切配合也是实现企业档案信息化管理的必要支持。为了真正实现企业信息共享、资源配置以及相互协作,必须根据制定的目标进行建设和管理,一步一步稳扎稳打。
4.3、培养高素质的档案管理人员
企业档案管理工作离不开高素质的档案管理人员,现代化的档案管理工作对于档案管理人员的综合素质要求较高,并且随着档案管理信息化建设的不断推进,对其信息素养也有较高的要求。因此,企业要加强高素质档案管理人员的培养。
5、信息化背景下档案管理模式创新策略
5.1、对档案管理机制进行适当的创新
在现代企业的运营管理实践中,档案信息中往往会记录企业内不同部门的运作情况,入特定部门的业务变换、新型人才的引进及变动,在所记录的档案信息中,很多都具有非常重要的参考价值。根据传统的企业管理习惯,档案管理工作往往由特殊设定的档案管理部门参与,而企业内的其它部门很少参与,而在信息化环境下,可以建立起相应的档案信息资源共享机制,引导企业内部各个部门都参与到档案管理工作中,增加档案工作与各个部门的联系程度,以此来实现企业档案管理及服务工作的创新。
5.2、创新档案管理信息化服务创新
为了保证企业的档案管理符合时代的发展,要不断的更新档案信息化服务。例如,企业可以利用网上的检索工具,来保证资源的共享。此外,企业还可以构建电子文档信息中心,保证用户能够自主的进行电子文档的上传。同时,对于电子文档的下载能够保持多个平台进行处理。通过创新档案管理工作,转变档案管理的形式,使其变成开放式管理,以此满足用户的需求,适应经济的发展。通过不断使服务主体得到创新,实现网络远程检索,主体多元化建设,从而满足管理工作的时代需求。另外,企业为了能够更好的利用电子信息建设,可以通过人工整理,将网络现有的电子文件信息纳入利用范围,从而实现档案管理、信息化服务一条龙建设。
5.3、创新档案管理信息化机制
在当前的市场经历体制下,企业内部的档案管理工作也应该随着社会条件的变化而变化。为了使企业能够更好的发展,企业可以通过以下几个方面来强化自身的建设:第一,确立岗位责任制,将具体的工作内容确认到每一个工作人员的身上。第二,制定相应的奖惩制度。通过科学的奖惩,从而提高企业内部工作氛围的积极性。在确立以上规定时,要根据企业自身的特点进行制定,以科学的方法规范工作人员的行为,激发出工作人员对于工作的使命感。另外,提高对计算机软硬件的管理,标注出需要注意的安全事项,保证信息的安全。
结论
企业档案信息化管理能够实现档案快速上下架、批量处理、无纸化业务流程、多标签快速盘点,降低档案丢失、私用风险,释放档案储存空间。因此为了促使档案信息更好地服务于企业的发展,应将现有的纸质文档进行信息化处理的基础上,制定更加完善的档案信息化管理制度。依托现代技术构建智能化档案管理与服务模式运行平台,加强人员管理,为企业的发展提供充足支持。
参考文献:
[1]高娟.事业单位档案管理信息化建设中的问题与解决路径分析[J].劳动保障世界,2019(02).
[2]柯晓燕.基于提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务,2019(03).