黄河水电西宁太阳能电力有限公司 青海西宁 810000
摘要：办公室规范化精细化管理，不但能够大幅提升工作效率，同时，也能最大限度的降低错误出现频率，提升工作效能指数。办公室管理的规范化程度及其精细化水平以及实际工作中针对于不同事件或者问题时，办公室工作人员处理事件或者问题的能力所表现出来的优化程度都会有所不同。基于此，本文重点分析了现阶段办公室规范化精细化管理的常见问题以及解决这些问题的对策，以期能够从根本上提升办公室管理工作的质量。
关键词：办公室；规范化；精细化；问题；对策
1.办公室规范化精细化管理常见问题
1.1职责权限划分不明确
办公室管理机制的完整性直接影响着办公室职员的工作效率，所以，办公室的每一位职员都必须明确自身职责，明确办公室在单位运行中所起的作用以及其必须承担的责任，以确保办公室各职员间能够相互配合、密切合作，其也是促进办公室管理规范化、精细化的前提，但在实际工作当中，由于办公室职责划分不明确，职位空缺等问题的存在，所以，各职员的工作量的大小也存在着较大差异，部分工作因为职位的空缺而没有人去做，而一些大众化的可替代的工作却有多个职员在做，导致职责重叠，在出现问题之后，大家经常会相互推脱责任，导致上述问题的主要原因就是因为办公室责任制度的不明确，没有清楚划分各职员的工作范围以及职责，正是因为岗位划分的不明确，才出现了岗位重叠、岗位空缺等问题，所以这就要求各职员间必须相互配合、密切合作，以此来提升整个办公室的工作效能。
1.2办公室职员的综合素质普遍偏低
由于办公室工作的特殊性，其对个人专业技能的要求存在较大差异，通常要求其必须有相关工作经验、责任心强且具有良好的协调能力、处事能力，除此之外，要求其必须具备仔细、认真的工作态度，但在实际工作当中，多数办公室都存在职员专业技能偏低、工作态度懒散、缺乏责任心、迟到早退等一系列问题，长此以往，不但会影响办公室的工作效率，同时也会影响办公室规范化精细化管理水平。
1.3办公室管理制度不完善
办公室工作通常都较为繁杂，且经常会出现一些临时性的、突发性的、阶段性的工作。在实际工作当中，若办公室所制定的各项规章制度缺乏完整性、规范性，不能将责任落实到具体的某一个人的话，在出现工作问题后，各职员之间必将会推脱各自的责任，这一问题肯定会让办公室工作陷入更加混乱的状态。此外，如果办公室的管理人员不具备领导能力，缺乏应变能力，遇事慌乱，瞎指挥，扰乱办公室职员的工作，影响其工作情绪，这样的领导必将管理不好办公室工作，加之办公室工作本来就多，若没有完善、规范的制度约束职员的行为、若不能清楚划分、确定各职员的职责，落实责任人，还将如何践行办公室规范化精细化管理。
2.解决办公室规范化精细化问题的对策
办公室职员的主要工作职责就是完成各自的本职工作，替各分管领导排忧解难，为其提供一些科学化、合理化的建议，协调各部门间的工作，落实上级所传达的各种指示，做好各种数据的汇总工作，对外树立单位的窗口形象等等。此外，办公室各职员还需向单位的管理层以及分管领导提供优质的数据、资料，为其管理工作提供优质的服务保障，落实管理层以及主管领导的管理意图，确保各部门之间在工作中能够相互配合、紧密合作，并严格遵守办公室管理制度，以确保单位内部的稳定发展。
2.1增强各职员的责任意识以及主观能动性
办公室工作的顺利开展需要整个团队的密切配合，办公室职员作为办公室的主要组成部分，其自身形象及工作效率都会影响办公室工作的正常开展，所以，要进一步提升办公室管理的规范化程度及精细化水平，前提是必须增强各职员的责任意识及其主观能动性。
在办公室规划化精细化管理的引导下，要求办公室各职员必须明确各自的岗位职责，并严格按照办公室所制定的各项规章制度约束自己的行为，做好自己的本质工作。在实际工作当中，各职员首先必须端正自己的工作态度，积极与办公室其他人员交流沟通各自的工作经验以及工作中遇到的问题，并与同事建立良好的关系，在确保办公室工作有序进行的基础上，进一步提高办公室的工作质量以及工作效率。与此同时，还需高度重视工作细节，俗话说细节决定成败，所以，工作当中，就需从细节入手，从基础做起，循序渐进，只好做好细节部分以及基础部分的工作，才能建立良好的工作基础，才能确保后续工作的有序开展。除此之外，办公室职员还需具备良好的服务意识，除为领导提供服务外，还需做好对外服务工作，并为单位其他部门、职员提供一些管理、工作、信息服务等，只有不断强化各自的责任意识、岗位意识，并充分发挥各自的主观能动性，才能将被动服务转变成主动服务，才能进一步提升办公室的工作质量及工作效率，提升办公室管理的规划化程度及精细化水平。
2.2完善办公室规范化精细化管理的各项规章制度
办公室管理制度的规范化、精细化是办公室工作顺利开展的基础，所以，这就要求办公室的管理人员必须结合办公室的实际情况，不断完善办公室的各项规章制度，完善各职员的岗位责任，以便各职员能够明确各自的工作职责及工作内容。同时，还需依据单位给办公室制定的年初工作计划以及其所确定的管理目标，细化每项事务，以便能够将责任落实至具体的某一个人，确保工作当中出现问题能够找到具体的责任人，与此同时，各职员还必须严格遵守办公室规章制度，并严格按照规章制度办事，明确自身的工作职责，做好自己的本质工作，工作当中若遇到问题，应积极征询其他同事的意见、建议，积极面对。
2.3建立健全考评体系
做好办公室规范化精细化管理工作不是简单的喊喊口号就能做好的，只有建立健全办公室规范化精细化管理的考评体系，才能调动员工的工作积极性。如果只是口头上强调规范化精细化，那么还将如何落实各自的岗位职责。针对于工作中表现优异的先进工作者以及表现较差、工作态度不端正的职员，若没有制定相关的奖罚考评体系，长此以往，必然会影响精细化管理工作的落实，如果只是形式上的精细化，那么规划化管理也必将成为一句空话，为确保办公室管理的规范化、精细化，则需根据各职员岗位的不同制定具有针对性的职责要求及工作标准，并将其做为考评的依据。针对于工作中表现优异的职员应予以奖励，以调动各职员的工作积极性以及工作热情，确保办公室管理工作的规范化精细化。
2.4提升办公室规范化精细化管理水平
办公室管理的规范化程度以及精细化水平对企事业单位的发展有着重要的影响，在我国社会经济快速发展的今天，企事业单位若要持续发展，就需与时俱进，紧跟时代发展步伐。在实际工作当中，只有不断创新、探索，不断提升办公室职员的综合素质、主观能动性以及工作积极性，才能确保办公室管理的规范化精细化。其次，还需注重办公室工作方式、手段及工作程度的规范化精细化管理。随着时代的不同，绝大多数单位的性质及机构的设置都发生了改变，加之其与社会和市场经济接触面的转变，管理的职能也发生了转变，现阶段，管理已逐步向上下层提供服务转变；最后，还需规划化精细化工作的节奏、速度以及质量，要求每一个职员都必须认真对待办公室的每一项工作。
结束语
综上所述，办公室规划化精细化管理要求各职员必须要树立全局观念、大局意识，不断强化管理的规范与精细，不断更新思想观念，进行工作方式、方法创新，同时，要求各职员必须明确自身的工作职责，培养其责任意识，以此来推动办公室的规范化精细化管理，提升办公室的工作质量及工作效率，确保企事业单位的长远发展。
参考文献：
[1]宋慧君.办公室规范化精细化管理存在的问题及解决问题的对策[J].山西财税，2018（06）：26-27.
[2]李刚.浅析实现办公室行政管理规范化、精细化的思路及策略[J].财富时报，2019（07）：176-178.
[2]刘谦谦.关于办公室精细化管理的对策研究[J].湖北开放职业技术学院学报，2019，32（16）：119-120.