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电力企业办公室行政管理工作角色与效率分析王德志

发表时间：2020/11/2 来源：《基层建设》2020年第21期作者：王德志王洁

[导读] 摘要：作为电力开发企业，行政办公楼的规模和数量要比建设和生产场所少得多。

        国网安徽省电力有限公司霍邱县供电公司安徽霍邱 237400
        摘要：作为电力开发企业，行政办公楼的规模和数量要比建设和生产场所少得多。但是办公室却是制定计划和幕后工作的地方。在办公室工作中，如何使各部门通力合作，提高企业认识，合理利用公司资源，保持公司的整体运作。为实现这一目标，办公室需要一个完善的管理体系，以提高工作效率。简述了办公管理的具体内容，包括档案管理、文件管理、会议管理等，阐述了办公管理在电力企业中的地位和作用。从提高管理人员的业务素质，完善管理激励机制，建立健全管理机制等方面提出了一些提高企业管理效率的措施。
        关键词：电力企业；办公室；管理工作；角色与效率
        引言
        办公行政工作主要是管理办公室的文件、档案等，既保持办公室的整洁，又提高工作效率。因为企业的正常运行会产生大量的文档，数据和文档资料。如不分类管理，以后就难以使用。或者不能确定该信息是否属于需求，或者找不到它。所以办公管理对办公部门来说是很重要的。供电部门管理的主要对象是员工，经营活动是企业各部门联系的纽带，也是企业正常运转的保障。
        一、办公室行政工作需要
        办公管理不仅仅是管理员工的职能和任务，它也是根据员工的工作职责对员工提出工作要求。制定会议管理、文件管理、办公时间管理、工作作风管理等配套制度；协助员工协调工作时间，合理安排员工休息时间，保证员工有更好的休息时间完成工作任务，配合其它部门工作。企业中的办公室是一个“承上启下”的角色，制定切实可行的实施方案，下达各部门。接着分析各部门的优势和不足，研究公司的职能划分，找出各部门之间的关系，协调各部门，共同完成具体项目。对企业发展进行客观分析，有助于企业整体规划，提高工作质量[1]。办公室部门将协助领导解决工作中的困难，并通过日常分配的管理工作，为领导提供建议，解决困难。并且通过分析公司各部门的日常工作，对公司的发展提出客观、合理的建议。
        二、机关行政工作的内容与职能
        1.主要内容
        （1）工具类别
        这一部分主要是对文件的接收、分类、分发和归档等处理，文件的内容、格式等各方面都有不同，不同的文件处理方法需要由行政人员来处理。需要后期使用的文献属性等，可以快速准确地找到，节省查询时间，提高效率。
        （2）文件种类
        办公室是保存档案的重要场所，这个部门的文件几乎全部保存在办公室。因此在保存时，必须注意档案的分类。档案本身有许多种，比如录像带、相片等，所以办公室在保管档案的时候，要注意收集、鉴定、整理和使用文件。
        （3）会议类型
        企业经营期间必须举行会议，旨在向公司内部宣传获取新信息的途径。开会时，无论出于何种目的，会议都要作记录，如由该厅管理会议类文件，则不仅要记录会议安排和会议内容，而且还要管理会议的审查和核准制度。分工开会、统计会议人员等工作由办公室管理人员负责，以免浪费各部门的时间和资源，提高工作效率和会议效果。
        2.职能
        （1）助理
        办公室主要负责协助领导和部门制定新方案等。办事处需要提出新的创造性的计划和方案，帮助领导和部门制定和执行新的计划。对领导者和单位来说，办公室是工作的地方，既能在决策过程中发挥重要作用，又能在日常工作中起辅助作用，提出切实可行、富有创造性的意见。

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        （2）工作人员
        由于单位或领导因出台政策需要办公室开展工作调查等，为领导制定相关政策提供了有利的依据，因此单位或领导出台政策可以保证政策的正确性。与此同时，办公室需要收集领导者所需的数据和信息，为领导者的综合决策提供建议，从而确保最终决策的最优化、合理化和高效率[2]。
        （3）执行
        这一工作的主要环节是，领导决策后，办公室在检查政策执行情况时，把领导决策落实到各个部门。这一点非常重要，因为它关系到整个企业的未来发展。但办事处的执行力与各部门的执行力有直接关系。为此，必须提高办事处的执行能力，确保领导下达的政策能够得到有效执行。
        （4）协调
        在整个公司中，员工的凝聚力是非常重要的，办公室在公司中起到协调和维持上下级关系的作用，从而保证公司内部的工作顺利进行。
        （5）后勤
        企业的首要任务是满足需求。比如打印的纸张，中性笔等等。属于后期工作，包括清理工作。而在这一环节中，办公室不只是购物场所，更需要工作前的充分准备。做好公共空间的雨后准备工作，确保业务工作顺利进行。
        三、浅谈电力企业管理的角色定位及作用
        担任参谋，执行办公室的行政工作计划。首先，办公室工作人员要深入现场，了解工作情况，把各部门的意见汇报给企业领导，进而发挥参谋作用。办公室工作人员在自身工作经验的基础上，充当参谋，就方案中存在的问题提出切实可行的意见。当公司推行新政策时，办公室的行政工作需要积极协调与配合。实施这些措施后，确保了电力企业内部管理机构的正常运行。分析上级助手的作用，对于上级部门安排的工作任务，办公室是上级助手的角色，为了更好地完成工作任务，必须组织企业员工，做好本职工作。与此同时，也要与各部门成员沟通、交流。不但如此，办公室相关人员也要让企业领导全面了解员工的具体情况，实时提供企业员工的真实想法和意见[3]。
        四、对提升企业管理效能的若干思考
        行政奖励制度办公室行政人员是办公室工作的基本执行者，他们的素质、态度和能力对于提高电力企业行政管理效率具有重要意义。此外，管理者也是电力企业形象的一个重要组成部分。但目前几乎所有的管理者都没有积极主动地开展工作，导致了管理工作的低效，所以，必须健全管理激励机制。首先，要普及精神激励和物质激励，增强经营者的归属感；其次，从经营者的实际情况来看，一些经营者在工作和生活中遇到的问题是无法解决的，从而提高了经营者的工作效率。
        要建立健全企业管理制度，不仅要规范员工的工作态度，而且要有效地提高工作效率。在制定计划时，电力企业管理机构可以对企业负责人的总体意图和日常工作中反映出来的有关人员进行详细的分析和调整，从而制定出企业的管理制度。按照综合分析方案，完善公司财务、人事等系统。通过这种方式，电力企业可以按系统对其进行管理，从而提高管理效率。
        五、结束语
        电力部的管理工作十分复杂，其重要性是显而易见的。经营者必须建立科学合理的经营管理机制。在公司内部协调各部门之间的关系，使其有效地协作，以提高工作效率。另外，加强调度指挥与管理，调动企业员工的工作积极性，使电力企业能持续、稳定地发展，在市场中占据重要地位。
        参考文献：
        [1]高华.办公室行政管理工作的"角色"与效率提高[J].大科技，2015，000（034）：15-16.
        [2]秦晓霞.办公室行政管理工作的"角色"与效率[J].人力资源管理，2018，No.139（04）：347-348.
        [3]胡臻.电力施工企业办公室行政管理精细化的思路与措施[J].低碳世界，2017，000（012）：95-96.