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建筑工程资料管理中存在的问题与对策潘金成

发表时间：2020/11/2 来源：《基层建设》2020年第21期作者：潘金成

[导读] 摘要：建筑工程资料涵盖整个建筑施工过程的所有环节，每个环节的材料使用、施工情况、管理情况等等都有详细的记载，建筑工程资料是建筑施工中最为关键的证明材料，尤其是对于工期长工程量大的工程，因为前后的时间跨度太大，如果没有详细系统的建筑工程资料，那么工程的前后进行情况就会出现遗漏。

        北京中盛茂源建设工程有限公司第一分公司北京延庆 102100
        摘要：建筑工程资料涵盖整个建筑施工过程的所有环节，每个环节的材料使用、施工情况、管理情况等等都有详细的记载，建筑工程资料是建筑施工中最为关键的证明材料，尤其是对于工期长工程量大的工程，因为前后的时间跨度太大，如果没有详细系统的建筑工程资料，那么工程的前后进行情况就会出现遗漏。建筑工程资料管理也是建筑完工之后出现问题进行追责的主要循迹手段，通过查看建筑工程资料，对每一个环节出现的问题，相关的责任人进行追责，因此建筑工程资料管理可以快速为建筑工程出现的问题找到原因，以便进行修改。随着我国建筑业越来越发达，建筑工程的施工流程工艺越发完善，建筑工程建设过程中的资料也越来越多，因此对建筑工程资料的管理工作也变得越来越重要。但是在我国目前的建筑工程资料管理当中还存在许多的问题，诸如管理制度不完善、管理人才缺乏等，这些问题对建筑工程资料的有效管理都有很大的影响。本文主要从我国建筑工程资料管理当中存在的问题出发，详细探讨这些问题的本质，并且思考相应的解决措施，以供今后的建筑工程资料管理人员参考。
        关键词：建筑工程；资料管理；工程运营
        引言
        随着我国经济的飞速发展，对建筑设施的需求不断提升，我国的建筑行业也得到了迅猛发展，越来越多的企业进入建筑行业，建筑工程的数量和规模每年都在增加。在这样的情况下，对建筑工程的方方面面进行更有效精密的管理成为建筑企业管理人员的主要工作内容，也是建筑工程管理的必然发展方向。这其中，就包括对建筑工程资料的有效管理。因为建筑行业的发展，建筑工程的规模不断增加，导致整个建筑工程建设过程中的资料不断增加，在施工建设阶段就需要对资料进行有效管理才能确保工程的正常进行和如期完工。并且，在工程的实际验收过程中，不但要对建筑工程的施工实物进行质量检验和验收，同时还要对建筑工程资料进行验收审核，因为建筑工程资料是将来建筑工程出现问题时进行追责的最主要循迹材料和证明文件，只有详细系统的建筑工程资料才能快速确认工程环节的责任人和工程出现问题的原因，从而进行针对性地整改，保证工程的整体质量。由此可见建筑工程资料管理的重要性，但是目前我国的建筑工程资料管理还存在着许多问题，需要进一步地优化。
        一、建筑工程资料的主要内容
        1.1建筑工程资料的主要分类
        建筑工程资料就是一项建筑工程从最开始规划到招投标，到施工建设，再到竣工验收的全过程中相关的资料文件，包括建设单位的文件资料、监理单位的文件资料、施工单位的文件资料、竣工图资料四个主要部分，这四个部分之下又可以细分为非常多的详细资料，整体构成的建筑工程资料体系复杂丰富，如果管理不当的话，很容易造成资料的遗失和缺漏，从而影响整个建筑工程的材料证明。
        建设单位的文件资料，指的是建筑工程的建设单位的立项文件、建设规划用地文件、勘察设计文件等等，主要针对工程项目立项这个环节，这是在施工前的准备阶段，也是项目规划的主要阶段。对于政府进行的建设项目，往往还有招投标环节，招投标的合同资料也包含在建设单位资料中。建设单位文件资料一般是合同规划类文件居多，这些文件需要跟其他单位流转确认，部分文件在建设单位中无法留档复制，并且这些文件往往需要政府部门签章，前后花费的时间较长，所以管理起来比较复杂，对这类资料的管理需要专人跟踪式地进行。
        监理单位文件资料通常分为监理管理资料、监理质量控制资料、监理进度控制资料、监理造价控制资料四个小类，主要涉及到的是对工程项目的监理工作，这也是建筑工程项目建设过程当中非常重要的环节，是保证建筑工程质量的关键，监理单位的资料通常都是相关的监理部门出具，会给施工单位和建设单位发送备份文件，监理单位资料保密性不高，并且是建筑工程完工之后初现问题追责时的主要参考资料，对这些资料的管理应该系统地进行，构建出整个工程建设过程当中的监理资料体系。
        施工单位资料划分为施工管理资料、施工技术资料、施工物资资料、工程测量记录、施工记录、隐蔽工程检查验收记录、施工检测资料、施工质量验收记录、单位(子单位)工程竣工验收资料九个小类，主要针对的是建筑工程施工中的细节和管理，施工单位资料是变化性最大的资料，尤其是施工记录，每个阶段的施工记录都是不一样的，因为施工过程是复杂多变的，所以施工的资料也是多变的，对这些施工资料管理要充分考虑它的变化，在资料管理中呈现出这种变化来。对施工资料的细致管理是在工程建设完工后出现问题时，寻找发生问题原因的主要途径，通过检查施工过程中每个环节的具体操作记录，材料使用，技术手段等等，快速分析确定工程出现问题的原因，并根据原因针对性地进行整改，确保整个建筑工程的质量。
        竣工图资料分为综合竣工图、室外专业竣工图、专业竣工图等，竣工图资料是工程验收的时候很重要的参考资料，也是事后追责和检查问题的重要依据，竣工图通常来讲数量和时间跨度较小，专业性较强，所以对竣工图资料的管理应该以专业知识为核心，分类管理。
        1.2建筑工程资料的特点
        复杂性，建筑工程因为其施工周期长，工程量大，涉及的单位、资源、环节步骤都很多，所以使得建筑工程的相关资料具有复杂性，在上述的四个大类之下还存在着几十个小类目，文件资料的数量和类目都很复杂，这也是导致建筑工程资料管理混乱的一个重要原因。
        真实性，建筑工程资料必定是真实有效的，否则无法纳入建筑工程资料管理体系当中来，建筑工程资料造假是严重的违法行为，建筑工程资料管理所采用的的资料都是根据实际工程建设情况进行收集整理的，具有真实性。
        时效性，因为建筑工程的施工周期长，并且施工现场的变化复杂，随机因素很多，所以可能出现原本的进度安排，材料采购计划等不符合施工的真实情况，所以需要进行资料的整改，而对于工程进行不同阶段的资料，是无法通用的，很多资料只适用于某一个阶段使用，进入下一个阶段，上一个阶段的资料就失去了工作意义，需要整理归档，所以建筑工程资料具有时效性，在资料管理工作当中务必要注意资料的适用时间段。
        综合性，建筑工程资料还具有综合性的特点，因为建筑工程并不是单一进行的，建筑工程的建设需要环境评价、安全评价、建筑、市政、园林、公用、消防、智能、电力、电信、环境工程、声学、美学等多种学科等等多种工作、专业同时配合进行，所以涉及到的资料也就非常丰富且综合，对这些学科专业都有所涵盖，而在建筑工程资料管理过程当中，对这些综合资料的管理是一件复杂的工作，尤其是有些资料之间是相互交错的，管理起来就更加复杂。
        二、建筑工程资料管理中存在的主要问题
        在目前我国的建筑行业中，对于建筑工程资料的管理还存在着一些问题，这些问题既是因为建筑工程资料的复杂多样所导致的，也是因为建筑工程资料管理制度不完善，资料管理人才缺乏所导致。在建筑工程资料管理工作中主要存在以下几个问题。

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        2.1建筑工程资料过于复杂繁琐
        因为建筑工程建设周期长，涉及的单位部门多，需要进行的工作复杂多样，所以就导致与建筑工程建设相关的资料也非常复杂繁琐，不仅仅是资料的数量，还包括资料文件的种类、资料的快速更新、资料的收集归档等等都很麻烦，部分文件甚至无法归档整理，需要提交有关部门，但是这些文件又是建筑工程建设当中非常重要的文件，这无疑会增加建筑工程资料管理的难度。此外，建筑工程资料的数量太大，为了落实好每一项建筑工程的建设工作，建设单位、监理单位、施工单位往往会出台大量的文件，对细节进行把控，这其中难免存在无意义的文件资料，而这些资料还是需要纳入到建筑工程资料的管理当中，增加了资料管理的难度，降低效率。并且因为建筑工程资料的时效性，资料的更新换代速度非常快，这也会对建筑工程资料管理产生影响。
        2.2资料管理制度不完善
        目前我国建筑企业的资料管理虽然取得了一些成效，但是还没有建立起一套行业通用的、高效、完善的建筑工程资料管理制度，每个建筑企业对于建筑工程的资料管理都采取不同的方法，所得到的结果也存在很大差异。这一方面增加了事后检查资料的难度，另一方面还会严重影响建筑工程资料管理的效率。一套完善的资料管理制度能够有效地减少资料管理交接中的问题，尤其是对于资料的收集和整理具有非常重要的意义。目前我国的建筑工程资料管理之所以没有取得较好的效果，很大一部分原因都是管理制度的不完善，导致资料收集归档很麻烦，需要跟不同的单位沟通，或者重新寻找相关的资料，而在这个时间内，又会有新的资料产生，需要管理，两者叠加，就使得资料管理工作变得复杂混乱起来。此外，在我国的建筑工程资料管理体系当中，资料管理制度的不完善还表现在管理人员的工作进行是没有标准的，很多的资料管理人员都是按照自己的标准进行资料管理工作，没有确定的制度进行约束，这样会导致管理人员劳心劳力进行资料管理，但是得到的结果并不符合资料管理的要求，在对资料进行使用的时候无法达到预期的目标。
        2.3资料管理人才缺乏
        我国的建筑工程资料管理人才是相当匮乏的，不只是资料管理人才，而是这个建筑行业都缺乏高水平人才。因为建筑行业在多年的发展历史都表示，这个行业的门槛低、工作辛苦，所以建筑行业的从业人员很多都是没有足够文化水平的工人，而缺少具备专业知识和先进眼光的优秀人才。建筑行业属于劳动密集型产业，技术含量并不是很高，但是对于人才的稀缺却很严重，尤其是对于管理人员的稀缺是目前我国建筑行业的主要现状之一。所以建筑工程资料管理人才的缺乏也是整个建筑行业大环境所导致的，事实上，要对建筑工程建设过程中如此复杂多样且专业的资料进行有效的管理，专业人才是必不可少的，一般的人力并不足以胜任这项复杂的工作。而因为人才的匮乏，导致建筑工程的资料管理制度无法建立，资料管理工作不能高效进行，所以人才才是提升我国建筑工程资料管理工作的关键。
        2.4企业重视程度不够
        我国的建筑工程资料管理所面临的另外一个重要问题就是建筑企业对于资料管理的重视不够。我国的建筑企业一直以来都是重生产轻管理的模式，对于管理相关的工作并没有足够的重视，包括对建筑工程资料的管理，也并没有应有的重视。但是建筑工程资料对建筑工程追责是非常重要的，一个建筑工程施工建设，难免会因为各种原因产生一些问题，要想及时解决这些问题就需要有完备的建筑工程资料，但是因为企业的重视程度不够，所以建筑工程资料管理缺乏制度，缺乏人才、资料交接漏洞百出，严重影响建筑工程资料管理的效率和结果。
        2.5建筑工程资料遗失严重
        在现实的建筑工程资料管理当中，还存在着相关资料遗失严重的问题。一方面因为企业对管理的不够重视，所以管理人员在工作当中对资料的重视程度也不够，往往在资料交接过后就不再关注资料的动向，经过一些时间，资料就被滞留在某个环节或部门，不再回归企业归档，从而造成了资料的遗失。甚至在资料交接的过程中也存在资料遗失的情况，因为制度的不完善，没有相关的资料交接标准和资料归档要求，所以资料的遗失现象比较严重，除开经常使用的资料和相当重要的资料，一般的资料遗失的概率比较高。这就给建筑工程的资料管理工作带来了更多的麻烦，因为资料管理是建立在有资料可管的基础上的，资料遗失严重就会使得整个资料管理体系无法形成，整个工程的前后联系不上，进而影响资料管理的最终结果。
        三、解决这些问题的措施
        3.1提高企业的重视程度
        随着经济的发展和转型，管理在社会各行各业的生产活动中具有更加重要的意义，并且还会不断提高企业管理在企业经营当中的地位。因此建筑行业重生产轻管理的模式势必需要进行改革，建筑企业需要提高对管理的重视程度，就包括对建筑工程资料管理的重视程度，因为建筑工程资料不仅仅是事后追责的主要依据，对于建筑工程的建设过程也具有很大的作用，通过对前面阶段的资料进行管理总结，可以发现在建设过程中存在着的问题，进而在之后的施工阶段加以改正优化，节约建筑工程建设的成本，提高建筑工程的质量，使建筑工程的建设更加经济高效地进行。
        3.2建立人才培养机制
        人才是新时代经济发展的主要推动力，建筑企业也不例外，既然建筑企业需要加强对企业管理工作的重视程度，那必然需要加强对人才的培养力度，尤其是高文化水平，高专业知识的人才，是推动建筑行业发展的关键。人才是制度的制定者，是管理的设计者和执行者，人才的质量决定了建筑企业管理的质量，决定了资料管理的效果，建筑企业要进行有效的建筑工程资料管理，就必须加大对人才的培养力度，建立一套系统科学的建筑企业人才培养机制，通过一定的投入培养出具有长远战略意义的管理人才。建筑企业人才培养还包括对企业现有的人才进行专业培训，提升人才的专业水平和思维能力。
        3.3建立完善的资料管理制度
        完善的资料管理制度是在具备人才的基础上进行的，一方面，制度的建立是一件复杂的工作，需要综合考虑多种因素才能确保建立的制度完整有效，才能够解决建筑工程资料管理当中的诸如资料交接、资料遗失、资料归档等问题。所以建立完善的制度需要专业的人才，并且有建筑工程施工的实践经验。另一方面，制度的实施也需要专业人才进行监管，完善的制度会对建筑工程资料管理中的环节设立相应的标准，而对标准的审核就需要专业人才进行。所以，要建立完善的建筑工程资料管理首先需要培养相关的人才。
        四、小结
        建筑工程资料管理对建筑工程的建设和事后追责，寻找问题原因具有非常重要的作用，而我国现在的建筑工程资料管理还存在着管理制度不完善、缺乏专业人才等问题，要解决这些问题需要建筑企业提高对建筑工程资料管理的重视程度并加强对人才的培养力度，以达到更好的建筑工程资料管理效果。
        参考文献
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